Hver dag får du e-poster som skal til ulike steder: nyhetsbrev som kan vente, prosjektoppdateringer som trenger en mappe og systemmeldinger som bare skaper støy. I stedet for å flytte alt manuelt, kan du la Outlook gjøre jobben for deg. Regler er automatiserte instruksjoner som sorterer, merker, flytter eller sletter e-post basert på betingelser du definerer. Sett dem opp én gang, og Outlook håndterer resten.
Slik oppretter du en regel i Outlook
Den enkleste måten er å starte fra en eksisterende e-post. Høyreklikk på en e-post du vil lage en regel for, og velg "Regler" og deretter "Lag regel".
Outlook foreslår betingelser basert på e-posten du klikket på: fra denne avsenderen, med dette emneordet, sendt til denne mottakeren. Velg betingelsen som passer. Deretter velger du handlingen: flytt til en mappe, merk med en kategori, spill en lyd eller videresend til en annen adresse.
For de fleste regler er "flytt til mappe" den nyttigste handlingen. E-poster som matcher betingelsen sorteres automatisk uten at du trenger å løfte en finger.
Eksempler på nyttige regler
Her er regler som løser vanlige irritasjonsmomenter:
Nyhetsbrev til egen mappe. Lag en regel med betingelsen "Fra inneholder nyhetsbrev@firma.no" og handlingen "Flytt til mappe: Nyhetsbrev". Nå forsvinner nyhetsbrevene fra innboksen og venter pent i sin egen mappe til du har tid til å lese dem.
Prosjekt-e-post sortert automatisk. Lag en regel med betingelsen "Emne inneholder Prosjekt Alfa" og handlingen "Flytt til mappe: Prosjekt Alfa". All e-post med prosjektnavnet i emnelinjen havner på rett sted.
Viktige avsendere merkes. Lag en regel med betingelsen "Fra: sjefen@firma.no" og handlingen "Merk med kategori: Haster" og "Spill lyd". E-post fra sjefen skiller seg ut visuelt og du får et lydsignal.
CC-e-post ut av veien. Lag en regel med betingelsen "Mitt navn er i Kopi-feltet" og handlingen "Flytt til mappe: Til info". E-post der du bare er kopiert inn trenger sjelden umiddelbar handling, og du kan sjekke mappen når det passer.
Avanserte regler med flere betingelser
For mer kontroll, klikk "Avanserte alternativer" når du oppretter en regel. Her kan du kombinere flere betingelser med OG-logikk. En regel kan for eksempel si: "Hvis e-posten er fra Kari OG emnet inneholder budsjett OG den har et vedlegg, flytt til mappe Budsjett og merk som viktig."
Du kan også legge til unntak. "Flytt alle e-poster fra support@leverandør.no til Leverandør-mappen, UNNTATT hvis mitt navn er i Til-feltet." Da sorteres generelle meldinger fra leverandøren, men e-post adressert direkte til deg forblir i innboksen.
Rekkefølgen på regler spiller en rolle. Outlook kjører reglene fra topp til bunn, og en e-post som matches av den første regelen blir kanskje ikke behandlet av de neste (avhengig av om du huker av for "Stopp behandling av flere regler"). Du kan endre rekkefølgen i regelinnstillingene ved å flytte regler opp eller ned i listen.
Administrer og feilsøk regler
Over tid kan du ende opp med mange regler, og noen kan komme i konflikt med hverandre. Gå til "Regler" i innstillingene for å se alle aktive regler. Her kan du:
- Slå av og på enkeltregler uten å slette dem
- Redigere betingelser og handlinger
- Endre rekkefølgen reglene kjøres i
- Kjøre regler manuelt på eksisterende e-post i innboksen
Det siste punktet er spesielt nyttig. Når du lager en ny regel, gjelder den bare for fremtidig e-post. Vil du sortere e-post som allerede ligger i innboksen, velg regelen og klikk "Kjør regel nå". Outlook behandler alle eksisterende e-poster med den nye regelen.
Hvis en regel ikke ser ut til å virke, sjekk at betingelsen er riktig. "Fra inneholder kari" matcher "kari@firma.no" men ikke "Kari Nordmann" som visningsnavn. Vær presis med det du skriver i betingelsene.
Regler og Fokusert innboks
Outlook har også Fokusert innboks, som bruker maskinlæring til å sortere e-post i "Fokusert" og "Annet" automatisk. Regler og Fokusert innboks kan brukes sammen, men vær oppmerksom på at regler som flytter e-post til mapper kjøres før Fokusert innboks-sorteringen. E-post som er flyttet av en regel dukker ikke opp i hverken Fokusert eller Annet.
Denne gjennomgangen er basert på kurset Microsoft Outlook – komplett guide på Utdannet.no. Kurset dekker regler, mapper, autosvar og alt annet du trenger for en velorganisert Outlook.
