Du skriver en e-post og trenger telefonnummeret til en person du snakket med for to uker siden. Du leter i innboksen, finner en gammel e-post, blar ned i signaturen og kopierer nummeret. Med kontakter i Outlook hadde du skrevet navnet hennes og fått opp alt: e-post, telefon, adresse og hvilken bedrift hun jobber i. Kontaktfunksjonen samler all informasjon om personene du kommuniserer med på ett sted.
Slik oppretter du en kontakt i Outlook
Klikk på kontakt-ikonet (personsymbolet) i navigasjonsfeltet til venstre. Klikk "Ny kontakt" øverst. Fyll inn informasjonen du har:
- Navn: Fullt navn, gjerne med fornavn og etternavn i separate felt for bedre sortering.
- E-post: Primær e-postadresse. Du kan legge til flere adresser.
- Telefon: Mobilnummer og eventuelt kontornummer.
- Bedrift og tittel: Nyttig for å huske hvem personen er og hvilken rolle hun har.
- Notater: Fritekstfelt der du kan legge inn kontekst, for eksempel "Møtte på konferansen i Bergen" eller "Kontaktperson for Prosjekt X".
Klikk "Lagre" for å opprette kontakten. Den dukker nå opp som forslag når du skriver navnet hennes i Til-feltet på en ny e-post.
Et raskere alternativ: Høyreklikk på avsendernavnet i en e-post du har mottatt og velg "Legg til i kontakter". Outlook henter automatisk navn og e-postadresse fra meldingen. Du trenger bare å fylle inn det som mangler.
Opprett kontaktlister for grupper
Sender du ofte e-post til de samme personene? En kontaktliste (også kalt distribusjonsgruppe) lar deg sende til mange med ett navn i Til-feltet.
Klikk "Ny kontaktliste" i kontaktvisningen. Gi listen et beskrivende navn: "Prosjektgruppe Alfa", "Ledergruppen" eller "Fotballaget". Legg til medlemmer ved å skrive inn navn eller e-postadresser.
Neste gang du sender en e-post, skriver du bare navnet på kontaktlisten i Til-feltet. Outlook sender meldingen til alle medlemmene. Du slipper å huske hvem som er med i gruppen eller skrive inn adressene manuelt hver gang.
Kontaktlister er lokale. De ligger i din Outlook og er ikke synlige for andre. Hvis organisasjonen din har felles distribusjonslister, administreres disse av IT-avdelingen gjennom Exchange eller Microsoft 365.
Rediger og oppdater kontakter
Kontaktinformasjon endrer seg. Folk bytter jobb, får nye telefonnumre eller endrer e-postadresse. Åpne kontakten, gjør endringene og lagre. Outlook oppdaterer informasjonen overalt der kontakten brukes.
Outlook oppretter også automatisk kontakter basert på personer du kommuniserer med. Disse "foreslåtte kontaktene" dukker opp som autofullføringsforslag når du skriver i Til-feltet, selv om du ikke har opprettet dem manuelt. Hvis en av disse har feil informasjon, kan du redigere eller fjerne den fra forslagslisten.
For å slette en kontakt, høyreklikk på den i kontaktlisten og velg "Slett". Kontakten fjernes fra Outlook, men e-poster du har mottatt fra personen forblir i innboksen.
Kategoriser kontaktene dine
Når kontaktlisten vokser, kan kategorier hjelpe deg å holde oversikten. Høyreklikk på en kontakt og velg "Kategoriser". Merk henne med "Kunder", "Leverandører", "Internt" eller hva som passer din struktur.
Kategoriserte kontakter kan filtreres i kontaktvisningen. Klikk "Filtrer" og velg en kategori for å bare se kontakter i den gruppen. Nyttig når du har hundrevis av kontakter og trenger å finne alle kunder eller alle i en bestemt avdeling.
De samme kategoriene du bruker for kontakter kan brukes på e-post, kalendereventer og oppgaver. Det gir en konsistent fargekoding på tvers av hele Outlook.
Kontakter synkroniseres med andre enheter
Kontakter du oppretter i Outlook synkroniseres automatisk med Outlook-appen på mobilen og Outlook på nett hvis du bruker en Microsoft 365-konto. Det betyr at kontaktinformasjonen er tilgjengelig uansett hvilken enhet du bruker.
Synkroniseringen går begge veier. Legger du til en kontakt på mobilen, dukker den opp i Outlook på PC-en neste gang den synkroniserer. Endringer du gjør ett sted, oppdateres overalt.
For organisasjoner som bruker Microsoft 365, ligger kontaktene i den globale adresseboken som administreres sentralt. Dine personlige kontakter i Outlook er i tillegg til den globale listen, slik at du kan ha egne kontakter som ikke deles med organisasjonen.
Denne gjennomgangen er basert på kurset Microsoft Outlook – komplett guide på Utdannet.no. Kurset dekker kontakter, kalenderdeling, autosvar og alt annet du trenger for å bruke Outlook profesjonelt.
