Du har skrevet et langt dokument og innser at du har brukt feil produktnavn gjennomgående. Å lete gjennom 30 sider manuelt og rette hvert tilfelle tar en evighet. Søk og erstatt i Word løser dette på sekunder. Funksjonen finner alle forekomster av et ord eller en frase og bytter dem ut, enten en om gangen eller alle på en gang.
Finn tekst i dokumentet
Gå til gruppa Redigering i kategorien Hjem og klikk på Søk. Navigasjonspanelet åpner seg på venstre side med et søkefelt. Skriv inn ordet du leter etter, og Word markerer alle forekomster i dokumentet. Du kan klikke på treffene i panelet for å hoppe direkte til dem.
Søket finner eksakte treff. Skriver du "klær", finner Word også "turklær" og "badeklær" fordi ordet inngår. Det er nyttig å vite når du planlegger en erstatning, for du vil kanskje ikke erstatte delord uten å sjekke konteksten.
Erstatt ett ord med et annet
For å bruke søk og erstatt i Word, klikk på Erstatt i gruppa Redigering, eller bruk hurtigtasten Ctrl+H. En dialogboks åpner seg med to felt: Søk etter og Erstatt med. Skriv det gamle ordet i det første feltet og det nye i det andre.
Klikk Søk etter neste for å finne første forekomst. Word markerer treffet i teksten slik at du kan se konteksten. Klikk Erstatt for å bytte ut det markerte treffet og hoppe til neste. Vil du sjekke hvert tilfelle, gjenta dette for alle treff. Når du er sikker på at erstatningen er riktig overalt, klikk Erstatt alle. Word forteller deg hvor mange endringer som ble gjort.
Når Erstatt alle er trygt og når det ikke er det
Erstatt alle er trygt når du bytter ut et unikt ord eller en frase som ikke kan tolkes flertydig. Å erstatte "Jansen AS" med "Hansen AS" gir ingen overraskelser. Men å erstatte "han" med "hun" kan endre "handling" til "hunling". Sjekk alltid om søkeordet kan finnes som del av andre ord.
Et triks er å hake av Bare hele ord i alternativene for å unngå at delord treffes. Da matcher "han" bare når det står alene, ikke inne i "handling". Denne innstillingen finner du ved å klikke Mer i dialogboksen for å vise de avanserte alternativene.
Avansert søk og erstatt med jokertegn
Noen ganger vet du ikke nøyaktig hva du søker etter. Kanskje du har skrevet et navn inkonsekvent: noen ganger "Jansen" og andre ganger "Jonsen". Med jokertegn kan du søke etter begge variantene samtidig.
Åpne avansert søk og erstatt via nedtrekkspilen ved Søk i gruppa Redigering, og velg Avansert søk. Klikk Mer for å se alle alternativene, og hak av Bruk jokertegn. Skriv "J?nsen" i søkefeltet, der spørsmålstegnet representerer en vilkårlig bokstav. Skriv "Jansen" i erstatningsfeltet.
Nå kan du bruke Søk etter neste for å kvalitetssikre hvert treff før du erstatter. Word finner både "Jansen" og "Jonsen" og lar deg erstatte dem en etter en eller alle på en gang.
Søk og erstatt formatering
Søk og erstatt i Word handler ikke bare om tekst. Du kan også søke etter formatering. Vil du for eksempel bytte all tekst i skrifttypen Arial til Calibri, åpner du avansert søk og erstatt, klikker i Søk etter-feltet, og velger Format > Skrift. Sett skrifttypen til Arial. Klikk deretter i Erstatt med-feltet og velg Format > Skrift med Calibri.
Under søkefeltet ser du nå "Format: Skrift: Arial" og under erstatningsfeltet "Format: Skrift: Calibri". Klikk Erstatt alle, og Word bytter skrifttype på all tekst som bruker Arial. Denne teknikken fungerer også med farge, størrelse og andre formateringsegenskaper. Husk å slette formatkriteriene etter bruk, for de forsvinner ikke automatisk.
Tips for effektiv bruk
Bruk søk og erstatt i Word som en del av den siste gjennomgangen. Her er noen situasjoner der funksjonen sparer tid:
- Doble mellomrom: Søk etter to mellomrom og erstatt med ett. Kjør Erstatt alle gjentatte ganger til Word finner null treff.
- Feil tegn: Noen kopierer tekst med "smarte" anførselstegn som ikke ser riktige ut. Erstatt dem med vanlige anførselstegn.
- Konsekvent terminologi: Sørg for at du bruker samme begrep overalt. Erstatt varianter som "e-post", "epost" og "email" med den formen du foretrekker.
Neste steg
Søk og erstatt gir deg presis kontroll over innholdet i dokumentet. Kombinert med stavekontroll har du et solid verktøysett for å fange opp feil. For å jobbe raskere med tekst du bruker ofte, kan du utforske kopier og lim inn og den avanserte utklippstavlen.
Kursene Microsoft Word for nybegynnere og Microsoft Word for viderekomne med Elin Lovinda Bae dekker både enkel og avansert søk og erstatt, jokertegn, og formatbasert søk med praktiske eksempler du kan bruke med en gang.
