Kollegaen din spør om du er ledig tirsdag ettermiddag. Du sjekker kalenderen, svarer, og hun sjekker sin. Frem og tilbake tar det fem minutter. Med en delt kalender i Outlook hadde hun sett tilgjengeligheten din direkte uten å spørre. Å dele kalenderen sparer tid, reduserer e-poster og gjør det enklere å koordinere møter og oppgaver i teamet.
Slik deler du kalenderen din i Outlook
Åpne kalenderen i Outlook. Høyreklikk på "Min kalender" i venstre panel og velg "Deling og tillatelser" (eller "Del kalender" avhengig av versjonen).
Skriv inn navnet eller e-postadressen til personen du vil dele med. Velg deretter tilgangsnivå:
- Kan se når jeg er opptatt: Personen ser bare ledig/opptatt-blokker uten detaljer. Passende for folk utenfor teamet ditt.
- Kan se titler og plasseringer: Personen ser møtetitler og steder, men ikke beskrivelser eller vedlegg. Passende for kolleger i samme avdeling.
- Kan se alle detaljer: Personen ser alt inkludert beskrivelser og vedlegg. Passende for nære samarbeidspartnere og assistenter.
- Kan redigere: Personen kan opprette, endre og slette hendelser i kalenderen din. Bruk dette bare for assistenter eller noen du stoler fullt på å administrere kalenderen din.
Klikk "Del". Personen mottar en e-post med en lenke til kalenderen din. Etter at hun aksepterer, dukker kalenderen din opp i hennes Outlook under "Andre kalendere".
Legg til en kollegas kalender
Du trenger ikke vente på at noen deler med deg. I mange organisasjoner kan du legge til kollegers kalendere selv. Klikk "Legg til kalender" i kalenderverdelen og velg "Fra adresseliste" (eller "Åpne delt kalender"). Søk etter kollegaen din og klikk "Legg til".
Hva du ser avhenger av tillatelsene som er satt. I de fleste organisasjoner ser du minst ledig/opptatt-informasjon for alle kolleger. Det er nok til å bruke planleggingsassistenten når du oppretter møter.
Kalenderen vises ved siden av din egen. Du kan vise begge kalenderne side ved side eller slå dem sammen til en overlappsvisning. I overlappsvisningen ser du begge kalenderne i ett vindu med fargekoding, noe som gjør det lett å finne ledig tid.
Del med eksterne personer
Å dele kalenderen med personer utenfor organisasjonen er mulig, men fungerer litt annerledes. Du kan sende en delingslenke som gir tilgang til ledig/opptatt-informasjon. Mottakeren kan åpne lenken i sin egen e-postklient eller nettleser.
Noen organisasjoner begrenser muligheten til å dele kalendere eksternt. Hvis alternativet ikke er tilgjengelig, er det IT-avdelingen som har slått det av. Ta kontakt med dem hvis du trenger ekstern deling.
For eksternt samarbeid er det ofte enklere å bruke planleggingsverktøy som Microsoft Bookings eller FindTime, som lar eksterne velge ledig tid uten å se hele kalenderen din.
Administrer flere kalendere
Over tid kan du ende opp med mange kalendere i Outlook: din egen, kollegers, møterom og kanskje en felles teamkalender. Outlook lar deg slå kalendere av og på i venstre panel ved å huke av eller fjerne avhukingen.
Et nyttig triks er å bruke kalendergrupper. Høyreklikk i venstre panel og velg "Ny kalendergruppe". Gi gruppen et navn (for eksempel "Teamet mitt") og dra relevante kalendere inn i gruppen. Da kan du vise alle teamkalenderne med ett klikk i stedet for å slå på hver enkelt.
Bruk kategorier for å fargekode hendelser etter type. Når du ser på flere kalendere samtidig, gjør fargekodene det lettere å skille møter, reiser, ferie og fokustid fra hverandre.
Tillatelser du bør tenke gjennom
Når du deler kalenderen din, tenk gjennom hva du er komfortabel med at andre ser. Noen hendelser er private, som legetimer eller jobbintervjuer. Du kan merke enkelthendelser som "Privat" i Outlook. Private hendelser vises som "Privat avtale" for personer du har delt kalenderen med, uten tittel eller detaljer. Bare du ser innholdet.
Sjekk delingsinnstillingene jevnlig. Kanskje du delte kalenderen med en kollega som har byttet jobb, eller du ga redigeringstilgang som ikke lenger er nødvendig. Gå til "Deling og tillatelser" for å se hvem som har tilgang og justere eller fjerne tillatelser.
Denne gjennomgangen er basert på kurset Microsoft Outlook – komplett guide på Utdannet.no. Der dekkes også møteoppretting, oppgavehåndtering og alt annet du trenger for å bruke Outlook effektivt.
