Du skriver en oppgave og trenger å referere til en bok du har brukt som kilde. Du setter inn et sitatmerke manuelt, og på slutten lister du opp kildene for hånd. Men når du legger til flere kilder underveis, må du holde styr på rekkefølge, formatering og nummerering selv. Word har et eget system for akkurat dette: du registrerer kildene én gang, og Word håndterer sitatmerker, formatering og bibliografi automatisk.
Sett inn et sitat i teksten
Plasser markøren der du vil ha sitatmerket. Gå til Referanser-fanen og klikk Sett inn sitat. Første gang velger du Legg til ny kilde. I dialogboksen som åpnes, fyller du inn kildetype (bok, tidsskrift, nettsted), forfatter, tittel, årstall og eventuelle andre felt.
Når du trykker OK, setter Word inn et sitatmerke i teksten, for eksempel (Hansen, 2019). Formatet avhenger av hvilken stil du har valgt. Neste gang du trenger samme kilde, velger du den rett fra nedtrekksmenyen uten å fylle inn noe på nytt.
Bruk en plassholder når du mangler kildeinfo
Midt i skrivingen husker du ikke alltid alle detaljer om en kilde. I stedet for å stoppe opp, velg Sett inn sitat > Legg til ny plassholder. Gi plassholderen et stikkord som gjør det lett å finne den igjen, for eksempel «Eriksen-rapport». Du kan fylle inn resten senere uten å miste oversikten over hvor sitatet skal stå.
Behandle og gjenbruke kilder
Klikk Behandle kilder i Referanser-fanen for å se alle kilder du har registrert. Listen er delt i to: hovedlisten (kilder tilgjengelig på tvers av alle dokumenter) og den gjeldende listen (kilder brukt i dette dokumentet).
Skal du bruke en kilde du registrerte i et annet dokument, finner du den i hovedlisten og klikker Kopier for å gjøre den tilgjengelig i det aktive dokumentet. Du kan også redigere kilder herfra. Endrer du forfatter eller årstall, oppdateres alle sitatmerker i teksten automatisk.
Velg riktig referansestil
I Referanser-fanen finner du en nedtrekksmeny for Stil. Her velger du mellom APA, Chicago, Harvard, IEEE og flere. Stilen bestemmer hvordan sitatmerker og bibliografi formateres. APA bruker (Forfatter, Årstall), mens IEEE bruker nummererte referanser i klammer.
Velg stilen som passer for oppgaven din før du begynner å skrive. Bytter du stil underveis, oppdaterer Word all formatering automatisk, men det er enklere å ha det riktig fra starten.
Lag bibliografien
Når alle kilder er på plass, plasserer du markøren der bibliografien skal stå (vanligvis helt til slutt). Gå til Referanser > Bibliografi og velg mellom «Bibliografi», «Referanser» eller «Siterte verk». Forskjellen er bare overskriften. Word genererer en komplett, formatert liste basert på alle sitatmerker i dokumentet.
Legger du til flere kilder etterpå, høyreklikker du på bibliografien og velger Oppdater felt for å inkludere de nye kildene. Du kan også trykke Ctrl+A og deretter F9 for å oppdatere alle felt i dokumentet samtidig.
Forskjellen mellom sitater, fotnoter og kildeliste
Word har tre ulike referansesystemer, og de brukes til forskjellige ting. Sitater og bibliografi (denne artikkelen) er for akademisk kildeføring: du registrerer kilder, setter inn sitatmerker og genererer en bibliografi. Fotnoter er korte merknader nederst på siden, ofte brukt for tilleggsforklaringer. Kildeliste er en juridisk funksjon for å merke referanser til lover og saker.
For oppgaver og rapporter er sitater og bibliografi det riktige valget. Bruker du fotnoter i tillegg, fungerer de to systemene side om side uten å forstyrre hverandre.
Typiske feil
Mange skriver referanselisten manuelt i stedet for å bruke Words bibliografifunksjon. Det fungerer til du bytter referansestil, legger til en ny kilde eller omorganiserer teksten. Da må du oppdatere alt for hånd. Med Words system gjør du én endring, og alt følger med.
En annen vanlig feil er å glemme plassholderne. Før du leverer, klikk Behandle kilder og sjekk at ingen plassholdere gjenstår. Plassholdere vises med et spørsmålstegn i kildelisten og ser uprofesjonelle ut i en ferdig tekst.
Kom videre med Word for akademisk skriving
Sitater og bibliografi er bare én del av det du trenger for en god oppgave. Kombinerer du det med innholdsfortegnelse og bildetekst på figurer, får du et dokument som ser profesjonelt ut og er lett å vedlikeholde. I kurset Microsoft Word for viderekomne går du gjennom alle disse verktøyene i sammenheng, inkludert hoveddokumenter og avansert formatering for lange tekster.
