Rapporten er ferdig, men det mangler sidetall, dato og firmalogo. Du blar gjennom 15 sider og legger til informasjonen manuelt på hver side. Neste dag oppdager du en skrivefeil i firmanavnet. Topp- og bunntekst i Word lar deg plassere gjentakende informasjon en gang, og den dukker automatisk opp på alle sider.
Sett inn topptekst og bunntekst
Gå til kategorien Sett inn. Her finner du tre knapper side ved side: Topptekst, Bunntekst og Sidetall. Klikk på Topptekst for å velge blant ferdiglagde maler. Hver mal har sin egen stil med plassholdere for tekst, dato og dokumenttittel.
Når du velger en mal, åpnes redigeringsmodus for topp- og bunntekst. Selve dokumentteksten tones ned, og en ny kategori kalt Topptekst og bunntekst dukker opp i båndet. Herfra kan du sette inn bunntekst fra samme meny. Velg en stil som matcher toppteksten for et helhetlig utseende.
Sidetall som bunntekst i Word
Sidetall er den vanligste bruken av bunntekst i Word. Under Sett inn klikker du Sidetall og velger plassering: øverst, nederst, i margen eller på gjeldende posisjon. Hver plassering har flere stiler å velge mellom.
Trenger du teksten "Side 1 av 12", kan du bygge det selv. Skriv "Side " i bunnteksten, behold det automatiske sidetallet, og legg til " av ". For totalt antall sider setter du inn feltet NumPages via Hurtigdeler og Felt. Da oppdateres begge tallene automatisk når dokumentet vokser.
Redigere og tilpasse innholdet
Dobbeltklikk øverst eller nederst i dokumentet for å gå rett inn i redigeringsmodus. Det er den raskeste veien inn, og en snarvei mange ikke kjenner til. I toppteksten finner du ofte plassholdere som dokumenttittel. Klikk på plassholderen og skriv inn det du vil ha. For å gå ut av redigeringsmodus igjen, dobbeltklikk inne i selve dokumentteksten eller trykk på lukkeknappen i båndet.
I gruppa Sett inn inne i topp- og bunntekst-menyen har du flere muligheter. Du kan sette inn dato og klokkeslett, dokumentinformasjon som forfatter og tittel, og til og med bilder. Skal firmalogoen vises på hver side, klikker du bildeikonet og henter logofilen fra maskinen din. Logoen plasseres der markøren står i toppteksten.
Annerledes førsteside
En rapport med forside ser uprofesjonell ut med topptekst og sidetall på forsiden. I kategorien Topptekst og bunntekst finner du avkrysningsboksen Annerledes førsteside. Hak av, og første side får sin egen topp- og bunntekst, uavhengig av resten.
Har du satt inn en forside via Sett inn-menyen, aktiveres dette alternativet ofte automatisk. Sjekk likevel at avkrysningen er på plass. Start gjerne fra side 2 når du setter inn topptekst, slik at du ser resultatet med en gang uten forsiden i veien. Har du allerede satt inn topptekst og deretter oppdager at forsiden også fikk den, er det bare å hake av for annerledes førsteside i etterkant.
Ulik topp- og bunntekst på odde- og partallssider
I trykte dokumenter som skal bindes inn, vil du kanskje ha tittelen på venstre side og kapittelnavn på høyre. Alternativet Ulike odde- og partallssider ligger rett ved siden av Annerledes førsteside. Når du aktiverer det, kan du redigere odde- og partallssider hver for seg.
Dette er spesielt nyttig for lengre rapporter og håndbøker. Sidetall kan plasseres ytterst i margen, slik at de alltid er synlige uansett hvilken side som ligger åpen. Kombinert med annerledes førsteside får du full kontroll over alle sider i dokumentet.
Justere plassering og avstand
I gruppa Plassering angir du nøyaktig avstand fra toppen og bunnen av siden. Skriv verdien direkte i feltet, eller bruk pilene for å justere trinnvis. Standardverdien fungerer for de fleste dokumenter, men har du en stor logo i toppteksten, kan det hende du trenger mer plass.
Knappen Skjul dokumenttekst gjemmer brødteksten midlertidig mens du redigerer. Det gir bedre oversikt når topp- og bunnteksten er visuelt kompleks. Klikk på den igjen for å vise teksten på nytt.
Lagre egne topp- og bunntekster for gjenbruk
Har du bygget en topp- og bunntekst i Word med firmalogo, dokumenttittel og tilpasset formatering, kan du lagre den til galleriet. Marker tabellen eller innholdet i toppteksten, gå til Sett inn, klikk Topptekst, og velg Lagre merket område i galleri for topptekst. Gi den et navn og velg kategori.
Samme fremgangsmåte fungerer for bunntekst og sidetall. Neste gang du oppretter et nytt dokument, finner du dine egne maler øverst i galleriet. Formateringen, fargene og feltene følger med. Vil du oppdatere malen, gjør endringen og lagre med samme navn for å overskrive. For å fjerne en mal fra galleriet, høyreklikk og velg Organisere og slett.
Neste steg
Topp- og bunntekst i Word gir dokumentene dine et profesjonelt preg med minimal innsats. Kombiner dem med en innholdsfortegnelse for enkel navigering, og bruk dokumentmaler for å samle alt i en gjenbrukbar pakke. Du kan lese mer om mulighetene i Microsofts veiledning om topp- og bunntekst.
Kursene Microsoft Word for nybegynnere og Microsoft Word for viderekomne med Elin Lovinda Bae dekker alt fra grunnleggende innsetting av sidetall til avanserte oppsett med firmalogo, felt og egendefinerte maler du kan gjenbruke.
