Du har begynt å bruke oppgavelisten i Outlook og har nå tjue gjøremål på listen. Noen haster, noen kan vente, og noen hører til ulike prosjekter. Uten struktur blir listen fort like rotete som innboksen var. Outlook gir deg flere verktøy for å organisere oppgaver: lister, trinn, kategorier og visninger. Sammen gjør de at du faktisk finner det du leter etter og holder fokus på riktig ting.
Slik bruker du lister til å sortere oppgaver
Standardlisten "Oppgaver" samler alt på ett sted. Det fungerer med fem oppgaver, men ikke med femti. Løsningen er å opprette egne lister for ulike kontekster.
Klikk "Ny liste" i oppgavepanelet til venstre. Navngi listen etter prosjekt, rolle eller tema: "Prosjekt Alfa", "Administrasjon", "Personlig". Hver liste fungerer som en egen boks der oppgavene lever.
Noen strukturer som fungerer godt:
- Prosjektbasert: Én liste per prosjekt. Passer når du jobber med klart avgrensede prosjekter.
- Rollebasert: "Leder", "Prosjektarbeid", "Personlig". Passer når du har ulike ansvarsområder.
- Tidsbasert: "Denne uken", "Neste uke", "Senere". Passer når du vil fokusere på hva som haster nå.
Du kan dra oppgaver mellom lister for å flytte dem. Oppgaver du har opprettet fra flaggede e-poster kan også flyttes til en bestemt liste for bedre sortering.
Bruk trinn for å dele opp store oppgaver
Noen oppgaver er for store til å fullføres i ett steg. "Skriv kvartalsrapport" er egentlig fem oppgaver: samle data, analysere tall, skrive utkast, få tilbakemelding og ferdigstille. I stedet for å opprette fem separate oppgaver, kan du legge til trinn under hovedoppgaven.
Åpne oppgaven og klikk "Legg til trinn". Skriv inn det første delsteget. Gjenta for hvert trinn. Hvert trinn får sin egen avhukingsboks. Når du fullfører et trinn, krysser du det av. Fremdriften vises på hovedoppgaven slik at du ser hvor langt du har kommet.
Trinn er nyttige for oppgaver som tar flere dager. I stedet for å se "Kvartalsrapport" på listen dag etter dag uten å komme videre, ser du konkret hva neste steg er.
Sorter og filtrer oppgavevisningen
Oppgavelisten kan sorteres på flere måter. Klikk på sorteringsknappen øverst i listen for å velge:
- Viktighet: Viktige oppgaver først. Nyttig når du har markert prioriteringer.
- Forfallsdato: Det som haster mest øverst.
- Alfabetisk: Oversiktlig når du leter etter en spesifikk oppgave.
- Opprettelsesdato: Nyeste eller eldste først.
"Min dag" er en spesiell visning i Outlook som viser bare oppgavene du planlegger å jobbe med i dag. Høyreklikk på en oppgave og velg "Legg til i Min dag". Når du åpner "Min dag"-visningen, ser du en fokusert liste uten alt det andre som bare distraherer.
Bruk "Min dag" som en daglig planleggingsrutine: åpne listen om morgenen, velg de tre til fem viktigste oppgavene og legg dem til. Resten kan vente i sine egne lister.
Kategorier og flagg gir ekstra dimensjoner
I tillegg til lister kan du bruke kategorier for å merke oppgaver med fargekoder. En oppgave i "Prosjekt Alfa"-listen kan merkes med kategorien "Venter på andre" for å vise at du ikke kan gjøre mer før noen svarer deg.
Flagg brukes for å markere oppgaver som viktige. Oppgaver med flagg vises med et utropstegn og sorteres øverst når du velger "Sorter etter viktighet". Bruk flagg sparsomt. Hvis alt er viktig, er ingenting viktig.
Kombinasjonen av lister, trinn, kategorier og flagg gir deg et fleksibelt system. Lister grupperer oppgaver etter kontekst. Trinn bryter dem ned. Kategorier gir merkelapper på tvers. Flagg markerer det som haster.
Hold listene vedlike
En oppgaveliste du aldri rydder i mister verdi raskt. Sett av fem minutter i slutten av uken til å gjennomgå listene:
- Slett oppgaver som ikke lenger er relevante
- Flytt oppgaver som har endret kontekst til riktig liste
- Oppdater forfallsdatoer på oppgaver du har utsatt
- Se gjennom "Fullført"-listen for å bekrefte at alt faktisk er gjort
Et system du vedlikeholder ukentlig holder seg nyttig. Et system du bare fyller opp uten å rydde blir en ny kilde til stress i stedet for en løsning.
Denne gjennomgangen er basert på kurset Microsoft Outlook – komplett guide på Utdannet.no. Der dekkes oppgaver, kalenderdeling, mapper og alt annet som holder arbeidsdagen organisert.
