Du bruker Microsoft Teams til chat og møter, men visste du at programmet kan gjøre mye mer? Med apper kan du legge til skjemaer, wikisider, nettsider og Office-dokumenter direkte i en kanal. I stedet for å veksle mellom programmer, har du alt samlet på ett sted. Her ser du hvordan du finner, installerer og bruker apper i Microsoft Teams.
Hvor finner du apper i Microsoft Teams?
Apper dukker opp på flere steder i Teams. Nederst i navigasjonsmenyen på venstre side finner du et Apper-ikon. Klikker du der, åpnes en fullstendig katalog med alle tilgjengelige apper. Du kan søke etter navn, bla gjennom kategorier og lese beskrivelser av hva hver app gjør.
Noen apper er laget av Microsoft, som Forms (spørreundersøkelser), OneNote (notater) og Planner (oppgavestyring). Andre er laget av tredjeparter. Utvalget er stort, men du trenger ikke å installere alt. Start med de appene som løser et konkret behov for teamet ditt.
Legg til en app som fane i en kanal
Den vanligste måten å bruke apper på er å legge dem til som en fane i en kanal. Faner vises som knapper øverst i kanalen, ved siden av Innlegg og Filer. Når en app er festet som fane, kan alle i kanalen åpne den med ett klikk.
Slik gjør du: Gå til kanalen der du vil legge til appen. Klikk på + (pluss-ikonet) ved siden av de eksisterende fanene. Søk etter appen du vil legge til, for eksempel "Nettsted". Fyll inn nødvendig informasjon (for en nettside-app er det URL-adressen og et fanenavn). Klikk Lagre, og appen vises som en ny fane i kanalen.
Resultatet er at alle i kanalen kan åpne nettsiden, wiki-siden eller Office-dokumentet uten å forlate Teams. For en prosjektkanal kan du for eksempel ha en fane med prosjektplanen i Excel, en fane med et delt Word-dokument og en fane med et skjema for statusrapportering.
Nettside-appen
Nettside-appen lar deg bygge inn en hvilken som helst nettside som en fane. Det kan være bedriftens intranett, et dashboard, dokumentasjon eller et eksternt verktøy. Når du har lagt den til, kan du navigere rundt på nettsiden rett inne i Teams, akkurat som i en nettleser. Alle som har tilgang til kanalen ser den samme fanen.
Vær oppmerksom på at noen nettsider blokkerer innbygging av sikkerhetshensyn. Hvis nettsiden ikke vises, skyldes det at nettstedet har satt begrensninger som hindrer det. I så fall kan du legge inn lenken som en bokmerke-fane i stedet.
Office-dokumenter som faner
En spesielt nyttig funksjon er å legge til Office-dokumenter som faner. Søk etter Word, Excel eller PowerPoint i app-katalogen, velg en fil fra teamets filer, og den vises som en fane. Forskjellen fra å dele filen i en chat er at fanen gjør dokumentet permanent synlig for alle i kanalen. Ingen trenger å lete etter filen i en lang meldingshistorikk.
Dokumenter som er festet som faner, kan redigeres direkte i Teams. Flere personer kan jobbe på dokumentet samtidig, og endringer lagres automatisk. Det er spesielt nyttig for prosjektplaner, møteagendaer eller dokumenter som oppdateres jevnlig.
Fjerne en app fra en kanal
Apper du ikke lenger trenger, kan du fjerne. Høyreklikk på fanen og velg Fjern. Selve appen forsvinner fra kanalen, men filer og innhold som ble opprettet gjennom appen, blir liggende i teamets filområde. Du kan alltid legge den til igjen senere.
Neste steg
Nå vet du hvordan du utvider Teams med apper. Vil du bruke Teams til daglig kommunikasjon, viser artikkelen om chat i Microsoft Teams hvordan du starter samtaler og sender meldinger. Er du klar for videomøter, forklarer artikkelen om planlegging av møter hvordan du setter opp ditt første nettmøte.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, der du lærer alt fra grunnleggende oppsett og apper til avansert møteadministrasjon og samarbeid.
