Du sender fra deg en rapport og oppdager etterpå at firmanavnet er stavet feil tre steder. Stavekontroll i Word fanger opp slike feil før de når mottakeren. Programmet understreker skrivefeil med rød strek og grammatiske feil med blå strek, slik at du kan rette dem mens du skriver. Når du lærer å bruke stavekontrollen riktig, unngår du pinlige feil uten å lese korrektur manuelt.
Røde og blå streker under teksten
Word markerer feil automatisk mens du skriver. Rød understrek betyr at ordet ikke finnes i ordlisten. Det kan være en skrivefeil, men det kan også være et navn, et fagbegrep eller et firmanavn som Word ikke kjenner. Blå understrek betyr at Word har oppdaget en mulig grammatisk feil, som et ekstra mellomrom foran et komma.
Mange ignorerer disse strekene og tenker de fikser det senere. Problemet er at jo lenger dokumentet blir, desto flere feil samler seg opp. Det er enklere å rette feil fortløpende enn å ta en stor opprydding til slutt.
Rette feil med høyreklikk
Den raskeste måten å bruke stavekontroll i Word på er å høyreklikke på et understreket ord. Du får opp en meny med forslag til riktig stavemåte. Der det er relevant, viser Word også synonymer slik at du kan se forskjellen mellom forslagene. Klikk på riktig alternativ, og feilen rettes med en gang.
Fra samme meny kan du velge Ignorer alle for å skjule understrekingen i hele dokumentet, eller Legg til i ordliste for å lære Word et nytt ord permanent. Firmanavn, produktnavn og fagtermer er typiske kandidater for ordlisten. Neste gang du skriver det samme ordet, vil Word gjenkjenne det som korrekt.
Rette samme feil overalt med Endre alle
Noen skrivefeil gjentar seg. Kanskje du konsekvent skriver "forslag" med to s-er fordi du tror det er riktig. Når du høyreklikker på feilen, ser du en pil til høyre for forslaget. Klikk på den og velg Endre alle. Word retter da alle forekomster av den samme feilstavingen i hele dokumentet i ett steg.
Denne funksjonen sparer mye tid i lange dokumenter. Men vær forsiktig med ord som kan staves likt men bety ulike ting. Sjekk konteksten til minst den første forekomsten før du kjører Endre alle.
Redaktør-panelet for full gjennomgang
I tillegg til høyreklikk har Word en funksjon kalt Redaktør. Du finner den tre steder: i statuslinjen nederst, helt til høyre i kategorien Hjem, og helt til venstre i kategorien Se gjennom. Alle tre åpner det samme panelet på høyre side av skjermen.
Redaktør-panelet viser totalt antall forslag og deler dem inn i stavefeil og grammatikkfeil. Trykk på Stavekontroll for å bli tatt rett til den første feilen. Du får de samme alternativene som ved høyreklikk, med en viktig bonus: du kan velge å ignorere en feil bare denne ene gangen eller i hele dokumentet.
Panelet tar deg automatisk videre til neste feil etter hver rettelse. Når alle feil er rettet, viser det grønne avhakingsmerker. Denne arbeidsformen fungerer godt som en siste gjennomgang før du sender dokumentet videre.
Sett riktig korrekturspråk
Stavekontroll i Word sjekker mot ordlisten for det valgte korrekturspråket. Standardspråket ser du i statuslinjen nederst til venstre. Skriver du et dokument på et annet språk enn standard, må du endre dette. Klikk på språknavnet i statuslinjen, velg riktig språk fra listen, og trykk OK.
Skal du skrive på nynorsk i stedet for bokmål, velger du Norsk (Nynorsk) fra listen. Word sjekker da mot nynorsk ordliste i stedet. Feilen mange gjør er å la korrekturspråket stå på bokmål mens de skriver nynorsk. Resultatet er en skog av røde streker som gjør det umulig å se de faktiske feilene.
Flere språk i samme dokument
Noen dokumenter inneholder tekst på flere språk, for eksempel et norsk dokument med engelske sitater. Du kan sette korrekturspråk for bare den markerte teksten. Marker den engelske teksten, klikk på språknavnet i statuslinjen, velg Engelsk, og trykk OK. Word sjekker nå den markerte teksten mot engelsk ordliste, mens resten fortsatt sjekkes mot norsk.
Vil du endre standardspråket for alle nye dokumenter, åpner du språkmenyen, velger ønsket språk og klikker Bruk som standard. Endringen påvirker alle nye tomme dokumenter du oppretter etterpå. Eksisterende dokumenter beholder sitt opprinnelige korrekturspråk.
Vanlige fallgruver
Stavekontrollen fanger ikke opp alt. Skriver du "de" i stedet for "det", er begge gyldige ord, og Word lar feilen passere. Grammatikksjekken kan fange noen slike feil, men ikke alle. Du bør derfor alltid lese gjennom teksten selv i tillegg. Bruk Finn og erstatt for å søke etter ord du vet at du ofte forveksler.
En annen felle er å legge til feilstavede ord i ordlisten ved et uhell. Sjekk at ordet faktisk er riktig stavet før du trykker Legg til. Har du lagt til noe feil, kan du redigere ordlisten under Fil > Alternativer > Korrektur > Egendefinerte ordlister.
Neste steg
Med stavekontrollen på plass har du et trygt sikkerhetsnett for dokumentene dine. For å jobbe enda mer effektivt med tekst kan du lære å formatere tekst i Word slik at dokumentet også ser profesjonelt ut. Microsofts egen dokumentasjon om stavemåte og grammatikk gir en oversikt over alle innstillingene.
I kursene Microsoft Word for nybegynnere og Microsoft Word for viderekomne med Elin Lovinda Bae ser du stavekontrollen i aksjon, lærer å sette opp korrekturspråk for flerspråklige dokumenter, og får tips til å unngå de vanligste feilene.
