Du har satt inn et diagram i rapporten og vil merke det med «Figur 1». Du skriver teksten manuelt under bildet, og det ser fint ut. Men når du senere legger til en ny figur foran, stemmer ikke nummereringen lenger. Da må du gjennom hele dokumentet og rette opp for hånd. Bildetekst i Word løser dette: nummereringen oppdateres automatisk, og du kan generere en komplett figurliste med ett klikk.
Slik setter du inn bildetekst i Word
Klikk på bildet, diagrammet eller tabellen du vil merke. Gå til Referanser-fanen og klikk Sett inn bildetekst. Du kan også høyreklikke på objektet og velge Sett inn bildetekst fra hurtigmenyen.
Word foreslår etiketten «Figur» som standard. Etter etiketten kommer et nummer som Word tildeler automatisk. Skriv inn en kort beskrivelse etter nummeret, for eksempel «Figur 1 – Omsetning per kvartal». Velg om bildeteksten skal stå over eller under objektet. For bilder og diagrammer er det vanligst å plassere den under. For tabeller plasserer mange den over.
Lag din egen etikett
Standardetiketten er «Figur», men du kan lage egne. Klikk Ny etikett i dialogboksen og skriv inn teksten du vil bruke, for eksempel «Bilde» eller «Tabell». Den nye etiketten dukker opp i nedtrekksmenyen og kan gjenbrukes i hele dokumentet.
Word holder separate nummereringer for hver etikett. Har du tre figurer og to tabeller, nummereres figurene Figur 1–3 og tabellene Tabell 1–2, helt uavhengig av hverandre. Du slipper å holde styr på det selv.
Endre nummereringsformat
Standardformatet er 1, 2, 3. Klikk Nummerering i dialogboksen for å bytte til bokstaver (a, b, c), store bokstaver (A, B, C) eller romertall (i, ii, iii). Du kan også inkludere kapittelnummer slik at en figur i kapittel 3 blir «Figur 3-1». Det forutsetter at du bruker overskriftsstiler i dokumentet.
Bildetekst gjør kryssreferanser mulig
Når du har satt inn bildetekst, kan du referere til figuren fra andre steder i teksten. Gå til Sett inn > Kryssreferanse, velg referansetype «Figur», og klikk på figuren du vil peke til. Word setter inn en klikkbar kobling som oppdateres automatisk hvis figurnummeret endres.
I praksis betyr det at du kan skrive «Se Figur 1» i brødteksten, og hvis den figuren senere blir Figur 3 fordi du har lagt til nye figurer foran, oppdateres referansen til «Se Figur 3». Leseren kan klikke seg direkte til riktig figur.
Lag en figurliste med bildetekstliste
En bildetekstliste er en automatisk generert oversikt over alle bildetekster i dokumentet, med sidetall. Plasser markøren der du vil ha listen (vanligvis rett etter innholdsfortegnelsen), gå til Referanser og klikk Sett inn bildetekstliste.
I dialogboksen velger du hvilken etikett listen skal baseres på. Har du brukt både «Figur» og «Tabell», lager du to separate lister. Du kan velge format, om sidetall skal vises, og om det skal være fylltegn mellom tekst og sidetall. Har du allerede laget en innholdsfortegnelse i Word, kjenner du igjen logikken. Bildetekstlisten fungerer på nøyaktig samme måte.
Oppdater alle felt på én gang
Bildetekstlisten oppdateres ikke av seg selv. Når du har lagt til nye figurer, høyreklikker du på listen og velger Oppdater felt. Du kan også oppdatere alt i dokumentet samtidig: trykk Ctrl+A for å markere alt, deretter F9. Da oppdateres innholdsfortegnelse, bildetekstliste og kryssreferanser i ett jafs.
Den vanligste tabben med bildetekst er å skrive figurnumre manuelt i stedet for å bruke Words funksjon. Manuell nummerering bryter med én gang du setter inn, flytter eller sletter et objekt. Bruk alltid den innebygde bildetekstfunksjonen, så holder Word orden for deg.
Bildetekst fungerer på alle typer innhold du setter inn, ikke bare bilder. Diagrammer, tabeller og tekstbokser kan alle merkes med bildetekst og inkluderes i figurlisten.
Lær mer om Word for lengre dokumenter
Bildetekst er én av funksjonene som gjør Word til et seriøst verktøy for rapporter og oppgaver. I kurset Microsoft Word for viderekomne lærer du også å jobbe med hoveddokumenter, stikkordregister og avansert dokumentbeskyttelse, slik at du får full kontroll over lengre tekster.
