Du har satt opp teamet, lagt til medlemmer og fått kanalene i gang, men standardoppsettet passer ikke helt. Kanskje en gjest slettet en kanal ved et uhell, eller alle får varsel hver gang noen skriver i en kanal de egentlig ikke bryr seg om. Kanskje det bare er teambildet som fortsatt er standardikonet Teams satte opp automatisk. Løsningen ligger i innstillinger for team og kanaler i Microsoft Teams, der du kan justere alt fra hvem som får opprette kanaler til hvem som må godkjenne innlegg før de vises for resten av teamet.
Slik åpner du innstillinger for team og kanaler
- Gå til Teams i navigasjonsmenyen til venstre.
- Klikk på de tre prikkene ved siden av teamnavnet.
- Velg Administrer team.
- Klikk på fanen Innstillinger.
Her samler Teams alt som styrer hvordan teamet oppfører seg: medlemstillatelser, gjestetillatelser, tegging, teamkode og mer. Fra samme sted kan du også bytte teambildet, hvis det gamle bildet ikke stemmer lenger. De fleste av disse innstillingene tar under et minutt å endre, men effekten varer så lenge teamet eksisterer. Gå gjennom dem én gang med et bevisst blikk fremfor å la standardvalgene styre.
Medlemstillatelser: bestem hva vanlige medlemmer kan gjøre
Under Medlemstillatelser velger du hva alle andre enn eiere har lov til å gjøre i teamet:
- Opprette og oppdatere kanaler: la medlemmene lage nye kanaler selv, eller krev at bare eiere gjør det. Nyttig å begrense hvis teamet vokser fort og du vil unngå en jungel av kanaler ingen bruker.
- Legge til og fjerne apper: styrer om medlemmer kan installere tredjepartsapper i teamet uten at du godkjenner hver enkelt.
- Slette og gjenopprette kanaler: skru av dette hvis noen har slettet en kanal ved en feiltakelse tidligere.
- Opprette, oppdatere og fjerne faner og koblinger: bestemmer om medlemmer kan endre fanene øverst i kanalene, som filer eller koblede apper.
Gjestetillatelser: strengere som standard, av gode grunner
Gjester har sitt eget sett med tillatelser, atskilt fra medlemmer. Her velger du om gjester kan opprette og oppdatere kanaler, og om de kan slette dem. For de fleste team er det tryggest å la gjester delta i samtaler og dele filer, uten å gi dem rettigheter til å endre strukturen på teamet. En ekstern rolle er nyttig i prosjekter med kunder eller partnere, men den bør ikke ha samme handlingsrom som de fast ansatte i teamet. Er du usikker på forskjellen mellom eier, medlem og gjest, kan du lese mer om roller og medlemskap i Teams.
Teamkode og tegge-varsler
Teamkode gir rask tilgang, men uten kontroll
Klikk Generer under Teamkode for å lage en kode andre kan bruke til å bli med i teamet direkte, uten å sende en forespørsel du må godkjenne. Koden fungerer likt uansett om teamet er offentlig eller privat: har noen koden, kommer de rett inn.
Obs: Del teamkoden kun med personer du faktisk vil ha med i teamet. Siden koden hopper over godkjenningssteget helt, blir alle som får tak i den medlem med en gang.
Tegg team eller kanal uten å forstyrre alle
Under Omtaler bestemmer du hvem som kan bruke @team og @kanal for å varsle alle medlemmer samtidig. I et lite team er dette sjelden noe problem, men i et team med femti medlemmer kan hyppige @team-varsler bli mer forstyrrende enn nyttige. Vurder å begrense muligheten til eiere hvis teamet har vokst forbi det uformelle stadiet.
Kanalinnstillinger: hvem kan publisere, og om innlegg må godkjennes
Kanalene har egne innstillinger, atskilt fra teaminnstillingene. Klikk på de tre prikkene ved siden av kanalnavnet og velg Administrer kanal for å justere dem.
| Innstilling | Hva skjer | Bruk når |
|---|---|---|
| Alle kan publisere | Alle medlemmer kan skrive innlegg direkte i kanalen | Vanlige samarbeidskanaler der diskusjon er ønsket |
| Bare eiere kan publisere | Kun eiere kan starte nye innlegg i kanalen | Kunngjøringskanaler der du vil kontrollere hva som deles |
I tillegg kan du aktivere kanalmoderasjon. Når den er skrudd på, må nye innlegg godkjennes av en eier eller moderator før de blir synlige for resten av kanalen. Dette egner seg for formelle kommunikasjonskanaler der du vil luke bort feilposteringer eller sikre at bare relevant informasjon når fram til alle. Legg merke til at disse valgene settes per kanal, ikke for hele teamet, så en kunngjøringskanal kan være strengt moderert samtidig som prosjektkanalen ved siden av er helt åpen.
Emojier, GIF-er og klistremerker
Under teaminnstillingene finner du også kontroller for om medlemmene kan bruke emojier, memes, GIF-er og klistremerker i kanalene. De fleste team lar dette stå på, det bidrar til en uformell tone i samtalene. I mer formelle team, for eksempel kanaler for ledelsen eller eksterne kunder, kan det være verdt å skru av GIF-er og memes for å holde tonen profesjonell.
Neste steg for team og kanaler
Med disse innstillingene for team og kanaler på plass fungerer teamet slik du faktisk vil at det skal fungere, ikke slik Teams satte det opp som standard. Vil du bygge videre på oppsettet? Les hvordan du legger til apper i Teams for å utvide funksjonaliteten, eller naviger deg rundt i Teams mer effektivt i det daglige.
Videoen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, der Espen Faugstad tar deg gjennom teamadministrasjon, kanalstruktur og alt annet du trenger for å styre teamet fra A til Å.
