Du har prosjektplanen i et Excel-ark, statusskjemaet i en e-post og wikisiden med onboardinginfo et helt annet sted. Hver gang noen i teamet trenger noe av dette, må de forlate Microsoft Teams og lete videre et annet sted. Med apper kan du legge alt sammen inn som faner i kanalen, slik at det ligger klart der samtalen allerede foregår. Her ser du hvor du finner appene, hvordan du legger dem til, og hvilke tre typer faner som gjør størst forskjell i en vanlig arbeidshverdag.
Hvor finner du apper i Microsoft Teams?
Nederst i navigasjonsmenyen på venstre side finner du et Apper-ikon. Klikker du der, åpnes en fullstendig katalog med alt som er tilgjengelig. Du kan søke etter navn, bla gjennom kategorier og lese en kort beskrivelse av hva hver app faktisk gjør før du installerer den.
Noen av appene er laget av Microsoft selv, som Forms til spørreundersøkelser, SharePoint til dokumentbibliotek, en innebygd kalender, en værmelding og OneNote til notater. Andre er laget av tredjeparter. Utvalget av apper i Microsoft Teams er stort, men du trenger ikke installere alt på en gang. Start med appen som løser ett konkret behov for teamet ditt, så bygger du på etter hvert.
Slik legger du til en app som fane i en kanal
Den vanligste måten å bruke en app på, er å feste den som en fane i en kanal. Faner vises som knapper øverst, ved siden av Innlegg og Filer. Er appen først lagt til som fane, kan alle i kanalen åpne den med ett klikk, uten å søke den opp på nytt hver gang.
- Gå til kanalen der du vil legge til appen.
- Klikk på + ved siden av de eksisterende fanene.
- Søk etter appen du vil legge til, for eksempel Nettsted, Wiki eller Word.
- Fyll inn nødvendig informasjon, som URL-adresse og et navn på fanen.
- Klikk Lagre. Appen vises nå som en ny fane, synlig for alle i kanalen.
Tre typer faner som gjør en kanal mer nyttig
Du kan legge til svært mange apper i Microsoft Teams, men tre typer dekker de fleste behov i en vanlig prosjektkanal: en nettside, en wiki og et Office-dokument.
Nettside-fanen
Nettside-appen lar deg bygge inn en hvilken som helst side som en fane. Det kan være bedriftens intranett, et dashboard eller et eksternt verktøy teamet bruker daglig. Når du legger den til, søker du opp Nettsted, limer inn URL-adressen og gir fanen et navn, for eksempel «Nettsted». Adressen må starte med http:// og lede til innhold som er greit å dele med hele kanalen.
Etterpå kan du navigere rundt på siden akkurat som i en nettleser, rett inne i Teams. Du kan til og med logge inn hvis siden krever det. Alle som har tilgang til kanalen, ser den samme fanen med samme innhold.
Wiki-fanen
Wiki-appen lar deg bygge en egen liten Wikipedia for kanalen. Du søker opp Wiki og gir fanen et navn. Inne i wikien kan du opprette flere sider, for eksempel én som heter «Om oss», og legge til nye deler under hver side. Legger du til en ny del, dukker den automatisk opp i innholdsfortegnelsen til venstre, slik at teamet enkelt finner igjen det de leter etter.
Dette er nyttig for informasjon som endrer seg over tid: rutiner, kontaktlister eller onboarding for nye medlemmer. I stedet for et dokument som blir liggende glemt et sted, bygger hele teamet videre på samme wiki.
Office-dokumenter som faner
Søker du opp Word, Excel eller PowerPoint i app-katalogen, kan du velge en fil direkte fra teamets filområde og feste den som fane. Forskjellen fra å dele en fil i en chat er at fanen gjør dokumentet permanent synlig for alle i kanalen. Ingen må lete etter filen langt nede i en gammel meldingstråd.
Dokumenter som er festet som faner, kan redigeres direkte i Teams. Flere personer kan jobbe i samme fil samtidig, og endringene lagres automatisk. Det passer godt til prosjektplaner, møteagendaer eller andre dokumenter som oppdateres jevnlig.
| Fane | Bruk den til |
|---|---|
| Nettside | Vise et intranett, dashboard eller eksternt verktøy uten å forlate Teams |
| Wiki | Bygge en enkel kunnskapsbase for kanalen, med flere sider og en egen innholdsfortegnelse |
| Word, Excel eller PowerPoint | Gjøre et dokument permanent synlig og redigerbart for hele kanalen |
Tips: Viser ikke nettsiden seg etter at du har lagt til Nettside-fanen, skyldes det som regel en begrensning nettstedet selv har satt for sikkerhets skyld. Legg lenken inn som en bokmerke-fane i stedet, så fungerer den likevel.
Fjerne en app fra en kanal
Apper du ikke lenger trenger, er raskt fjernet.
- Høyreklikk på fanen du vil fjerne.
- Velg Fjern.
Selve fanen forsvinner fra kanalen, men filer og innhold som er opprettet gjennom appen, blir liggende i teamets filområde. Angrer du deg, legger du bare fanen til på nytt.
Neste steg
Nå vet du hvordan apper i Microsoft Teams samler nettsider, wikier og dokumenter på ett sted i kanalen. Er du fortsatt ny i verktøyet, viser artikkelen om å navigere i Teams hvor de andre knappene i menyen fører deg. Vil du vite mer om hvordan kanaler er bygget opp før du fester flere faner, forklarer artikkelen om kanaler i Teams strukturen bak.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, der du lærer alt fra grunnleggende oppsett og apper til avansert møteadministrasjon og samarbeid.
