Hvert kvartal lager du en spørreundersøkelse med firmalogo, farger og riktig layout. Hver gang starter du fra et gammelt dokument, sletter innholdet og håper du ikke ødelegger formateringen. En dokumentmal i Word løser dette. Du lagrer oppsettet en gang, og neste gang oppretter du et ferdig formatert dokument med blank innholdsdel og alt på plass.
Hva er en dokumentmal i Word
En dokumentmal er et Word-dokument lagret i et spesielt format (.dotx i stedet for .docx). Når du åpner en mal, oppretter Word automatisk en kopi. Du jobber i kopien, ikke i selve malen. Originalen forblir uendret og klar til neste gang. Det er som et stempel: du trykker av, men stempelet selv endres aldri.
Malen kan inneholde alt et vanlig dokument har: tekst, bilder, tabeller, stiler, topp- og bunntekst, forsider og hurtigdeler. Alt du har satt opp i malen, følger med i hvert nye dokument du oppretter fra den.
Lagre et dokument som mal
Når du har et dokument med riktig formatering, gå til Fil og velg Lagre en kopi eller Lagre som. Under filtype endrer du fra Word-dokument (.docx) til Word-mal (.dotx). Angi et beskrivende navn som gjør malen lett å finne igjen.
Når du bytter filtype, foreslår Word automatisk å lagre i malmappen. Får du en melding om anbefalt mappe, klikk for å gå dit. Det er denne mappen Word ser i når du oppretter nye dokumenter. Lagrer du malen et annet sted, dukker den ikke opp under Fil og Ny.
Opprette nytt dokument fra dokumentmal
Gå til Fil og Ny. Her finner du dine egne maler sammen med de innebygde. Klikk på malen du vil bruke, og Word oppretter et nytt dokument med alt oppsettet fra malen. Formateringen, stilene, topp- og bunnteksten og eventuelle plassholdertekster er på plass fra start.
Merk at du nå jobber i et vanlig .docx-dokument. Endringer du gjør her, påvirker ikke malen. Du kan fylle inn innhold, endre tekst og lagre som et vanlig dokument uten å bekymre deg for å ødelegge originalen.
Forsider som byggeblokk
En profesjonell forside gir et godt førsteinntrykk. Under Sett inn finner du Forside med ferdige maler. Velg en, og den settes inn som første side i dokumentet. Mange forsider henter automatisk dokumentinformasjon som tittel og forfatternavn fra dokumentegenskapene.
Vil du tilpasse forsiden, klikk på plassholderne og endre tekst, bilder og farger. Du kan bruke de vanlige tekstverktøyene, sette inn egne bilder og justere layouten. Er du misfornøyd med valget, gå tilbake til Forside og velg en annen. Den gamle erstattes med den nye. For å fjerne forsiden helt velger du Fjern gjeldende forside.
Lag din egen forside for gjenbruk
De innebygde forsidene passer ikke alltid. Ta utgangspunkt i en eksisterende forside og tilpass den med firmaets farger, logo og layout. Bytt ut plassholdere med hurtigdeler for dokumenttittel, publiseringsdato og forfatternavn, slik at informasjonen fylles inn automatisk.
Når forsiden er klar, marker alt innholdet. Gå til Sett inn, klikk Forside, og velg Lagre merket område i galleri for forside. Gi den et navn, velg en kategori og legg inn en beskrivelse. Neste gang finner du den ved å scrolle ned i forsidegalleriet under den kategorien du valgte.
Trenger du å oppdatere forsiden senere, gjør endringene og lagre med samme navn. Word overskriver den gamle versjonen. Vil du fjerne den fra galleriet, høyreklikk og velg Organisere og slett.
Kombinere maler med byggeblokker
En dokumentmal i Word blir virkelig kraftig når du kombinerer den med andre gjenbrukbare elementer. Legg inn din egne forside, topp- og bunntekst med firmalogo, og en ferdig konfigurert innholdsfortegnelse. Sett opp stilene slik at overskrifter, brødtekst og punktlister har riktig utseende fra start.
Resultatet er et dokument der du bare trenger å fylle inn selve innholdet. Alt det visuelle er ferdig. Denne tilnærmingen sparer ikke bare tid, den sikrer også at alle dokumenter fra organisasjonen ser like ut. Nye medarbeidere slipper å gjette hvilke skrifttyper og farger som skal brukes.
Vedlikeholde og oppdatere maler
Firmalogoen endres, fargeprofilen oppdateres, eller du oppdager en bedre måte å sette opp innholdet på. For å redigere en mal, åpne selve .dotx-filen. Gjør endringene og lagre. Eksisterende dokumenter som ble opprettet fra malen, påvirkes ikke. Bare nye dokumenter vil bruke det oppdaterte oppsettet.
Hold malmappen ryddig. Gi malene klare navn som beskriver hva de brukes til: "Kvartalsrapport", "Stillingsutlysning" eller "Spørreundersøkelse". Slett maler du ikke lenger bruker. En ryddig malsamling gjør at du finner rett utgangspunkt raskt, uten å lete gjennom gamle dokumenter.
Neste steg
En dokumentmal i Word samler alt det gjentakende arbeidet i et sentralt utgangspunkt. Bruk hurtigdeler og autotekst for innhold som varierer mellom dokumenter, og sett opp stiler i malen for konsistent formatering. Du kan lese mer om maler i Microsofts veiledning om dokumentmaler.
I kursene Microsoft Word for nybegynnere og Microsoft Word for viderekomne viser Elin Lovinda Bae deg hvordan du setter opp forsider, lagrer dokumentmaler og bygger gjenbrukbare byggeblokker som gjør dokumentproduksjonen effektiv.
