Du skriver et langt dokument med flere kapitler, og leseren må bla gjennom titalls sider for å finne tabellen du refererer til i innledningen. Eller du vil at kolleger skal kunne klikke seg rett til et eksternt dokument eller en nettside. Med koblinger og bokmerker i Word kan du lage klikkbare referanser som tar leseren dit de trenger å være, enten det er et annet sted i samme dokument, en fil på PCen, en nettside eller en e-postadresse.
Opprette bokmerke i Word
Et bokmerke markerer et bestemt sted i dokumentet som du kan lenke til. Marker teksten eller plasser markøren der du vil at bokmerket skal peke. Gå til Sett inn og velg Bokmerke i gruppen Koblinger. Skriv inn et navn og klikk Legg til.
Bokmerkenavnet må være ett sammenhengende ord uten mellomrom. Bruk gjerne beskrivende navn som «Resultattabell» eller «Budsjett2024». Gode navn gjør det enklere å finne riktig bokmerke når du har mange i samme dokument. Bokmerker er usynlige i dokumentet, men de fungerer som ankerpunkter du kan koble til.
Koble til et bokmerke
For å lage en kobling til bokmerket ditt, trykker du i dokumentet der du vil ha lenketeksten. Gå til Sett inn > Kobling. I dialogboksen velger du Plassering i dokumentet i venstre meny. Her finner du alle bokmerker og overskrifter i dokumentet. Velg riktig bokmerke, og skriv inn teksten som skal vises, for eksempel «Gå til resultattabellen».
Du kan også legge til et skjermtips som vises når leseren holder musen over koblingen. Leseren bruker koblingen ved å holde Ctrl inne og klikke. Da hopper dokumentet rett til bokmerket. Overskrifter i dokumentet fungerer også som bokmerker, slik at du kan koble til dem uten å opprette et eget bokmerke først.
Kobling til filer og mapper
Du kan også sette inn kobling til eksterne filer og mapper på PCen. Under Sett inn > Kobling velger du Eksisterende fil eller nettside. Naviger til filen eller mappen du vil lenke til, og klikk på den. Word foreslår filnavnet som visningstekst, men du kan endre det til noe mer beskrivende.
Fra nedtrekkspilen ved koblingsfunksjonen får du dessuten en liste over nylig brukte dokumenter. Dette gjør det raskt å lenke til filer du allerede har jobbet med. Lenker til filer og mapper fungerer best når dokumentet deles internt og alle har tilgang til samme nettverksplassering.
Kobling til nettadresser og e-post
For å lenke til en nettside velger du Eksisterende fil eller nettside i koblingsdialogen og limer inn URLen i adressefeltet. Word viser nylig besøkte sider, men du kan også kopiere adressen direkte fra nettleseren. Endre visningsteksten til noe informativt i stedet for å vise den rå URLen.
Velger du E-postadresse i venstre meny, kan du opprette en kobling som åpner et nytt e-postvindu med forhåndsutfylt adresse og emne. Skriv inn e-postadressen, legg eventuelt til et emne, og tilpass visningsteksten. Når leseren klikker på koblingen, åpnes e-postprogrammet klart til å sende. Denne funksjonen er praktisk i dokumenter som deles med kunder eller samarbeidspartnere.
Opprette kobling til nytt dokument
En mindre kjent mulighet er å sette inn en kobling til et dokument som ikke finnes enda. Under Sett inn > Kobling velger du Opprett nytt dokument. Angi filnavn og velg lagringssted. Du kan bestemme om dokumentet skal åpnes for redigering med en gang eller senere. Koblingen opprettes uansett, og dokumentet blir liggende klart til bruk.
Kryssreferanser for dynamiske henvisninger
Mens bokmerker og koblinger er statiske, er kryssreferanser dynamiske. En kryssreferanse oppdaterer seg automatisk når innholdet den peker på endrer seg. Gå til Sett inn > Kryssreferanse i gruppen Koblinger. Her velger du referansetype: figur, tabell, overskrift, bokmerke eller fotnote.
Tenk deg at du har et diagram med bildetekst «Figur 1» og refererer til det i teksten. Hvis du setter inn et nytt diagram før det eksisterende, blir det opprinnelige diagrammet «Figur 2». En vanlig kobling ville fortsatt si «Se figur 1», men en kryssreferanse oppdaterer seg. Høyreklikk på referansen og velg Oppdater felt for å hente den nye verdien. Du kan også merke hele dokumentet og trykke F9 for å oppdatere alle kryssreferanser samtidig.
Når du bør bruke hva
Velg bokmerke med kobling når du vil lage navigasjon innad i dokumentet, for eksempel «Hopp til sammendrag» eller «Se vedlegg A». Bruk kryssreferanse når du refererer til nummererte elementer som figurer, tabeller eller overskrifter som kan endre nummer. Bruk eksterne koblinger for filer, nettsider og e-postadresser.
Alle tre typene gjør dokumentet mer interaktivt og sparer leseren for manuell leting. I lengre rapporter og akademiske oppgaver er kobling og bokmerke i Word uvurderlige verktøy for navigasjon.
Bygg profesjonelle dokumenter
Koblinger og bokmerker fungerer best i kombinasjon med andre navigasjonsverktøy. En innholdsfortegnelse gir leseren oversikt over hele dokumentet, mens koblinger og kryssreferanser lar deg peke på spesifikke elementer. Skal du referere til kilder, bør du også se på fotnoter og kildehenvisninger.
Videoen denne artikkelen bygger på er hentet fra kursene Microsoft Word for nybegynnere og Microsoft Word for viderekomne med Elin Lovinda Bae. Du lærer å opprette bokmerker og koblinger, bruke kryssreferanser, og bygge opp dokumenter med profesjonell navigasjon.
