Du har tallene klare i rapporten din, men en liste med tall forteller ikke historien. Sjefen vil se med ett blikk hvilken avdeling som presterer best og hvilken som henger etter. Et diagram i Word gjør akkurat dette. Du kan lage stolpe-, sektor- og linjediagrammer rett i dokumentet, uten å åpne Excel først. Resultatet er en visuell fremstilling som er langt mer overbevisende enn en tabell alene.
Sette inn et diagram i Word
Trykk i dokumentet der du vil ha diagrammet. Gå til Sett inn og velg Diagram i gruppen Illustrasjoner. Word viser et galleri med diagramtyper: stolpediagram, linjediagram, sektordiagram, områdediagram, punkt- og radardiagram, blant andre. Klikk deg gjennom kategoriene og studer forhåndsvisningene til høyre. Velg den typen som passer best for dataene dine, og klikk OK.
Et sektordiagram viser fordelingen av en helhet. Et stolpediagram sammenligner verdier side om side. Et linjediagram viser utvikling over tid. Valget av diagramtype bør styres av hva du vil kommunisere, ikke hva som ser finest ut.
Legge inn data
Når du setter inn et diagram, åpner Word en liten datatabell der du legger inn tallene. Første rad er kategorinavnene (for eksempel måneder eller avdelinger) og kolonnene inneholder verdiene. Endre standarddataene til dine egne tall. Lukk datatabellen når du er ferdig, og diagrammet oppdaterer seg umiddelbart.
Trenger du å redigere dataene senere, kan du gå til Diagramutforming og velge Rediger data. Her kan du enten åpne den lille tabellen direkte eller åpne den i Excel for mer avansert redigering. Du kan også legge til nye rader og kolonner etterpå. Hvis du oppdager at du glemte en kategori, er det bare å åpne tabellen igjen og fylle inn.
Bytte diagramtype
Valgte du feil type? Det er enkelt å bytte. Klikk på diagrammet og gå til Diagramutforming. Klikk Endre diagramtype og velg en ny. All data beholdes. Dette er nyttig når du har satt inn et sektordiagram, men innser at et stående stolpediagram gjør det lettere å sammenligne verdiene. Prøv gjerne flere typer for å se hvilken som kommuniserer dataene dine tydeligst.
Oppsett og diagramelementer
Under Diagramutforming finner du Diagramoppsett, der du kontrollerer de enkelte elementene i diagrammet. Du kan slå av og på tittel, dataetiketter, forklaring (legend) og aksetitler. For hvert element kan du velge plassering.
Forklaringen viser hvilken farge som tilhører hvilken kategori. Plasser den der den tar minst plass, gjerne øverst eller til høyre. Dataetiketter viser verdiene direkte på diagrammet, noe som gjør det lettere å lese uten å måtte studere aksene. I et sektordiagram er dataetiketter nesten alltid nødvendige, siden det er vanskelig å lese nøyaktige verdier fra kakestykkenes størrelse alene.
Stil og farger
Diagramutforming-kategorien gir deg også tilgang til ferdige diagramstiler som endrer hele utseendet med ett klikk. Hold musen over alternativene for å se forhåndsvisning. Du kan endre fargetema separat, noe som er praktisk når diagrammet skal matche bedriftens farger eller resten av dokumentet.
Klikker du direkte på diagrammet i dokumentet, dukker det opp tre små knapper til høyre. Den øverste lar deg slå diagramelementer av og på. Den midterste gir deg snarveier til stiler. Den nederste lar deg filtrere dataene, slik at du kan vise bare utvalgte kategorier uten å slette noe fra tabellen.
Formatere enkeltdeler
Kategorien Format gir deg muligheten til å formatere individuelle deler av diagrammet. Bruk nedtrekksmenyen i gruppen Merkeområde for å velge hva du vil endre: diagramområdet, plotteområdet, aksene, dataseriene eller forklaringen. Når du har valgt et element, kan du endre figurstil, fyll og kontur.
Vil du fremheve én bestemt stolpe eller sektor, klikker du på den og endrer fargen. Du kan også justere størrelsen på hele diagrammet under Format-kategorien, enten med håndtakene eller ved å skrive inn eksakte mål. Knappen Tilbakestil til stil i samsvar med stil lar deg forkaste manuelle endringer og gå tilbake til diagramstilen du valgte.
Filtrere og sortere data
Filtreringsfunksjonen er nyttig når du har mange datapunkter og vil fokusere presentasjonen. Klikk på filterknappen ved siden av diagrammet, og fjern avhukingen for kategorier du vil skjule midlertidig. Dataene blir ikke slettet, bare gjemt. Slå dem på igjen når du vil vise hele bildet.
Under Diagramutforming kan du også velge Bytt rad/kolonne for å endre perspektivet på dataene. Og med muligheten til å velge spesifikke dataområder kan du bestemme nøyaktig hvilke tall som skal være med i diagrammet.
Bruk diagrammer effektivt
Et diagram i Word formidler tall langt raskere enn en tabell. For å få mest ut av dem bør du velge riktig type, fjerne unødvendige elementer som doble forklaringer, og sørge for at dataetikettene er tydelige. Kombinerer du diagrammer med tabeller for detaljerte tall og SmartArt for prosesser, dekker du de fleste behov for visualisering i rapporter og presentasjoner.
Videoen denne artikkelen bygger på er hentet fra Microsoft Word for viderekomne med Elin Lovinda Bae. I kurset lærer du å sette inn diagram i Word, tilpasse oppsett og stiler, redigere data og bruke filtrering for å fremheve det som betyr mest.
