Prosjektkanalen din inneholder alt fra søknadsskjemaer til lunsjplanlegging, og du bruker fem minutter på å finne igjen én enkelt fil. Kanskje har markedsteamet, IT-supporten og sommerfesten endt opp i akkurat samme tråd. Løsningen er å dele opp samtalene i egne kanaler i Teams, en for hvert tema eller prosjekt, slik at hver samtaletråd faktisk handler om én ting. Her får du en praktisk gjennomgang av hvordan du oppretter, organiserer og administrerer kanaler i Microsoft Teams.
Hva er en kanal i Teams?
Et team i Teams er selve gruppen, mens kanalene er samtaleområdene inni den. Når du oppretter et nytt team, lager Teams automatisk en kanal som heter Generelt. Den kanalen kan du ikke slette, men du kan legge til så mange ekstra kanaler du trenger. Hver kanal har sin egen samtaletråd og sin egen filmappe, slik at filene fra ett prosjekt aldri blander seg med et annet. Deler du et dokument i kanalen, havner det automatisk i denne filmappen. Du slipper å lete etter et vedlegg langt nede i en meldingshistorikk fra forrige uke.
Slik oppretter du en ny kanal i Teams
Å opprette en ny kanal tar under et minutt når du vet hvor du skal klikke:
- Gå til Teams i navigasjonsmenyen til venstre.
- Finn teamet du vil legge til en kanal i, og klikk på de tre prikkene ved siden av teamnavnet.
- Velg Legg til kanal.
- Skriv inn et beskrivende kanalnavn. «Kursholdere» forteller mer enn «Diverse».
- Legg til en beskrivelse hvis du vil. Det hjelper nye medlemmer å forstå hva kanalen brukes til.
- Velg personvern under Standard eller Privat.
- Vurder å skru på Økt synlighet, så vises kanalen automatisk i kanallisten til alle medlemmene. Uten den kan kanalen bli skjult hvis teamet allerede har mange kanaler.
- Klikk Legg til.
Standard eller privat kanal?
Personverninnstillingen avgjør hvem som ser kanalen og innholdet i den:
| Innstilling | Hvem har tilgang | Passer for |
|---|---|---|
| Standard | Alle medlemmer av teamet | De fleste kanaler, som prosjekter og avdelinger |
| Privat | Kun medlemmene du inviterer inn i kanalen | Sensitiv informasjon eller en mindre gruppe, som en ledergruppe |
De fleste kanaler du oppretter bør være Standard. Bruk Privat bare når du bevisst vil skjerme innholdet for resten av teamet.
Administrer kanaler i Teams
Klikk på de tre prikkene ved siden av et kanalnavn for å se alternativene:
- Kanalvarsler: bestem hvilke varsler du får fra denne kanalen. Nyttig for kanaler med høy aktivitet.
- Fest til toppen: plasserer kanalen øverst i listen din for rask tilgang.
- Skjul kanal: fjerner kanalen fra listen uten at du forlater den. Du finner den igjen under Skjulte kanaler.
- Administrer kanal: styrer hvem som kan starte nye innlegg, og om kanalmoderasjon skal være aktiv.
Under Administrer kanal bestemmer du også hvem som har lov til å starte nye innlegg. Du kan åpne det for alle i teamet, eller begrense det til alle bortsett fra gjester. Sistnevnte er praktisk hvis teamet har eksterne samarbeidspartnere med i enkelte kanaler.
Kanalmoderasjon
Skrur du på kanalmoderasjon, må nye samtaler og innlegg godkjennes av en teameier før andre medlemmer ser dem. Det passer godt i rene informasjonskanaler der du vil kontrollere hva som publiseres, men dårlig i kanaler ment for åpen diskusjon. Vil du finstille hvem som er eier og hvem som bare er medlem, er det verdt å lese om roller og medlemskap i Teams først.
Send e-post og del lenke til en kanal
Send e-post direkte til kanalen
Hver kanal har sin egen e-postadresse. Klikk på de tre prikkene ved kanalnavnet og velg Få e-postadresse. Sender noen en e-post til denne adressen, publiseres innholdet automatisk som et innlegg i kanalen. Praktisk når du vil videresende viktige e-poster til teamet uten å kopiere og lime inn tekst manuelt.
Del en lenke til kanalen
Velg Få kobling til kanal fra samme meny. Du får en URL du kan sende til andre. Klikker mottakeren på lenken, åpnes kanalen direkte i Teams. Det er nyttig i en kalenderinvitasjon eller en e-post, når du vil at mottakeren skal lande rett i riktig kanal i stedet for at du må forklare veien dit.
Slett en kanal du ikke lenger trenger
Klikk på de tre prikkene ved kanalnavnet og velg Slett kanal.
Obs: Sletter du en kanal, forsvinner alt innhold i den, samtaler og filer inkludert. Det finnes ingen angre-knapp, så tenk deg om før du sletter, spesielt hvis kanalen inneholder filer andre fortsatt trenger. Kanalen Generelt kan ikke slettes.
Neste steg med kanaler i Teams
Med gode kanaler i Teams har du en ryddig struktur for samarbeid, uansett om teamet jobber med ett prosjekt eller ti. Har du ikke opprettet et team ennå, start med å opprette et team i Teams. Vil du finjustere varsler, tillatelser og andre detaljer per kanal utover det som er nevnt her, tar gjennomgangen av kanalinnstillinger i Teams deg videre.
Videoen dette er hentet fra er del av kurset Microsoft Teams på Utdannet.no. Der går Espen Faugstad gjennom hvordan du oppretter team og kanaler, hvordan du starter samtaler i en kanal, og hvordan du planlegger og gjennomfører møter, i praktiske videoleksjoner du kan ta i eget tempo.
