Hver uke sender du ut brev med samme avslutning: firmalogo, kontaktinformasjon og "Med vennlig hilsen". Du kopierer fra forrige brev, tilpasser og håper du ikke glemmer noe. Hurtigdeler og autotekst i Word lar deg lagre innhold du bruker ofte, og sette det inn med noen tastetrykk i alle dokumenter.
Hva er hurtigdeler i Word
Hurtigdeler finner du i kategorien Sett inn, i gruppa Tekst. Klikk på nedtrekkspilen, og du får fire valg: Autotekst, Dokumentegenskap, Felt og Byggeblokkassistent. I tillegg kan du lagre nytt innhold med Lagre merket område i galleri for hurtigdeler.
Tenk på hurtigdeler som et bibliotek av gjenbrukbare innholdsbiter. Alt fra en enkel hilsen til et komplett oppsett med bilde, tekst og SmartArt kan lagres og settes inn med ett klikk. Innholdet beholder formateringen fra da du lagret det, uavhengig av hvilket dokument du setter det inn i.
Autotekst for tekst du bruker ofte
Autotekst er den enkleste formen for hurtigdeler og autotekst i Word. Marker teksten du vil lagre, gå til Sett inn, klikk Hurtigdeler, hold musepekeren over Autotekst, og velg Lagre merket område i autotekstgalleri. Gi det et beskrivende navn og velg en kategori.
Neste gang du trenger teksten, har du to veier inn. Gå til Hurtigdeler, hold over Autotekst, og klikk på den du vil sette inn. Eller enda raskere: begynn å skrive navnet du ga autoteksten. Etter noen bokstaver dukker det opp et forslag. Trykk Enter for å sette inn hele blokken. Venter du for lenge, forsvinner forslaget, og du må begynne å skrive på nytt.
Felt for dynamisk informasjon
Felt oppdaterer seg automatisk basert på dokumentet. Under Hurtigdeler velger du Felt for å se alle tilgjengelige felt. Du kan filtrere på kategorier som Dokumentinformasjon, eller velge Alle for en alfabetisk liste. Begynn å skrive feltnavnet for å finne det raskt.
Et vanlig bruksområde er å vise totalt antall sider i bunnteksten. Sidetallet viser du med vanlige sidetall, men for "Side 1 av 12" trenger du feltet NumPages. Et annet nyttig felt er LastSavedBy, som viser hvem som sist lagret dokumentet. Perfekt for dokumenter som flere personer jobber med.
Du kan velge format for hvert felt. Noen felt har alternativer for store eller små bokstaver, andre har tallformat. Feltene oppdaterer seg når du åpner dokumentet eller skriver ut, slik at informasjonen alltid er fersk.
Lagre innhold i galleriet for hurtigdeler
Autotekst dekker ren tekst, men hurtigdeler og autotekst i Word kan lagre mye mer. Har du et oppsett med bilde, tabell og SmartArt som skal brukes i alle stillingsutlysninger, marker alt innholdet. Gå til Hurtigdeler og velg Lagre merket område i galleri for hurtigdeler.
Angi et navn, velg eller opprett en kategori, og legg gjerne inn en beskrivelse. Beskrivelsen vises når du holder musepekeren over hurtigdelen i galleriet. Neste gang du oppretter en stillingsutlysning, finner du hele oppsettet under Hurtigdeler i den kategorien du valgte.
Byggeblokkassistenten gir total oversikt
Byggeblokkassistenten viser alt du kan sette inn i et Word-dokument, samlet i en liste. Her finner du forsider, innholdsfortegnelser, topptekster, bunntekster, sidetall, tabeller, tekstbokser og alt du har lagret selv. Du sorterer listen ved å klikke på kolonneoverskriftene: Navn, Galleri eller Kategori.
Fra assistenten kan du sette inn innhold direkte, redigere egenskaper og slette byggeblokker du ikke trenger lenger. Vil du flytte en egendefinert bunntekst fra feil galleri til rett galleri, klikker du Rediger egenskaper og velger nytt galleri. Du kan også endre kategori, beskrivelse og innsettingsalternativer.
Unngå å slette byggeblokker som følger med Word. De kan være vanskelige å gjenopprette. Bruk slettefunksjonen kun for innhold du har opprettet selv og ikke lenger trenger.
Organisere og slette hurtigdeler
Over tid samler du opp mange hurtigdeler. Hold galleriet ryddig ved å bruke kategorier aktivt. Opprett en kategori per prosjekt eller avdeling, slik at du finner rett innhold raskt. Høyreklikk på en hurtigdel i galleriet for å få tilgang til Organisere og slett.
Vil du oppdatere en eksisterende hurtigdel, gjør endringene i dokumentet, marker innholdet, og lagre med nøyaktig samme navn. Word spør om du vil overskrive den gamle versjonen. Bekreft, og den nye versjonen erstatter den gamle i galleriet. Formateringen i eksisterende dokumenter påvirkes ikke, bare fremtidige innsettinger.
Neste steg
Hurtigdeler og autotekst i Word sparer deg for gjentakende arbeid og sikrer konsistent innhold på tvers av dokumenter. Bruk dem sammen med dokumentmaler for å samle alt i en komplett startpakke, og sett inn topp- og bunntekst med felt som oppdaterer seg automatisk.
I kurset Microsoft Word for viderekomne går Elin Lovinda Bae gjennom alle typene hurtigdeler, fra autotekst og felt til byggeblokkassistenten, og viser hvordan du bygger et gjenbrukbart innholdsbibliotek tilpasset din arbeidshverdag.
