Du har nettopp sendt en e-post og innser at du glemte et vedlegg. Eller du skrev noe i frustrasjon som du gjerne skulle formulert annerledes. Outlook har en funksjon som lar deg utsette sendingen av e-post, slik at meldingen ligger i utboksen en stund før den faktisk sendes. Det gir deg et vindu til å angre, redigere eller legge til noe du glemte.
Slik utsetter du sending av en e-post i Outlook
Skriv e-posten som vanlig med mottaker, emne og innhold. I stedet for å klikke "Send", klikk på de tre prikkene i verktøylinjen (eller velg "Alternativer" i båndet hvis du bruker den klassiske versjonen). Finn valget "Utsett levering" eller "Tidsplanlegg sending".
Her velger du dato og klokkeslett for når e-posten skal sendes. Klikk deretter "Send". E-posten flyttes til Utboks-mappen og venter der til det planlagte tidspunktet. Når tiden er inne, sender Outlook e-posten automatisk.
Du kan endre eller avbryte sendingen så lenge e-posten ligger i Utboksen. Åpne Utboks-mappen, dobbeltklikk på meldingen, gjør endringene og lagre. Vil du avbryte helt, slett meldingen fra Utboksen.
Når er utsatt sending nyttig
Den mest åpenbare bruken er å unngå å sende e-post du angrer på. Et par minutters forsinkelse er ofte nok til å oppdage at du glemte et vedlegg, at tonen var for skarp eller at du sendte til feil person.
Men utsatt sending har også strategiske bruksområder. Mange bruker det til å:
- Sende e-post til riktig tid. Du jobber sent på kvelden, men vil ikke at mottakeren skal føle press til å svare utenfor arbeidstid. Planlegg sendingen til neste morgen klokken 08:00.
- Tilpasse tidssoner. Du sender til en kollega i USA. I stedet for å sende klokken 15:00 norsk tid (midt på natten der), planlegger du sending til hennes arbeidstid.
- Samle opp meldinger. I stedet for å sende fire e-poster til samme person i løpet av en time, skriver du dem og planlegger alle til å sendes samlet neste morgen.
Utsett sending som fast forsinkelse
Outlook lar deg også sette opp en fast forsinkelse på alle utgående e-poster gjennom regler. Du kan for eksempel lage en regel som sier at alle e-poster du sender skal utsettes med fem minutter. Det gir deg alltid et tidsvindu til å oppdage feil.
For å sette opp dette, gå til Regler og opprett en ny regel. Velg "Bruk regelen på meldinger jeg sender" og legg til handlingen "Utsett levering med et antall minutter". Velg for eksempel fem minutter og lagre regelen.
E-postene dine vil nå alltid ligge i Utboksen i fem minutter før de sendes. Du kan fortsette å jobbe som vanlig. Oppdager du en feil, åpner du bare Utboksen og redigerer meldingen før tiden er ute.
Forskjellen mellom Utboks og Sendt
Når du utsetter en e-post, havner den i Utboks-mappen, ikke i Sendt-mappen. Mange blir forvirret av dette. E-posten flytter seg automatisk fra Utboks til Sendt når den faktisk sendes.
Hvis du ser e-poster som blir liggende i Utboksen uten at du har utsatt dem, kan det tyde på et tilkoblingsproblem. Outlook prøver å sende, men klarer ikke å nå serveren. Sjekk internettforbindelsen din, og e-postene sendes så snart tilkoblingen er gjenopprettet.
Et enkelt sikkerhetsnett for bedre e-post
Utsatt sending er en av de enkleste funksjonene i Outlook, men også en av de mest undervurderte. Den koster deg ingenting, gir deg tid til ettertanke og forhindrer tabber som kan være vanskelig å rette opp. Spesielt hvis du sender mange e-poster daglig, er en fast forsinkelse på noen minutter et lite grep som kan spare deg for mye.
Denne gjennomgangen er basert på kurset Microsoft Outlook – komplett guide på Utdannet.no. Der lærer du også om signaturer, vedlegg og søk i innboksen.
