Du skal booke et møte med tre kolleger, og alle har forskjellige kalendere. I stedet for å sende e-post frem og tilbake for å finne et tidspunkt som passer, gjør du det direkte i Outlook-kalenderen. Du oppretter et arrangement, legger til deltakere, velger tidspunkt og sender invitasjonen. Deltakerne får den rett i kalenderen sin med ett klikk for å akseptere.
Slik oppretter du et møte i Outlook-kalenderen
Klikk på kalender-ikonet i navigasjonsfeltet til venstre i Outlook for å åpne kalenderen. Klikk på "Nytt arrangement" (eller "Ny hendelse" avhengig av versjonen din) øverst til venstre. Et skjema åpnes der du fyller inn detaljene.
Tittel: Skriv en kort, konkret tittel. "Statusmøte Prosjekt Alfa" er bedre enn "Møte". Deltakerne skal forstå hva møtet handler om uten å åpne det.
Deltakere: Skriv inn navnene eller e-postadressene til personene du vil invitere i deltaker-feltet. Outlook foreslår kontakter mens du skriver. Klikk på riktig person for å legge henne til. Du kan legge til obligatoriske deltakere (som forventes å komme) og valgfrie deltakere (som er velkomne, men ikke nødvendige).
Dato og tid: Velg startdato og -tid og sluttdato og -tid. Standardvarigheten er 30 minutter, men du kan justere fritt.
Sted: Skriv inn møterommet, adressen eller "Microsoft Teams" hvis det er et videomøte. Klikker du på Teams-ikonet, genererer Outlook automatisk en Teams-lenke som legges ved invitasjonen.
Sjekk tilgjengelighet før du booker
En av de mest nyttige funksjonene i Outlook-kalenderen er planleggingsassistenten. Den viser deg når deltakerne er ledige og når de er opptatte, slik at du slipper å gjette.
Klikk på "Planleggingsassistent" i møteskjemaet. Outlook viser en tidslinje for hver deltaker med fargeblokker som viser opptatt tid (blå), tentativ tid (stripete) og fravær (lilla). Hvite felt er ledig tid.
Se etter et tidsrom der alle har hvitt. Klikk på det tidsrommet for å sette møtetidspunktet. Planleggingsassistenten foreslår også tidspunkter automatisk. Klikk "Foreslåtte tider" for å se alternativer der alle er ledige.
Planleggingsassistenten viser bare tilgjengelighet for personer i samme organisasjon. For eksterne deltakere ser du ingen informasjon, og du må avtale tid på annet vis.
Sett påminnelse og gjentakelse
Outlook legger automatisk til en påminnelse 15 minutter før møtet. Du kan endre dette til alt fra 0 minutter til dager i forveien. For viktige møter der du trenger forberedelsestid, sett påminnelsen til 30 minutter eller en time.
For faste møter (ukentlig statusmøte, månedlig rapportering) bruker du gjentakelsesfunksjonen. Klikk "Gjenta" og velg mønster: daglig, ukentlig, månedlig eller årlig. Velg når serien skal avsluttes, enten etter et visst antall forekomster eller på en bestemt dato. Outlook oppretter alle forekomstene automatisk.
Endrer du på ett møte i en serie, spør Outlook om du vil endre bare denne forekomsten eller hele serien. Flytter du statusmøtet én uke på grunn av en helligdag, velg "Bare denne forekomsten" slik at resten av serien forblir uendret.
Legg til beskrivelse og vedlegg
Under tidsfeltene finner du et tekstfelt for beskrivelsen. Bruk dette til å gi deltakerne kontekst: agenda, forberedelsesoppgaver, lenker til relevante dokumenter. En kort agenda gjør møtet mer produktivt fordi alle vet hva som skal diskuteres.
Du kan også legge ved filer direkte i møteinvitasjonen. Klikk på bindersen i verktøylinjen for å legge ved fra PC-en eller OneDrive. Det er praktisk for dokumenter deltakerne bør lese på forhånd.
Send invitasjonen og håndter svar
Når alt er fylt inn, klikk "Send". Deltakerne mottar en møteinvitasjon i innboksen sin. De kan akseptere, avslå eller akseptere tentativt. Du ser svarene i møtedetaljene under "Sporing".
Hvis en deltaker avslår, vurdér om møtet gir mening uten henne. Noen ganger er det bedre å flytte tidspunktet slik at alle kan delta. Trykk "Endre tidspunkt" for å justere uten å slette møtet.
Trenger du å avlyse, åpne møtet og klikk "Avlys arrangement". Deltakerne får en avlysningsmelding i innboksen og møtet fjernes fra kalenderne deres.
Fra møteinvitasjon til produktiv kalender
Å opprette møter i Outlook-kalenderen tar bare noen minutter, men kvaliteten på invitasjonen avgjør om møtet blir produktivt. En god tittel, riktige deltakere, sjekket tilgjengelighet og en kort agenda gjør forskjellen mellom et møte folk gruer seg til og et de kommer forberedt til.
Denne gjennomgangen er basert på kurset Microsoft Outlook – komplett guide på Utdannet.no. Der lærer du også å dele kalenderen med kolleger, opprette oppgavelister og organisere kontakter.
