Nyhetsbrevet skal ha tekst i to kolonner, men bare i midtseksjonen. Resten av dokumentet skal holde seg til en kolonne. Mange prøver å løse dette med tabeller eller tabulatorstopp, men Word har en egen funksjon for akkurat dette. Med spalter og seksjonsbrudd i Word styrer du layouten presist, helt ned til enkeltsider.
Fordel tekst på spalter i Word
Marker teksten du vil fordele, og gå til kategorien Oppsett. I gruppa Utskriftsformat finner du Spalter. Velg mellom to, tre, venstre eller høyre. Alternativene Venstre og Høyre gir spalter med ulik bredde, der den ene er smalere enn den andre. Det passer godt til oppsett der hovedteksten er bred og en sidemerknad er smal.
Marker bare den teksten som skal ha spalter. Markerer du ingenting, påvirkes hele dokumentet. Word setter automatisk inn seksjonsbrudd rundt den markerte teksten, slik at resten av dokumentet beholder sin opprinnelige layout. Vil du tilbake til en kolonne, marker teksten på nytt og velg 1 fra Spalter-menyen.
Spalteskift for presis kontroll
Teksten flyter naturlig fra bunnen av en spalte til toppen av neste. Men noen ganger vil du at en bestemt setning skal starte i neste spalte, selv om det er plass igjen. Da bruker du et spalteskift.
Plasser markøren foran teksten som skal flyttes. Gå til Oppsett, klikk Skift, og velg Spalte. Teksten flyttes til neste spalte. Angrer du, bruk Ctrl+Z eller slett skiftet manuelt. Du kan se spalteskiftet ved å slå på formateringssymboler med knappen i kategorien Hjem.
Marger, papirretning og størrelse
Før du jobber med spalter og seksjonsbrudd i Word, kan det lønne seg å sjekke margene. Under Oppsett finner du Marger med flere forhåndsdefinerte oppsett. Standard er Vanlige, men du kan velge smalere marger for å gi mer plass til spalteinnholdet.
Like ved ligger Retning og Størrelse. Standardretningen er stående, og standardstørrelsen er A4. Skal du lage en plakat, kan A3 være et bedre valg. Trenger du et spesielt format som ikke finnes i listen, velger du Egendefinert størrelse nederst. Endre marger og papirstørrelse tidlig i arbeidet. Gjør du det sent, kan formatering og sideskift forskyve seg og kreve mye opprydning.
Seksjonsbrudd og indelingsskift
Et seksjonsbrudd deler dokumentet i uavhengige deler. Hver del kan ha sine egne marger, papirretning, spalter og topp- og bunntekst. Under Oppsett og Skift velger du Neste side for å starte en ny seksjon på neste side.
Den vanligste bruken er å kombinere stående og liggende sider i samme dokument. Har du en bred tabell som trenger liggende format, setter du inn et seksjonsbrudd før tabellsiden. Gå til Retning og velg Liggende. Resten av dokumentet forblir stående.
Blande stående og liggende sider
Her snubler mange. Når du endrer retning etter et seksjonsbrudd, påvirkes alle sider fra det punktet og ut. For å begrense den liggende retningen til bare en eller noen få sider, trenger du et nytt seksjonsbrudd etter den siste liggende siden.
Fremgangsmåten er enkel: plasser markøren etter tabellen eller innholdet som skal være liggende. Sett inn et nytt seksjonsbrudd med Neste side. Gå til den nye seksjonen og velg Stående under Retning. Resultatet er et dokument der alt er stående bortsett fra de sidene du har valgt. Du kan se seksjonsbruddet tydelig ved å vise formateringssymboler.
Sideskift vs. seksjonsbrudd
Et sideskift starter en ny side uten å opprette en ny seksjon. Formateringen arves fra forrige side. Bruk sideskift når du bare vil at neste innhold skal begynne på en ny side, for eksempel for å holde en overskrift og tilhørende figur på samme side.
Et seksjonsbrudd oppretter derimot en helt ny seksjon med egne innstillinger. Bruk det når du trenger ulik formatering: annen papirretning, andre marger, andre spalter eller annerledes topp- og bunntekst. Forveksler du de to, kan du ende opp med uventet formatering som er vanskelig å feilsøke.
Vis formateringssymboler for oversikt
Spalter og seksjonsbrudd i Word er usynlige i vanlig visning. For å se nøyaktig hvor du har satt inn skift, gå til kategorien Hjem og klikk på avsnittsmerke-knappen. Da vises alle skjulte symboler: avsnittsskift, sideskift, seksjonsbrudd og spalteskift. Du kan markere et symbol og trykke Delete for å fjerne det.
Denne visningen er uvurderlig når layouten oppfører seg uventet. Ser du et seksjonsbrudd du ikke visste om, har du funnet årsaken. Et vanlig problem er seksjonsbrudd som blir med når du kopierer tekst fra andre dokumenter. Slå av visningen igjen når du er fornøyd med resultatet.
Neste steg
Spalter og seksjonsbrudd gir deg full kontroll over dokumentlayouten. Bruk dem sammen med topp- og bunntekst som varierer mellom seksjoner, og innholdsfortegnelse for å gjøre lange dokumenter navigerbare. Microsoft har en veiledning om seksjonsbrudd med flere eksempler.
I kurset Microsoft Word for nybegynnere viser Elin Lovinda Bae deg hvordan du setter opp spalter, bytter papirretning og kombinerer ulike layouter i samme dokument, steg for steg.
