Du får en e-post med en oppgave du må gjøre innen fredag. Du tenker "det husker jeg", men fredag kommer og oppgaven er glemt. Outlook har en innebygd oppgavefunksjon (To Do) som lar deg lage gjøremål, sette frister og krysse av etter hvert som du fullfører. Den er integrert med e-post og kalender, så du kan gjøre en e-post om til en oppgave med et par klikk.
Slik lager du en oppgave i Outlook
Klikk på oppgave-ikonet (avhukingsmerket) i navigasjonsfeltet til venstre. Du kommer til oppgavevisningen der du ser alle gjøremålene dine.
Klikk "Legg til oppgave" øverst og skriv inn en kort beskrivelse: "Send tilbud til Firma AS innen fredag" eller "Gjennomgå rapport fra Kari". Trykk Enter for å opprette oppgaven.
Klikk på oppgaven for å legge til flere detaljer:
- Forfallsdato: Sett en frist. Oppgaven vises i dagvisningen på den datoen.
- Påminnelse: Velg når du vil bli minnet på oppgaven. Outlook sender et varsel.
- Notater: Legg til kontekst, lenker eller detaljer som hjelper deg å fullføre oppgaven.
- Prioritet: Merk som viktig for å flytte oppgaven til toppen av listen.
Gjør en e-post om til en oppgave
Den smarteste måten å lage oppgaver i Outlook er direkte fra e-posten. Du får en melding som krever handling, men du kan ikke gjøre det akkurat nå. I stedet for å la e-posten ligge ulest som en påminnelse (en strategi som raskt kollapser), gjør du den om til en oppgave.
Høyreklikk på e-posten og velg "Flagg" med ønsket tidsfrist (i dag, i morgen, denne uken, neste uke). E-posten dukker opp i oppgavelisten din med fristen du valgte. Du kan også dra e-posten direkte til oppgave-panelet for å opprette en oppgave med innholdet fra e-posten som notater.
Fordelen med denne metoden er at oppgaven beholder koblingen til e-posten. Du mister ikke konteksten, og du slipper å lete gjennom innboksen for å finne den opprinnelige meldingen når du skal utføre oppgaven.
Organiser oppgaver i lister
Alle oppgaver havner i standardlisten "Oppgaver" med mindre du flytter dem. For å holde oversikt, spesielt når listen vokser, bør du opprette egne lister. Klikk "Ny liste" i oppgavepanelet og gi den et navn: "Prosjekt Alfa", "Personlig" eller "Ukentlige rutiner".
Dra oppgaver fra standardlisten til riktig liste, eller velg listen direkte når du oppretter en ny oppgave. Lister fungerer som mapper for oppgavene dine og gjør det lett å fokusere på én kontekst om gangen.
Du kan også bruke kategorier på oppgaver. En oppgave som tilhører "Prosjekt Alfa"-listen kan i tillegg merkes med kategorien "Haster". Kategorier gir deg en annen vinkel å sortere etter enn lister.
Oppgaver vises i kalenderen
Oppgaver med forfallsdato vises i Outlook-kalenderen på den dagen de forfaller. Det gir deg en samlet oversikt over både møter og gjøremål for dagen. Du slipper å sjekke to steder for å vite hva du skal gjøre.
I dagvisningen ser du oppgavene øverst eller nederst i kalenderen (avhengig av innstillingene). Klikk på en oppgave for å se detaljer eller merke den som fullført. Fullførte oppgaver får en gjennomstreking og flyttes til bunnen av listen.
Denne integrasjonen mellom oppgaver og kalender er det som gjør Outlooks oppgavesystem nyttig i praksis. Du trenger ikke et separat oppgaveverktøy når alt allerede er koblet sammen.
Daglig rutine med oppgaver i Outlook
Et oppgavesystem er bare nyttig hvis du bruker det konsekvent. En god daglig rutine ser slik ut:
- Morgen: Sjekk oppgavelisten for dagens forfallsdatoer. Prioritér de viktigste.
- I løpet av dagen: Når du får e-poster som krever handling, flagg dem eller gjør dem til oppgaver med en frist.
- Slutten av dagen: Kryss av fullførte oppgaver. Flytt det du ikke rakk til neste dag.
Motstå fristelsen til å lage for mange oppgaver. En liste med femti gjøremål er like demotiverende som ingen liste. Hold deg til de viktigste tingene du faktisk skal gjøre, ikke alt du kanskje bør gjøre en gang.
Denne gjennomgangen er basert på kurset Microsoft Outlook – komplett guide på Utdannet.no. Kurset dekker oppgaver, kalenderhåndtering, regler og alt annet du trenger for å holde oversikten i Outlook.
