Hver e-post du sender fra jobb har signaturen din nederst. Eller rettere sagt, den burde ha det. En e-postsignatur i Outlook sparer deg for å skrive navn, tittel og telefonnummer manuelt hver gang, og den gir mottakeren alt hun trenger for å kontakte deg tilbake på den måten som passer best.
Å sette opp en signatur tar under to minutter. Å sette opp riktig signatur, en som ser profesjonell ut og fungerer på tvers av enheter, krever litt mer omtanke.
Slik lager du en e-postsignatur i Outlook
Gå til Innstillinger (tannhjulet øverst til høyre) og velg "E-post" og deretter "Skriv og svar". Rull ned til seksjonen som heter "E-postsignatur".
Her skriver du inn signaturen din. En god arbeidssignatur inneholder som minimum:
- Fullt navn
- Stillingstittel
- Bedriftsnavn
- Telefonnummer
- E-postadresse (ja, selv om mottakeren allerede ser den)
Du kan også legge til bedriftens nettside som en klikkbar lenke. Marker teksten du vil gjøre klikkbar, og bruk lenke-knappen i formateringsverktøylinjen.
Velg når signaturen skal brukes
Under selve signaturteksten finner du to nedtrekksmenyer: en for nye meldinger og en for svar og videresending. Du kan velge ulike signaturer for disse to tilfellene, eller bruke samme signatur for begge.
En vanlig tilnærming er å bruke en fullstendig signatur med all informasjon på nye e-poster, og en kortere variant med bare navn og telefon på svar. Grunnen er at mottakeren allerede har den fullstendige signaturen fra den første e-posten i tråden. Å gjenta den på hvert svar fyller e-posttråden med unødvendig informasjon.
Du kan opprette flere signaturer i Outlook. Klikk "Ny signatur", gi den et navn (for eksempel "Full" og "Kort"), og skriv inn innholdet. Deretter velger du hvilken som skal brukes som standard for nye meldinger og for svar.
Formater signaturen uten å overdrive
Outlook gir deg et redigeringsverktøy med de vanlige formateringsvalgene: skrifttype, størrelse, farge, fet og kursiv. Det er fristende å bruke flere farger, stor skrift og kanskje en logo. Men en signatur som tar opp halve skjermen ser sjelden profesjonell ut.
Hold deg til én skrifttype, gjerne den samme som resten av e-posten (Calibri eller Segoe UI er vanlig). Bruk fet for navnet ditt hvis du vil, og hold resten i vanlig skrift. Én farge for lenker og svart for alt annet er alt du trenger.
Mange bedrifter har egne retningslinjer for signaturer. Sjekk om bedriften din har en mal før du designer din egen. Noen bruker bedriftslogo i signaturen, men vær oppmerksom på at bilder i signaturer kan havne som vedlegg i mottakerens e-postklient. Det ser merkelig ut og kan utløse spamfiltre hos noen mottakere.
Signaturer på mobil og nettversjonen
Signaturen du setter opp i Outlook for PC gjelder bare der. Outlook-appen på mobil og Outlook på nett (outlook.office.com) har egne signaturinnstillinger. Det betyr at du må sette opp signaturen separat for hver plattform.
På mobil er det lurt å bruke en enklere signatur. Skjermen er liten, og en signatur med fire linjer informasjon pluss logo tar mye plass. Mange bruker bare "Mvh, [Navn]" og telefonnummer på mobil.
I Outlook på nett finner du signaturinnstillingene på samme sted: Innstillinger, E-post, Skriv og svar. Innstillingene synkroniseres ikke automatisk, så endrer du signaturen ett sted, må du gjøre det manuelt de andre stedene også.
Endre signatur på en enkelt e-post
Noen ganger vil du bruke en annen signatur enn standardvalget. Kanskje du sender en e-post på vegne av et prosjekt og vil bruke en annen tittel, eller du skriver noe uformelt der den fullstendige signaturen føles malplassert.
I det nye e-postvinduet kan du bytte signatur ved å klikke på de tre prikkene i verktøylinjen og velge "Sett inn signatur". Velg den du vil bruke. Outlook bytter ut den eksisterende signaturen med den nye.
Denne gjennomgangen er basert på kurset Microsoft Outlook – komplett guide på Utdannet.no. Kurset dekker alt fra sending av e-post til avansert organisering og kalenderbruk.
