Du skriver en oppgave og bruker et sitat fra en fagbok. Veilederen din forventer at du oppgir kilden, men du er usikker på hvor referansen skal plasseres og hvordan den skal formateres. Word har innebygde verktøy for fotnoter, sluttnoter, sitater og bibliografi som håndterer dette for deg. Resultatet er korrekte kildehenvisninger som oppdaterer seg automatisk gjennom hele dokumentet.
Fotnoter og sluttnoter
En fotnote er en merknad nederst på siden som gir tilleggsinformasjon om noe i teksten. En sluttnote fungerer på samme måte, men samler alle merknadene på slutten av dokumentet i stedet. Begge brukes til forklaringer, definisjoner eller kildehenvisninger.
For å sette inn en fotnote plasserer du markøren rett etter ordet du vil kommentere. Gå til Referanser og klikk Sett inn fotnote. Word legger automatisk inn et opphøyd tall i teksten og hopper til bunnen av siden der du kan skrive forklaringen. Holder du musen over tallet i teksten, vises fotnoten som et verktøytips.
Flere fotnoter nummereres automatisk i rekkefølge: 1, 2, 3 og videre. Hver fotnote plasseres på samme side som referansen den hører til. Sluttnoter settes inn på samme måte via Sett inn sluttnote, men samles etter siste side i dokumentet.
Navigere mellom fotnoter
I gruppen Fotnoter under Referanser finner du navigasjonsknapper som lar deg hoppe mellom fotnoter og sluttnoter i dokumentet. Du kan gå til Neste fotnote, Forrige fotnote, eller hoppe direkte til neste sluttnote. Denne navigasjonen er spesielt nyttig i lange dokumenter der du trenger å gjennomgå alle referansene.
Vil du slette en fotnote, markerer du det opphøyde tallet i selve brødteksten og trykker Delete. Fotnoteteksten nederst på siden forsvinner automatisk, og de gjenværende fotnotene omnummereres.
Endre tallformat på fotnoter
Standardformatet er arabiske tall, men du kan endre det. Stå i en fotnote og klikk på den lille pilen nederst til høyre i Fotnoter-gruppen for å åpne innstillingene. Her kan du velge mellom tallformater som romertall, bokstaver eller symboler. Du kan også bestemme om nummereringen skal starte på nytt for hver seksjon eller fortsette gjennom hele dokumentet. De samme innstillingene gjelder for sluttnoter.
Sette inn sitater med kilder
Fotnoter og kildehenvisninger i Word henger tett sammen. Mens fotnoter gir plass til korte forklaringer, håndterer sitat- og bibliografifunksjonen de formelle kildereferansene. Du finner den under Referanser i gruppen Sitater og bibliografi.
Plasser markøren der du vil sette inn en kildehenvisning, og klikk Sett inn sitat. Hvis du vet kilden, velger du Legg til ny kilde og fyller ut feltene: forfatter, tittel, år, utgiver og sidetall. Kildetype velger du fra en nedtrekksmeny med alternativer som bok, tidsskrift, nettside, rapport og magasinartikkel.
Vet du ikke kilden ennå, kan du velge Legg til ny plassholder. Gi plassholderen et beskrivende stikkord, for eksempel «klima-rapport», slik at du lett finner igjen hva den refererer til. Senere kan du redigere plassholderen og fylle inn fullstendig kildeinformasjon via nedtrekkspilen på referansen eller gjennom Behandle kilder.
Behandle og gjenbruke kilder
Klikk Behandle kilder i Referanser-fanen for å se alle kilder du har registrert. Listen viser både kilder som er brukt i det aktive dokumentet og kilder fra andre dokumenter. Kilder fra tidligere arbeid kan kopieres inn i det nåværende dokumentet, slik at du slipper å registrere dem på nytt.
Herfra kan du redigere kildeinformasjon, slette ubrukte kilder, eller legge til nye. Kilder som er i bruk i dokumentet (markert med en hake) kan ikke slettes før du fjerner referansen fra teksten. For å fjerne en referanse klikker du på den i dokumentet, trykker på de tre prikkene som dukker opp, og sletter den. Deretter kan du slette kilden fra listen.
Velge referansestil
Word støtter flere referansestiler som APA, MLA, Chicago og flere. Du velger stil i nedtrekksmenyen under Sitater og bibliografi i Referanser-fanen. Stilen bestemmer hvordan referansene formateres i teksten og i bibliografien. APA bruker for eksempel (Etternavn, År) i teksten, mens andre stiler kan bruke fotnoter.
Velg stilen som passer for fagfeltet ditt eller som veilederen din krever. Bytter du stil, oppdaterer Word automatisk alle referanser i dokumentet.
Sette inn bibliografi
Bibliografien er den samlede listen over alle kilder du har brukt. Den hører vanligvis hjemme på siste side i dokumentet. Gå til slutten av dokumentet, sett inn et sideskift hvis nødvendig, og klikk Bibliografi under Referanser. Du kan velge mellom overskriftene «Bibliografi», «Referanser» eller «Siterte verk».
Word genererer listen automatisk basert på alle kilder du har satt inn i dokumentet. Legger du til nye kilder senere, oppdaterer du bibliografien ved å klikke på den og velge Oppdater sitater og bibliografi. Alle kilder formateres i henhold til den valgte referansestilen.
Slik kommer du i gang
Begynn med å velge riktig referansestil før du setter inn den første kilden. Registrer kilder underveis mens du skriver, heller enn å samle alt til slutt. Bruk plassholdere for sitater du ikke har fullstendig informasjon om ennå. Når dokumentet er ferdig, setter du inn bibliografien og gjør en siste gjennomgang av at alle fotnoter og kildehenvisninger er på plass.
Disse verktøyene fungerer spesielt godt sammen med koblinger og bokmerker for å gi leseren enkel navigasjon gjennom dokumentet. Lurer du på hvordan du strukturerer hele dokumentet med overskrifter og stiler, kan du lese om stiler i Word.
Videoene denne artikkelen bygger på er hentet fra Microsoft Word for viderekomne med Elin Lovinda Bae. I kurset får du en grundig gjennomgang av fotnoter, sluttnoter, sitater og bibliografi, inkludert hvordan du behandler kildelister og velger riktig referansestil.
