Innboksen din blander viktige e-poster fra kolleger med nyhetsbrev, automatiske varsler og CC-meldinger du egentlig ikke trenger å se akkurat nå. Fokusert innboks i Outlook prøver å løse dette ved å dele innboksen i to: "Fokusert" for e-post som sannsynligvis er viktig for deg, og "Annet" for resten. Outlook bruker maskinlæring til å gjøre denne sorteringen, og den lærer av valgene dine over tid.
Slik fungerer Fokusert innboks i Outlook
Når Fokusert innboks er aktivert, ser du to faner øverst i innboksen: "Fokusert" og "Annet". E-post sorteres automatisk basert på Outlooks analyse av kommunikasjonsmønstrene dine.
E-post fra personer du kommuniserer med regelmessig havner i Fokusert. E-post fra avsendere du sjelden svarer på, nyhetsbrev og masseutsendelser havner i Annet. Outlook ser på hvem du svarer, hvor raskt du svarer, og om du åpner e-poster fra en avsender.
Du trenger ikke gjøre noe for at dette skal fungere. Etter noen dagers bruk har Outlook lært nok om mønstrene dine til å gjøre en god jobb. Men sorteringen er ikke perfekt fra starten, og du kan hjelpe den.
Lær Outlook hva som er viktig for deg
Når Outlook plasserer en e-post feil, kan du korrigere den. Høyreklikk på e-posten og velg "Flytt til Fokusert" eller "Flytt til Annet". Outlook husker valget og justerer fremtidige sorteringer.
Du kan også velge "Alltid flytt til Fokusert" eller "Alltid flytt til Annet" for en bestemt avsender. Det overstyrer maskinlæringen permanent for den avsenderen. Bruk dette for avsendere Outlook konsekvent sorterer feil.
De første ukene krever litt innsats med korrigeringer. Etter det treffer Fokusert innboks riktig i de fleste tilfeller. Det handler om å gi Outlook nok datapunkter til å forstå dine prioriteringer.
Slå Fokusert innboks av og på
Ikke alle liker Fokusert innboks. Noen foretrekker å se all e-post i én liste og bruke mapper og regler for sortering i stedet. Du kan slå av Fokusert innboks uten å miste noe.
I Outlook på nett: Klikk på "Vis" i menyen øverst og velg "Vis Fokusert innboks" for å slå den av. Alle e-poster vises igjen i én liste.
I Outlook-appen for PC: Gå til "Vis"-fanen i båndet og klikk "Vis Fokusert innboks". Funksjonen slås av, og e-posten som lå i "Annet" vises igjen i den vanlige innboksen.
Å slå av Fokusert innboks flytter ikke e-post. Alt som lå i Annet-fanen blir synlig i den samlede innboksen igjen. Du mister ingen e-post.
Fokusert innboks og regler: hvordan de fungerer sammen
Fokusert innboks og regler utfyller hverandre. Regler kjøres først og kan flytte e-post til mapper, markere den med kategorier eller videresende den. E-post som flyttes til en mappe av en regel dukker ikke opp i hverken Fokusert eller Annet. Den er allerede sortert.
E-post som ikke fanges av noen regel, sorteres av Fokusert innboks. Det betyr at du kan bruke regler for forutsigbare meldinger (nyhetsbrev, systemvarsler, bestemte avsendere) og la Fokusert innboks håndtere alt det uforutsigbare.
Denne kombinasjonen gir deg det beste av to verdener: manuell kontroll der du vil ha det, og automatisk sortering for resten.
Når Fokusert innboks fungerer godt og når den ikke gjør det
Fokusert innboks fungerer best når du har et tydelig mønster: du kommuniserer jevnlig med de samme personene, og mesteparten av den lite viktige e-posten kommer fra avsendere du sjelden svarer.
Den fungerer dårligere hvis arbeidsdagen din er uforutsigbar, for eksempel i stillinger der du ofte får viktige e-poster fra helt nye avsendere. Da kan Outlook plassere viktige meldinger i Annet fordi den ikke kjenner avsenderen. Sjekk Annet-fanen regelmessig de første ukene, spesielt hvis du er ny i jobben eller nylig har byttet rolle.
Uansett om du bruker Fokusert innboks eller ikke, er den viktigste vanen å sjekke Annet-fanen (eller rydde i den vanlige innboksen) minst én gang om dagen. Ingen automatisk sortering er perfekt, og en viktig e-post som havner feil sted er verre enn ingen sortering i det hele tatt.
Denne gjennomgangen er basert på kurset Microsoft Outlook – komplett guide på Utdannet.no. Der lærer du alt fra grunnleggende e-posthåndtering til avansert kalenderbruk og oppgavestyring.
