Du har en e-post som handler om et prosjekt, men den er også en faktura og den kommer fra en viktig kunde. Hvilken mappe legger du den i? Med kategorier i Outlook slipper du å velge. Du kan merke e-posten med alle tre: "Prosjekt X", "Faktura" og "VIP-kunde". Kategorier er fargekodede etiketter du legger på e-post, kalenderhendelser, kontakter og oppgaver. De gir deg et ekstra lag med organisering som mapper alene ikke kan tilby.
Slik legger du til en kategori i Outlook
Høyreklikk på en e-post i innboksen og velg "Kategoriser". Outlook viser en liste med forhåndsdefinerte fargekategorier: rød, oransje, gul, grønn, blå og lilla. Klikk på en farge for å legge den til. E-posten får en farget stripe som gjør den synlig i listen.
Første gang du bruker en fargekategori, foreslår Outlook at du gir den et navn. "Rød kategori" sier lite. "Haster", "Prosjekt Alfa" eller "Faktura" sier mye. Klikk "Gi nytt navn" i dialogboksen og skriv inn et beskrivende navn. Du kan endre navnet senere via "Alle kategorier" i Kategoriser-menyen.
Du kan legge til flere kategorier på samme e-post. Det er hele poenget. En e-post kan tilhøre flere kategorier samtidig, i motsetning til mapper der den bare kan ligge ett sted.
Opprett egne kategorier
De seks standardfargene er sjelden nok. For å opprette flere, klikk "Kategoriser" og velg "Alle kategorier" (eller "Administrer kategorier"). Her kan du:
- Opprette nye kategorier med egne farger og navn
- Gi nye navn til eksisterende kategorier
- Slette kategorier du ikke bruker
- Tilordne hurtigtaster til kategoriene du bruker oftest
Hurtigtaster er spesielt nyttige. Du kan knytte opptil elleve kategorier til Ctrl+F2 gjennom Ctrl+F12. Marker en e-post og trykk hurtigtasten for å legge til kategorien uten å bruke musen. Det sparer mye tid når du kategoriserer mange e-poster.
Kategorier fungerer på tvers av Outlook
Det som gjør kategorier ekstra nyttige er at de ikke er begrenset til e-post. Du kan bruke de samme kategoriene på:
- Kalenderhendelser: Merk møter som tilhører et bestemt prosjekt eller kundeforhold
- Kontakter: Grupper kontaktene dine etter avdeling, kundetype eller relasjon
- Oppgaver: Kategoriser oppgaver etter prioritet eller prosjekttilhørighet
Når du kategoriserer konsekvent, kan du filtrere visningen etter kategori. I kalenderen kan du for eksempel velge å bare se hendelser merket med "Prosjekt X". I innboksen kan du sortere etter kategori for å se all e-post knyttet til et bestemt tema samlet.
Filtrer og søk etter kategorier
Når du har kategorisert e-posten din, kan du bruke det til å filtrere visningen. Klikk på "Filtrer" i verktøylinjen over innboksen og velg en bestemt kategori. Outlook viser bare e-poster merket med den kategorien.
Du kan også søke etter kategorier. I søkefeltet skriver du "kategori: Prosjekt X" for å finne all e-post, hendelser og oppgaver merket med den kategorien. Kombinér med andre søkekriterier for å spisse: "fra: kari kategori: Haster" viser bare hastesaker fra Kari.
Kategorier vs. mapper: bruk begge
Mapper og kategorier løser ulike problemer. Mapper gir e-posten et fast hjem, ett sted den ligger. Kategorier er merkelapper du henger på, og en e-post kan ha mange merkelapper samtidig.
En god strategi er å bruke mapper for grov sortering (prosjekter, arkiv, venter-på-svar) og kategorier for detaljert merking (haster, referanse, faktura, bestemt person). Sammen med regler som automatiserer både mappeflytting og kategorisering, har du et system som holder innboksen under kontroll uten daglig vedlikehold.
Denne gjennomgangen er basert på kurset Microsoft Outlook – komplett guide på Utdannet.no. Kurset dekker kategorier, mapper, regler og alt annet du trenger for å jobbe effektivt i Outlook.
