Du har brukt feit skrift, en større font og en annen farge for å markere overskriftene i dokumentet. Det ser greit ut, men når du skal lage innholdsfortegnelse, skjønner Word ingenting. Programmet ser bare vanlig tekst med litt ekstra pynt. Stiler i Word er løsningen. De forteller Word hva teksten er, ikke bare hvordan den ser ut, og det låser opp funksjoner som automatisk innholdsfortegnelse, navigasjon og konsistent formatering gjennom hele dokumentet.
Bruke ferdig definerte stiler i Word
I kategorien Hjem finner du gruppa Stiler med en rad av forhåndsdefinerte formater. Klikk på nedtrekkspilen for å se alle tilgjengelige stiler. Her finner du Tittel, Undertittel og overskriftsnivåer fra Overskrift 1 ned til Overskrift 8, pluss Normal for vanlig brødtekst.
For å bruke en stil, sett markøren i teksten du vil formatere og klikk på stilen. Vil du at "Pakkeliste" skal være dokumenttittelen, klikk i ordet og velg Tittel. Setningen under kan bli Undertittel. Hovedseksjonene i dokumentet får Overskrift 1, og underseksjonene får Overskrift 2. Hele prosessen tar sekunder, og dokumentet får umiddelbart en ryddig struktur.
Hvorfor stiler slår manuell formatering
Når du bruker stiler i Word, skjer det noe mer enn at teksten endrer utseende. Word forstår nå hierarkiet i dokumentet. Overskrift 1 er viktigere enn Overskrift 2, som er viktigere enn Overskrift 3. Denne strukturen gjør at Word kan bygge en automatisk innholdsfortegnelse og vise et navigasjonspanel der du kan hoppe mellom seksjoner.
Den andre store fordelen er konsistens. Endrer du mening om hvordan Overskrift 1 skal se ut, trenger du bare å endre stilen ett sted. Da oppdateres alle overskrifter i dokumentet automatisk. Med manuell formatering måtte du funnet og endret hver overskrift for hånd.
Endre en stil raskt
Stilene som følger med Word passer ikke alltid. Kanskje du vil at Overskrift 1 skal ha svart tekst i stedet for blå, eller at Normal-teksten skal være størrelse 11 i stedet for 10. Den raskeste måten å endre dette på er å formatere ett eksempel slik du vil ha det, og deretter oppdatere stilen.
Marker en overskrift og gjør endringene du ønsker: feit skrift, annen farge, større størrelse. Gå deretter til stilgalleriet, høyreklikk på den aktuelle stilen og velg Oppdater [stilnavn] til å samsvare med merket område. Alle avsnitt i dokumentet som bruker den stilen, oppdateres øyeblikkelig.
Denne metoden fungerer godt for raske endringer som bare gjelder det dokumentet du jobber med. For endringer du vil ta med til nye dokumenter, finnes det en mer systematisk tilnærming.
Endre en stil gjennom dialogboksen
Høyreklikk på stilen i galleriet og velg Endre. I dialogboksen kan du justere skrifttype, størrelse, feit, kursiv, understreking og justering. Under Format-knappen nederst finner du enda flere alternativer, som kantlinjer, skyggelegging og avstand.
Nederst i dialogboksen velger du om endringen skal gjelde bare dette dokumentet eller nye dokumenter basert på denne malen. Det siste alternativet betyr at alle nye tomme dokumenter du oppretter vil bruke de samme stilinnstillingene. Det er en stor tidssparer hvis du har en fast visuell profil.
Nummererte overskrifter med flere nivåer
I fagrapporter og lengre dokumenter vil du ofte ha nummererte overskrifter: 1, 1.1, 1.1.1 og så videre. Word kan gjøre dette automatisk når du kobler en flernivåliste til overskriftsstilene. Gå til gruppa Avsnitt i kategorien Hjem og klikk på Liste med flere nivåer.
De forhåndsdefinerte alternativene fungerer ikke alltid som forventet. For full kontroll velger du Definer ny listestil nederst i menyen. Gi stilen et navn, gå til Format > Nummerering, og koble hvert nivå til riktig overskriftsstil. Nivå 1 kobles til Overskrift 1, nivå 2 til Overskrift 2, og nivå 3 til Overskrift 3. Trykk OK, og alle overskriftene dine får automatisk riktig nummerering.
Lager du en ny Overskrift 1, får den neste nummer i rekkefølgen. Underoverskrifter nummereres i forhold til forelderen. Sletter du en overskrift, oppdateres nummereringen automatisk i resten av dokumentet.
Stiler og dokumentstruktur
Stiler i Word danner ryggraden i et godt strukturert dokument. Når du bruker overskriftsstiler konsekvent, kan du navigere med navigasjonspanelet på venstre side, generere innholdsfortegnelse med ett klikk, og omorganisere seksjoner ved å dra overskrifter i navigasjonspanelet. Kollegaer som åpner dokumentet ser umiddelbart den logiske oppbyggingen.
For å ta struktureringen et steg videre kan du utforske temaer og stilsett, som lar deg endre hele dokumentets utseende uten å miste strukturen. Microsofts egen dokumentasjon om tilpasning av stiler gir en fullstendig referanse over alle mulighetene.
Neste steg
Stiler gir deg kontroll over struktur og konsistens. Neste steg er å kombinere stiler med temaer og stilsett for å gi hele dokumentet et helhetlig visuelt uttrykk med ett klikk.
I kursene Microsoft Word for nybegynnere og Microsoft Word for viderekomne med Elin Lovinda Bae lærer du å sette opp stiler fra bunnen av, bygge nummererte overskrifter og lage egne maler som du kan bruke i alle fremtidige dokumenter.
