Du har hundrevis av e-poster i innboksen, og når du trenger å finne en bestemt melding, bruker du flere minutter på å bla og gjette. Mapper i Outlook løser dette. De fungerer som en filstruktur for e-posten din, akkurat som mapper på PC-en. I stedet for å la alt ligge i én stor innboks, sorterer du e-post etter prosjekt, avsender eller tema.
Slik lager du en mappe i Outlook
Høyreklikk på innboksen i venstre panel og velg "Ny mappe" (eller "Opprett ny undermappe" i noen versjoner). Gi mappen et kort, beskrivende navn. "Prosjekt Alfa", "Fakturaer 2025" eller "HR-saker" er gode eksempler. Unngå generiske navn som "Diverse" eller "Viktig". De fylles raskt opp uten å hjelpe deg med å finne noe.
Du kan lage mapper på to nivåer i Outlook. En hovedmappe for "Kunder" kan ha undermapper for "Kunde A", "Kunde B" og "Kunde C". To nivåer er nok for de fleste. Går du dypere enn det, blir strukturen vanskelig å navigere, og du er bedre tjent med å bruke søk i stedet.
Flytt e-post til mapper
Den enkleste måten å flytte en e-post til en mappe er å dra den. Klikk og hold på e-posten i innboksen, dra den over til riktig mappe i venstre panel og slipp. Outlook flytter meldingen umiddelbart.
Du kan også høyreklikke på en e-post, velge "Flytt" og deretter velge mappen fra listen. Denne metoden er mer presis og fungerer bedre når mappelisten er lang.
For å flytte flere e-poster samtidig, hold Ctrl-tasten nede mens du klikker på hver e-post du vil flytte. Dra hele utvalget til mappen. Du kan også bruke Ctrl+A for å velge alle synlige e-poster, for eksempel hvis du har filtrert listen ned til en bestemt avsender og vil flytte alle meldingene fra henne.
Automatiser sorteringen med regler
Å flytte e-post manuelt fungerer, men det er tidkrevende. Den virkelige tidsbesparelsen kommer når du kombinerer mapper med regler. En regel kan for eksempel flytte alle e-poster fra en bestemt avsender til en bestemt mappe automatisk.
Høyreklikk på en e-post fra avsenderen du vil sortere, og velg "Lag regel". Velg betingelsen (for eksempel "Fra: kari@firma.no") og handlingen ("Flytt til mappe: Prosjekt Alfa"). Nå havner alle fremtidige e-poster fra Kari automatisk i riktig mappe uten at du trenger å gjøre noe.
Denne kombinasjonen av mapper og regler er det som gjør Outlook til et organisasjonsverktøy, ikke bare en e-postklient.
Mapper du bør vurdere å opprette
Det finnes ingen fasit for mappestruktur, men noen mønstre fungerer for de fleste:
- Arkiv: E-post du er ferdig med, men som du kanskje trenger senere. Flytt e-post hit i stedet for å slette den.
- Venter på svar: E-post der du har sendt noe og venter på respons. Sjekk mappen regelmessig og purr når det er nødvendig.
- Prosjektmapper: En mappe per prosjekt du jobber med. Bruk undermapper for å skille faser eller deltakere hvis prosjektet er stort.
- Referanse: Informasjon du trenger tilgang til jevnlig, som rutinebeskrivelser, kontaktinformasjon eller faste avtaler.
Mange bruker også kategorier i tillegg til mapper. Forskjellen er at en e-post bare kan ligge i én mappe, men kan ha flere kategorier. Kategorier fungerer som etiketter du legger oppå e-posten, mens mapper er fysiske steder den ligger i.
Rydd opp i mapper som har vokst fra seg
Over tid kan mapper som "Diverse" eller "Les senere" bli søppelbøtter der e-post forsvinner. Gjør en ryddejobb annenhver måned: slett det du ikke trenger, flytt det som hører hjemme andre steder og slå sammen mapper som overlapper.
Outlook lar deg sortere innholdet i en mappe etter dato, avsender, emne eller størrelse. Bruk "Sorter etter dato" for å finne gammel e-post som kan slettes. Bruk "Sorter etter avsender" for å oppdage om en bestemt person bør ha sin egen mappe eller regel.
Mapper er enkle å opprette og enkle å glemme. Nøkkelen er å bygge et system du faktisk bruker daglig, ikke en perfekt struktur du aldri vedlikeholder.
Denne gjennomgangen er basert på kurset Microsoft Outlook – komplett guide på Utdannet.no. Der dekkes også Fokusert innboks, autosvar og andre verktøy for å holde Outlook ryddig.
