Personalhåndboken skal inneholde alt fra ansettelsesrutiner til personvern, fordelt på tre nivåer med overskrifter. Du har begynt å skrive, men mister oversikten over rekkefølgen. Bør rekruttering komme før eller etter ansettelse? Disposisjon i Word gir deg et fugleperspektiv der du kan flytte hele kapitler med noen få klikk.
Åpne disposisjonsvisning
Gå til kategorien Visning og klikk Disposisjon. Dokumentet endrer utseende. I stedet for det vanlige sideoppsettet ser du overskriftene som en strukturert liste med innrykk basert på nivå. Brødteksten vises under hver overskrift. En egen Disposisjon-kategori dukker opp i båndet med verktøy for å jobbe med strukturen.
Disposisjonsvisningen fungerer bare godt når du har brukt stiler på overskriftene. Overskrift 1 blir nivå 1, Overskrift 2 blir nivå 2, og så videre. Har du formatert overskriftene manuelt med feit skrift, vil de vises som vanlig tekst i disposisjon. Stiler er fundamentet som gjør alle strukturverktøy i Word mulige.
Nivåer og hierarki i disposisjon
Klikk på en overskrift, og feltet øverst i båndet viser hvilket nivå den ligger på. Word støtter opptil ni overskriftsnivåer, men de fleste dokumenter klarer seg med to eller tre. Piltastene i Disposisjon-kategorien lar deg heve og senke nivåer. Pil til venstre hever et nivå, pil til høyre senker.
De ytterste pilene gjør drastiske endringer. Pil helt til venstre hever direkte til Overskrift 1. Pil helt til høyre senker til brødtekst, altså vanlig tekst uten overskriftsstatus. Vær forsiktig med den ytterste pilen til høyre. Bruker du den ved et uhell på en overskrift, mister du nivåinnstillingen og må sette stilen på nytt.
Velg hvor mange nivåer du vil se
Nedtrekkslisten Vis nivå lar deg filtrere hva som vises. Velg Nivå 1 for bare hovedoverskrifter, Nivå 2 for å inkludere underoverskrifter, eller Alle nivåer for komplett visning inkludert brødtekst. Denne filtreringen endrer ikke dokumentet, bare hva du ser.
Jobber du med den overordnede strukturen, velg bare Nivå 1 eller 2. Da slipper du å scrolle gjennom detaljene og kan fokusere på rekkefølgen av hovedkapitlene. Når strukturen er på plass, bytter du til flere nivåer for å fylle inn innholdet.
Flytte innhold i disposisjon i Word
Her ligger den virkelige verdien av disposisjon i Word. Klikk på plusstegnet ved en overskrift for å velge den og alt innhold under, inkludert underoverskrifter og brødtekst. Bruk pilene opp og ned i båndet for å flytte hele blokken. Du kan også klikke og dra plusstegnet direkte dit du vil ha det.
Trenger du å flytte rekrutteringskapittelet foran ansettelseskapittelet? Klikk på plusstegnet ved Rekruttering, hold museknappen nede, og dra det oppover til rett posisjon. All tekst, alle underoverskrifter og alle avsnitt følger med. Nummereringen oppdateres automatisk hvis du bruker nummererte overskrifter.
Skjule og vise underpunkter
Plusstegnet ved en overskrift betyr at det finnes innhold under. Dobbeltklikk på plusstegnet for å skjule alt under overskriften. Dobbeltklikk igjen for å vise det. Du kan også bruke pluss- og minusknappene i båndet.
Denne funksjonen er nyttig for å få oversikt i store dokumenter. Skjul alt under hovedoverskriftene, vurder rekkefølgen, og åpne bare de kapitlene du vil jobbe med. Det er som å folde sammen og ut deler av dokumentet etter behov.
Navigasjonsruten som alternativ
Navigasjonsruten gir mange av de samme fordelene uten å forlate det vanlige dokumentvisningen. Gå til Visning og hak av for Navigasjonsrute, eller trykk Ctrl+F. Overskriftene dine vises i et panel til venstre. Klikk på en overskrift for å hoppe rett dit i dokumentet.
Du kan også flytte innhold her. Klikk og dra en overskrift i navigasjonsruten til en ny posisjon. Alt innholdet under overskriften følger med, akkurat som i disposisjonsvisningen. I tillegg har navigasjonsruten et søkefelt der du kan finne ord og se hvilken overskrift de ligger under. Søker du på "sko", viser panelet at resultatet finnes under overskriften "Turklær".
Start et nytt dokument med disposisjon
Disposisjon i Word egner seg også til planlegging av nye dokumenter. Opprett et tomt dokument, bytt til disposisjonsvisning, og skriv overskriftene dine. Juster nivåene med piltastene. Flytt rundt på kapitlene til rekkefølgen føles logisk. Når skjelettet er ferdig, lukker du disposisjonsvisningen og begynner å fylle inn innholdet.
Denne arbeidsmåten tvinger deg til å tenke struktur før detaljer. Resultatet er dokumenter med bedre flyt og færre omskrivinger underveis. Du bruker disposisjonsvisningen til det den er best til, nemlig å organisere, og det vanlige sideoppsettet til å skrive.
Neste steg
Disposisjon i Word og navigasjonsruten gjør det enkelt å holde oversikt over selv de lengste dokumentene. Kombiner dem med en automatisk innholdsfortegnelse som gjenspeiler strukturen du har bygget, og bruk seksjonsbrudd for å variere layouten mellom kapitler.
I kurset Microsoft Word for viderekomne viser Elin Lovinda Bae deg disposisjonsvisningen i praksis, med et reelt eksempel på en personalhåndbok der du lærer å bygge opp strukturen, flytte kapitler og kombinere disposisjon med navigasjonsruten.
