Du har åpnet Outlook og vil sende en e-post. Kanskje det er den første du sender fra programmet, eller kanskje du bare vil sjekke at du bruker de ulike feltene riktig. Uansett er det verdt å bruke et par minutter på å forstå hvordan mottakerfeltene, emnelinjen og formateringen fungerer. Små feil her kan gi feil inntrykk hos mottakeren.
Outlook skiller mellom tre mottakerfelt, og hvert felt har en tydelig funksjon. Når du forstår forskjellen mellom dem, unngår du de vanligste tabbene folk gjør når de sender e-post på jobb.
Slik sender du en ny e-post i Outlook
Klikk "Ny e-post" øverst til venstre i Outlook. Et nytt vindu åpnes med fire felt du må forholde deg til: Til, Kopi, Blindkopi og Emne.
Til-feltet er for hovedmottakeren, altså den personen du henvender deg til. Hvis du sender til flere som alle er direkte adressater, kan du legge til flere adresser her.
Kopi (Cc) brukes for personer som bør se e-posten, men som ikke trenger å handle på den. En typisk bruk er å kopiere inn sjefen din på en beskjed til en kunde, slik at hun er informert uten å bli forventet å svare.
Blindkopi (Bcc) fungerer som kopi, men mottakerne ser ikke hverandre. Bruk dette når du sender til mange personer som ikke kjenner hverandre, for eksempel en felles beskjed til kunder. Da slipper du å eksponere alles e-postadresser.
Emnelinjen er det første mottakeren ser. Skriv den kort og konkret: "Møtereferat 14. mars" er bedre enn "Hei". En god emnelinje gjør det lettere for mottakeren å finne e-posten igjen senere, spesielt når hun søker i innboksen.
Formater teksten riktig
Outlook gir deg et formateringsbånd over tekstfeltet med valg for skrifttype, størrelse, farge, fet, kursiv og understreking. De fleste jobber fint med standardinnstillingene, men det er to ting du bør passe på.
For det første: unngå å bruke mange ulike farger og skrifttyper. Det ser uprofesjonelt ut. Hold deg til én skrifttype gjennom hele meldingen. Calibri eller Segoe UI i størrelse 11 er vanlig i de fleste bedrifter.
For det andre: bruk punktlister og nummererte lister når du har flere punkter. En e-post med fire konkrete spørsmål i en punktliste er mye lettere å svare på enn en sammenhengende tekstblokk der spørsmålene er gjemt i avsnittene.
Outlook lar deg også sette inn tabeller, bilder og lenker fra formateringsbåndet. Lenker er spesielt nyttige. I stedet for å lime inn en lang URL, marker teksten du vil gjøre klikkbar, høyreklikk og velg "Lenke". Da ser meldingen ryddigere ut.
Bruk Til, Kopi og Blindkopi riktig
En vanlig feil er å legge alle i Til-feltet. Problemet er at det blir uklart hvem som forventes å gjøre noe. Når alle er i Til-feltet, føler alle seg ansvarlige, og da er det fort at ingen svarer.
Tommelfingerregelen er enkel. I Til-feltet legger du de som skal handle. I Kopi legger du de som skal vite. Blindkopi bruker du når mottakerne ikke bør se hverandre.
Noen bruker Blindkopi for å sende diskre kopi til seg selv eller til en kollega. Det fungerer, men vær forsiktig. Hvis mottakeren i Blindkopi svarer alle, avsløres det at hun fikk en skjult kopi. Det kan bli pinlig.
Sjekk e-posten før du sender
Outlook har en innebygd stavekontroll som markerer feilstavede ord med rød strek. Høyreklikk på ordet for å se forslag. Men stavekontrollen fanger ikke alt. Den oppdager ikke at du skrev "onsdag" når du mente "torsdag", og den fanger sjelden feil i navn.
Før du trykker Send, ta ti sekunder og les gjennom meldingen. Sjekk spesielt emnelinjen, mottakerfeltet (er det riktig person?) og eventuelle vedlegg du har lovet å legge ved. Outlook kan minne deg på glemte vedlegg hvis du skriver "vedlagt" i teksten uten å legge ved noe, men det fungerer ikke alltid.
Vil du ha en ekstra sikkerhet mot forhastede sendinger, kan du utsette sendingen med noen minutter. Da får du tid til å angre.
Svar og videresend
Når du mottar en e-post, kan du svare (bare til avsender), svare alle (til avsender og alle i Til og Kopi) eller videresende (til en helt ny mottaker). Forskjellen er viktig. "Svar alle" på en e-post med tjue mottakere der du bare trenger å svare avsender, er en klassiker som fyller andres innbokser med irrelevante svar.
Bruk "Svar" som standard. Bytt til "Svar alle" bare når alle faktisk trenger å se svaret ditt. Og når du videresender, dobbeltsjekk at det ikke står noe lenger ned i e-posttråden som den nye mottakeren ikke bør se.
Fra første e-post til effektiv kommunikasjon
Å sende e-post i Outlook er enkelt. Å sende e-post som er tydelig, profesjonell og lett å handle på krever litt mer bevissthet. Med riktig bruk av mottakerfelt, en konkret emnelinje og ryddig formatering sparer du tid for både deg selv og mottakeren.
Denne gjennomgangen er basert på kurset Microsoft Outlook – komplett guide på Utdannet.no. Der lærer du alt fra e-postsignaturer og vedleggshåndtering til avansert organisering med regler og mapper.
