Dokumentet er på 30 sider, og du har brukt timer på å nummerere overskriftene manuelt. Så legger du til et nytt kapittel midt i, og plutselig stemmer ingenting. En innholdsfortegnelse i Word løser dette for deg automatisk. Den oppdaterer sidetall og struktur med ett klikk, så du slipper å telle sider selv.
Stiler er grunnlaget for innholdsfortegnelse i Word
Før du setter inn en innholdsfortegnelse i Word, må overskriftene dine bruke stilene fra gruppa Stiler i kategorien Hjem. Det er Overskrift 1, Overskrift 2 og Overskrift 3 som gir dokumentet struktur. Word bruker disse stilene til å bygge innholdsfortegnelsen og bestemme hvilke nivåer som skal vises.
Har du bare skrevet overskriftene med feit skrift og større skriftstørrelse, vil Word ikke gjenkjenne dem. Da får du en tom innholdsfortegnelse. Bruk av stiler og overskrifter er første steg. Gjør dette til en vane fra starten av ethvert dokument, så sparer du mye arbeid senere.
Sett inn innholdsfortegnelse fra Referanser
Klikk der du vil plassere innholdsfortegnelsen, vanligvis øverst i dokumentet etter forsiden. Gå til kategorien Referanser og klikk på Innholdsfortegnelse. Du får opp en meny med ferdige maler. Hold musepekeren over de ulike alternativene for å se en beskrivelse av hver.
Velg den malen som passer dokumentet ditt, og innholdsfortegnelsen settes inn umiddelbart. Den viser overskriftene dine med riktige sidetall, og du kan klikke på en hvilken som helst linje for å navigere dit. Hold Ctrl-tasten nede og klikk på en overskrift i innholdsfortegnelsen for å hoppe rett til den delen av dokumentet. Denne navigeringen fungerer spesielt godt i lange dokumenter der scrolling tar tid.
Bytte til en annen stil
Valgte du feil mal? Klikk i innholdsfortegnelsen, og en liten meny dukker opp øverst. Herfra kan du velge en annen stil, og den erstatter den forrige automatisk. Du trenger ikke slette og sette inn på nytt.
Du kan også bytte stil via Referanser og Innholdsfortegnelse igjen. Velg en ny mal fra listen, og Word spør om du vil erstatte den eksisterende. En vanlig feil er å sette inn en ekstra innholdsfortegnelse i stedet for å erstatte. Bruk alltid menyen som dukker opp i selve tabellen for å unngå duplikater.
Oppdater innholdsfortegnelsen etter endringer
Dokumentet endrer seg underveis. Du legger til nye overskrifter, sletter avsnitt eller omorganiserer kapitler. Innholdsfortegnelsen oppdaterer seg ikke automatisk. Klikk i innholdsfortegnelsen og velg Oppdater tabell.
Du får to valg: Oppdater bare sidetall eller Oppdater hele tabellen. Velg det første dersom du bare har lagt til tekst uten nye overskrifter. Velg det andre dersom du har lagt til, fjernet eller endret overskrifter. Når du er usikker, er det tryggest å oppdatere hele tabellen. Det tar bare et øyeblikk, og du vet at alt stemmer.
Egendefinert innholdsfortegnelse med flere valg
For mer kontroll velger du Egendefinert innholdsfortegnelse nederst i menyen. Her bestemmer du selv hvordan innholdsfortegnelsen skal se ut. Du kan slå hyperkoblinger av og på, velge om sidetall skal vises, og bestemme om tallene skal høyrejusteres.
Under Fylltegn velger du linjen mellom overskrift og sidetall. Prikker er standarden og gjør det enkelt for øyet å følge fra tekst til tall. Du kan velge mellom stiler som Klassisk, Moderne og Fra mal. Stilene påvirker skrifttype og formatering i innholdsfortegnelsen.
Feltet Vis nivåer bestemmer hvor mange overskriftsnivåer som tas med. Har du tre nivåer i dokumentet, kan du likevel vise bare de to øverste for en renere oversikt. Skal innholdsfortegnelsen brukes som gjenbruksmal, kan det lønne seg å inkludere et ekstra nivå for fremtidige dokumenter.
Lagre innholdsfortegnelsen for gjenbruk
Har du laget en egendefinert innholdsfortegnelse du er fornøyd med, kan du lagre den til galleriet. Marker innholdsfortegnelsen, gå til Referanser og Innholdsfortegnelse, og velg Lagre merket område i galleri for innholdsfortegnelse. Gi den et beskrivende navn og velg kategori.
Neste gang du trenger samme oppsett i et nytt dokument, finner du den rett i menyen under Innholdsfortegnelse. Formateringen, antall nivåer og alle innstillinger følger med. Du slipper å konfigurere alt fra bunnen av hver gang. Dette er spesielt verdifullt i organisasjoner der alle rapporter skal ha lik innholdsfortegnelse.
Fjerne innholdsfortegnelsen
Trenger du ikke innholdsfortegnelsen lenger, går du til Referanser, klikker Innholdsfortegnelse og velger Fjern innholdsfortegnelse. Alt forsvinner rent uten å etterlate formateringsspor i dokumentet. Overskriftene dine beholder stilene sine og er klare dersom du vil sette inn en ny innholdsfortegnelse senere.
Ikke prøv å slette innholdsfortegnelsen ved å markere og trykke Delete. Det kan etterlate usynlige feltkoder som skaper problemer når du setter inn en ny. Bruk alltid Fjern-alternativet fra menyen for å sikre en ren fjerning.
Neste steg
En innholdsfortegnelse i Word gjør lange dokumenter navigerbare og profesjonelle. Kombiner den med disposisjonsvisningen for å planlegge strukturen visuelt, og bruk overskriftsstiler konsekvent for pålitelige resultater. Microsoft har også en detaljert veiledning om innholdsfortegnelser.
I kursene Microsoft Word for nybegynnere og Microsoft Word for viderekomne viser Elin Lovinda Bae deg hele prosessen steg for steg, fra stilformatering og innsetting til egendefinerte maler du kan gjenbruke på tvers av dokumenter.
