Du har opprettet et team i Microsoft Teams, men kollegene dine kan ikke se det ennå. Så lenge de ikke står på medlemslisten, er teamet usynlig for dem. Her lærer du hvordan du legger til medlemmer, inviterer eksterne gjester og tildeler roller som bestemmer hva folk har lov til å gjøre i teamet.
Slik legger du til nye medlemmer i Microsoft Teams
Alt skjer fra samme sted: administrasjonssiden for teamet. Bare eiere ser alternativet for å administrere et team, så hvis du opprettet teamet selv, er du automatisk eier og har full tilgang. I eksemplene under bruker vi et team som heter «Utdannet.no», men fremgangsmåten er nøyaktig den samme uansett hvilket team du administrerer.
- Gå til Teams i navigasjonsmenyen. Her får du en oversikt over alle teamene du er en del av.
- Finn teamet ditt i listen, klikk på de tre prikkene ved siden av det og velg Administrer team.
- Klikk på fanen Medlemmer for å se hvem som allerede er med, hvem som er eier og hvilken rolle du selv har.
- Klikk Legg til medlem øverst på siden.
- Skriv inn navnet på en kollega. Teams søker automatisk blant alle i organisasjonen mens du skriver.
- Klikk på personen i søkeresultatet for å legge dem til. Du kan søke opp og legge til flere personer etter hverandre før du lukker vinduet.
Har teamet mange medlemmer fra før, kan du bruke søkefeltet øverst på Medlemmer-fanen til å finne igjen en bestemt person i stedet for å skrolle gjennom hele listen. Fra samme administrasjonsside styrer du også kanaler og innstillinger, så det lønner seg å bli kjent med den. Er du usikker på hvor du finner igjen menyene i det daglige, kan det være lurt å lære å navigere i Teams først.
Legg til eksterne gjester i teamet
Skal du samarbeide med noen utenfor organisasjonen, følger du akkurat samme fremgangsmåte som over. Forskjellen ligger bare i hva du skriver inn i søkefeltet. Typiske eksempler på når det er aktuelt:
- En kunde som trenger innsyn i et prosjekt
- En konsulent som bidrar midlertidig
- En ekstern leverandør du samarbeider tett med
Inviter med e-post i stedet for navn
Skriv inn e-postadressen til personen i stedet for et navn. Teams kjenner igjen at adressen ikke tilhører organisasjonen og legger personen til som gjest automatisk. Gjester er tydelig merket i medlemslisten, både med teksten «Gjest» og et eget ikon ved siden av navnet, slik at du alltid ser hvem som er intern og hvem som er ekstern.
Hva en gjest kan og ikke kan gjøre
Gjester kan delta i samtaler og se og dele filer som ligger i teamet, men de har ikke tilgang til alt innholdet en vanlig medlem har. De kan verken opprette kanaler eller endre teaminnstillinger. Det gjør gjestetilgang til en praktisk løsning for tidsavgrensede prosjekter, uten at eksterne får mer tilgang enn de trenger.
Obs: Gjester kan ikke gjøres til eiere. Skal noen ha full administrasjonstilgang til teamet, må de legges til som et internt medlem av organisasjonen.
Eier, medlem og gjest: hva er forskjellen?
Rollen et teammedlem har, bestemmer hva de kan gjøre. Personen som opprettet teamet, er automatisk eier, men du kan gi eierrollen til flere etter hvert som teamet vokser.
| Rolle | Administrere medlemmer og innstillinger | Opprette og slette kanaler | Delta i samtaler og dele filer |
|---|---|---|---|
| Eier | Ja | Ja | Ja |
| Medlem | Nei | Nei | Ja |
| Gjest | Nei | Nei | Ja, med begrenset tilgang |
Eiere administrerer i tillegg appene som er koblet til teamet. Legger du merke til at et medlem bruker mye tid på å drifte teamet uten å ha rollen for det, er det trolig på tide å gjøre dem til eier.
Slik endrer du rollen til et medlem
- Gå til fanen Medlemmer i administrasjonsvisningen for teamet.
- Finn rullegardinmenyen til høyre for navnet til personen du vil endre.
- Bytt fra Medlem til Eier, eller motsatt vei hvis du vil nedgradere en eier til vanlig medlem igjen.
Tips: Ha alltid minst to eiere i hvert team. Da stopper ikke administrasjonen opp hvis én person er på ferie, slutter eller mister tilgangen sin.
Fjern et medlem fra teamet
Har noen sluttet i prosjektet, byttet avdeling eller ikke lenger skal ha tilgang, fjerner du dem på samme sted som du la dem til. Gå til Medlemmer-fanen, finn personen i listen og klikk på krysset eller de tre prikkene ved siden av navnet. Velg Fjern.
Personen mister umiddelbart tilgang til teamet, kanalene og filene, og får ikke noe varsel om at de er fjernet. Sjekk gjerne om personen har delt filer andre i teamet fortsatt trenger tilgang til, før du fjerner dem.
Neste steg
Med medlemmene på plass og rollene fordelt er teamet klart til bruk. Har du ikke opprettet selve teamet ennå, start med å opprette et team i Teams. Vil du finpusse hvem som ser hva og hvordan teamet fungerer i det daglige, kan du se nærmere på innstillingene i Teams.
Videoen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, der Espen Faugstad viser deg medlemsadministrasjon, kanalstruktur og resten av det du trenger for å drifte et team i praksis.
