Du er på ferie, hjemmekontor eller i et heldagsmøte, og innboksen fylles opp med e-poster du ikke kan svare på akkurat nå. Med autosvar i Outlook (også kalt "fraværsmelding" eller "Out of Office") sender programmet et automatisk svar til alle som kontakter deg. Mottakeren vet umiddelbart at du er utilgjengelig, når du er tilbake og hvem de kan kontakte i mellomtiden.
Slik aktiverer du autosvar i Outlook
Klikk på tannhjulet øverst til høyre i Outlook for å åpne innstillinger. Velg "E-post" og deretter "Automatiske svar". Slå på bryteren som heter "Aktiver automatiske svar".
Du får opp to felt: ett for meldingen til personer i organisasjonen din, og ett for personer utenfor. Denne inndelingen er nyttig fordi du ofte vil gi ulik informasjon til kolleger og eksterne.
Til kolleger kan du være mer direkte: "Jeg er borte fra 15. til 22. mars. Kontakt Kari Nordmann (kari@firma.no) ved akutte spørsmål." Du kan inkludere interne detaljer som prosjektnavn eller kontaktperson for spesifikke saker.
Til eksterne holder du meldingen kortere og mer formell: "Takk for din e-post. Jeg er ikke tilgjengelig fra 15. til 22. mars. E-posten din vil bli besvart når jeg er tilbake. For akutte henvendelser, kontakt resepsjonen på telefon 22 33 44 55."
Sett tidsperiode for autosvaret
Under meldingsfeltene finner du valget "Send svar bare i denne perioden". Her kan du sette start- og sluttdato. Outlook slår av autosvaret automatisk når perioden er over.
Bruker du ikke dette valget, forblir autosvaret aktivt til du manuelt slår det av. Det er en vanlig feil folk gjør: de aktiverer autosvar før ferien og glemmer å skru det av når de er tilbake. Kollegene får fraværsmelding i dagene etter at du sitter på kontoret igjen. Bruk alltid tidsperioden for å unngå dette.
Outlook sender autosvaret én gang per avsender. Hvis en kollega sender deg tre e-poster mens du er borte, får hun bare ett automatisk svar. Det forhindrer at innboksen hennes fylles med gjentatte fraværsmeldinger fra deg.
Hva bør fraværsmeldingen inneholde
En god fraværsmelding svarer på tre spørsmål:
- Når er du tilbake? Oppgi konkret dato, ikke "om noen dager".
- Hva skjer med e-posten? Fortell om du leser e-post sporadisk eller om meldingen ikke blir lest før du er tilbake.
- Hvem kan de kontakte? Oppgi navn, e-postadresse og gjerne telefonnummer til en stedfortreder.
Hold meldingen kort. Mottakeren trenger svar på disse tre spørsmålene, ikke en beskrivelse av ferieturen din. Tre til fem setninger er nok.
Automatiske svar for deler av organisasjonen
Avhukingsboksen "Send svar bare til personer i organisasjonen" er nyttig hvis du vil at kolleger skal få autosvar, men ikke eksterne kontakter. Kanskje du er på et internt kurs og vil informere kolleger, men ikke vil at kunder skal tro du er utilgjengelig.
Omvendt kan du velge å bare sende autosvar til eksterne avsendere. Noen bruker dette når de er på hjemmekontor og svarer litt tregere enn vanlig. Kollegene vet hvor de er, men kunder får beskjed om forsinket responstid.
Du kan også velge å bare sende til kontakter som allerede er i adresseboken din. Det forhindrer at tilfeldige avsendere (inkludert spam) får et svar som bekrefter at e-postadressen din er aktiv.
Kombiner autosvar med regler
Autosvar forteller folk at du er borte. Men e-posten hoper seg opp mens du er vekk. En smart kombinasjon er å bruke regler i Outlook til å sortere innkommende e-post i mapper mens autosvaret er aktivt.
Du kan for eksempel lage en regel som flytter e-post fra bestemte avsendere til en "Haster"-mappe. Når du er tilbake, ser du umiddelbart hva som trenger oppmerksomhet først, i stedet for å grave gjennom en usortert innboks med hundrevis av meldinger.
Denne gjennomgangen er basert på kurset Microsoft Outlook – komplett guide på Utdannet.no. Kurset dekker alt fra grunnleggende e-post til avansert organisering, kalenderadministrasjon og oppgavehåndtering.
