Du vet at du fikk en e-post om budsjettet for noen uker siden, men du husker ikke hvem som sendte den eller hva emnelinjen var. Søk i Outlook hjelper deg å finne meldinger selv når du bare husker et nøkkelord eller omtrent når den ble sendt. Søkefunksjonen er kraftig, men de fleste bruker bare den enkleste formen og går glipp av filtre som kunne spart dem for mye leting.
Slik søker du etter e-post i Outlook
Klikk i søkefeltet øverst i Outlook. Skriv inn et ord eller en frase du husker fra e-posten, for eksempel "budsjett Q3" eller et navn. Outlook begynner å vise resultater umiddelbart mens du skriver.
Som standard søker Outlook i den mappen du befinner deg i, vanligvis innboksen. Men e-posten du leter etter ligger kanskje i en undermappe eller i Sendt-mappen. Klikk på "Gjeldende postboks" under søkefeltet for å utvide søket til alle mapper. Dette er den enkle endringen som gjør at du finner e-post du ellers ville gitt opp å lete etter.
Bruk filtre for å spisse søket
Når du klikker i søkefeltet, viser Outlook en filterlinje med forhåndsdefinerte valg: Fra, Emne, Har vedlegg, Denne uken og flere. Disse filtrene er den raskeste veien til presise resultater.
Fra: Klikk "Fra" og skriv inn navnet eller e-postadressen. Nyttig når du vet hvem som sendte, men ikke nøyaktig hva.
Har vedlegg: Klikk "Har vedlegg" for å bare se e-poster med filer. Perfekt når du leter etter et dokument noen sendte deg, men ikke husker detaljer.
Emne: Begrens søket til emnelinjen. Nyttig når du husker at emnelinjen inneholdt et bestemt prosjektnavn eller referansenummer.
Du kan kombinere flere filtre. "Fra: Kari + Har vedlegg + Denne måneden" gir deg alle e-poster fra Kari med vedlegg sendt denne måneden. Det er langt mer presist enn å bare søke etter "Kari" og bla gjennom hundrevis av resultater.
Søk med avanserte søkeord
For de som vil ha enda mer kontroll, støtter Outlook søkeord du kan skrive direkte i søkefeltet:
- fra:kari viser e-post fra Kari
- til:ole viser e-post sendt til Ole
- emne:budsjett søker bare i emnelinjer
- harvedlegg:ja viser bare e-post med vedlegg
- mottatt:forrige uke viser e-post mottatt forrige uke
Kombinér disse for presise søk: "fra:kari emne:rapport harvedlegg:ja" finner raskt den spesifikke rapporten du leter etter. Denne teknikken er spesielt nyttig når innboksen din har tusenvis av e-poster.
Søkemapper for søk du gjør ofte
Noen søk gjør du igjen og igjen. Kanskje du ofte trenger å se all e-post fra en bestemt kunde, eller alle e-poster med vedlegg den siste måneden. I stedet for å gjenta søket hver gang, kan du opprette en søkemappe.
En søkemappe er ikke en vanlig mappe som e-post flyttes til. Den er et lagret søk som alltid viser oppdaterte resultater. E-posten forblir der den er, men søkemappen gir deg en live-visning basert på kriteriene du har satt opp.
For å opprette en søkemappe, høyreklikk på "Søkemapper" i venstre panel og velg "Ny søkemappe". Velg blant forhåndsdefinerte alternativer (ulest e-post, e-post fra bestemte personer, e-post med vedlegg) eller opprett egne kriterier. Søkemappen oppdaterer seg automatisk når ny e-post kommer inn som matcher kriteriene.
Tips for bedre søkeresultater
Outlook indekserer e-posten din for å gjøre søk raskere. Noen ganger kan indeksen bli utdatert eller korrupt, noe som gir ufullstendige resultater. Hvis du vet at en e-post finnes men søket ikke finner den, prøv disse stegene:
- Utvid søkeomfanget til "Alle Outlook-elementer" i stedet for bare gjeldende mappe
- Prøv andre søkeord, kanskje du husker feil ord
- Bruk filtre i stedet for fritekst. "Fra: Per + forrige måned" er ofte mer treffsikkert enn "Per møte"
Søk er det verktøyet i Outlook du mest sannsynlig bruker for lite. Når du mestrer filtrene og søkeordene, finner du e-post på sekunder i stedet for minutter. Det sparer deg fort for en halvtime i uken.
Denne gjennomgangen er basert på kurset Microsoft Outlook – komplett guide på Utdannet.no. Der lærer du også om kategorier, regler og andre organiseringsteknikker som holder innboksen under kontroll.
