Du har skrevet ferdig e-posten og skal legge ved en fil. Det høres enkelt ut, og det er det som regel. Men Outlook har flere måter å håndtere vedlegg på, og valget du tar påvirker hva mottakeren faktisk kan gjøre med filen. Skal du sende en kopi av filen, eller dele en lenke til den? Forskjellen er større enn du kanskje tror.
Slik legger du ved filer i Outlook
Åpne en ny e-post eller svar på en eksisterende. Klikk på bindersen i verktøylinjen, eller velg "Legg ved" fra menyen. Du får tre valg:
- Bla gjennom denne PC-en lar deg velge en fil fra harddisken. Filen kopieres og sendes med e-posten.
- Bla gjennom skyplasseringer lar deg velge en fil fra OneDrive eller SharePoint. Du kan velge å sende den som vedlegg eller som en delingslenke.
- Nylige elementer viser filer du nylig har jobbet med. Praktisk når du nettopp lagret noe du vil sende.
Outlook viser også foreslåtte filer øverst i vedleggsmenyen. Disse er basert på nylig aktivitet og e-postinnholdet ditt. Hvis du nevner et dokument i teksten, kan Outlook foreslå riktig fil automatisk.
Vedlegg som kopi eller som lenke
Når du legger ved en fil fra OneDrive, spør Outlook om du vil sende den som en delt lenke eller som en tradisjonell kopi. Forskjellen er viktig å forstå.
Send som kopi betyr at mottakeren får sin egen versjon av filen. Endringer hun gjør, påvirker ikke din fil, og endringer du gjør etterpå, vises ikke hos henne. Dette er trygt når du sender til eksterne som ikke har tilgang til OneDrive-kontoen din.
Del som lenke betyr at mottakeren åpner den samme filen som deg. Endringer dukker opp i sanntid. Dette er langt bedre for samarbeid internt. Du slipper at fem kolleger sitter med hver sin versjon av et dokument uten å vite hvem som har den nyeste.
Hovedregelen: Del som lenke til kolleger internt. Send som kopi til eksterne mottakere. Hvis du deler som lenke, sjekk at mottakeren faktisk har tilgang. Outlook varsler deg hvis tillatelsene ikke er på plass, og du kan justere direkte fra e-posten.
Håndter store filer uten problemer
De fleste e-posttjenester har en størrelsesgrense for vedlegg. I Outlook er grensen vanligvis 25 MB for hele meldingen, inkludert tekst og alle vedlegg. Noen organisasjoner setter grensen lavere.
Prøver du å sende en fil som er for stor, gir Outlook deg beskjed. Den enkleste løsningen er å laste opp filen til OneDrive og dele den som en lenke i stedet. Da er det ingen størrelsesgrense, og mottakeren kan laste ned filen i sitt eget tempo.
Outlook foreslår dette automatisk når filen overskrider grensen. Klikk "Last opp til OneDrive" når meldingen dukker opp, og filen konverteres til en delingslenke. Smidig og raskt.
Åpne og lagre vedlegg du mottar
Når du mottar en e-post med vedlegg, vises filene under emnelinjen. Du kan forhåndsvise de fleste filtyper direkte i Outlook uten å åpne dem. Klikk på vedlegget, og en forhåndsvisning vises i leseruten. For Word-filer, Excel-ark, PDF-er og bilder fungerer dette godt.
Vil du redigere filen, dobbeltklikk for å åpne den i riktig program. Du kan også høyreklikke og velge "Lagre som" for å lagre filen til en bestemt mappe på PC-en eller i OneDrive.
Et tips mange overser: du kan dra vedlegg rett fra Outlook-vinduet til en mappe i Filutforsker. Det er raskere enn å høyreklikke og navigere gjennom "Lagre som"-dialogboksen.
Vanlige vedleggsfeil og hvordan du unngår dem
Den vanligste feilen er å glemme vedlegget. Du skriver "se vedlagt fil" i meldingen, men glemmer å faktisk legge ved filen. Outlook oppdager dette i mange tilfeller og viser en påminnelse når du trykker Send. Men det fungerer bare hvis du bruker ord som "vedlagt" eller "vedlegg" i e-posten.
En annen feil er å sende feil versjon av en fil. Har du flere versjoner av et dokument på PC-en, er det fort gjort å legge ved den gamle. En god vane er å dobbeltklikke på vedlegget etter at du har lagt det ved, bare for å bekrefte at det er riktig fil.
Til slutt: vær forsiktig med å åpne vedlegg fra ukjente avsendere. Vedlegg kan inneholde skadelig programvare. Outlook skanner vedlegg automatisk, men det erstatter ikke sunn skepsis. Hvis du ikke ventet en fil fra avsenderen, spør før du åpner.
Denne gjennomgangen er basert på kurset Microsoft Outlook – komplett guide på Utdannet.no. Der lærer du også om kategorier, regler og andre funksjoner som gjør Outlook-hverdagen mer effektiv.
