En kollega ber om Excel-filen du jobbet med i går. Du sender den på e-post. Hun gjør endringer og sender den tilbake. Du har allerede gjort egne endringer. Nå har dere to versjoner og ingen vet hvilken som er riktig. I Microsoft Teams slipper du dette problemet. Du deler filen direkte i en chat eller kanal, og alle jobber på det samme dokumentet i sanntid.
Del en fil i en chat eller kanal
Uansett om du står i en chat, en kanalsamtale eller et møte-chat, finner du et bindersikonet under tekstfeltet. Klikk på det, og du får to valg: Finn fil herifra (filer som allerede ligger i Teams) eller Last opp fra datamaskinen. Velg filen du vil dele, legg eventuelt til en melding, og klikk send.
Filen vises som et vedlegg i samtalen. Alle som er med i chatten eller kanalen kan klikke på den for å åpne den. PDF-filer åpnes i en forhåndsvisning direkte i Teams. Office-dokumenter (Word, Excel, PowerPoint) åpnes i en redigeringsmodus der flere kan jobbe på dokumentet samtidig.
Samarbeid på Office-dokumenter i sanntid
Det som gjør fildeling i Teams spesielt nyttig, er at Office-dokumenter kan redigeres direkte i programmet. Når du klikker på et Word-dokument som er delt i en kanal, åpnes det i Teams. Du kan skrive, formatere og gjøre endringer. Hvis en kollega åpner det samme dokumentet samtidig, ser dere hverandres markører og endringer i sanntid.
Endringer lagres automatisk. Du trenger ikke å klikke lagre eller laste ned en ny versjon. Når du lukker dokumentet og åpner det igjen senere, er alle endringer på plass. Dette gjelder for Word, Excel og PowerPoint.
Du kan også velge hvor dokumentet åpnes. Klikk på de tre prikkene ved filen, og du får alternativer som Åpne i Teams (standard), Åpne i nettleseren eller Åpne i skrivebordsappen. Nettleseren gir deg en fullverdig versjon av programmet uten å installere noe. Skrivebordsappen gir deg alle avanserte funksjoner. De fleste klarer seg med Teams-versjonen for daglige oppgaver.
Finn delte filer igjen
Etter en stund kan det bli vanskelig å finne tilbake til filer som ble delt for flere uker siden. Teams har to steder der filer samles:
- I en kanal finner du fanen Filer øverst. Den viser alle dokumenter som er delt i den kanalen, sortert etter når de sist ble endret. Her ser du også hvem som endret filen og når.
- I en chat finner du den samme fanen. Klikk på Filer øverst i chatvinduet for å se alle dokumenter som er delt mellom deg og samtalepartneren.
I tillegg finner du Filer i navigasjonsmenyen til venstre. Denne viser alle filer på tvers av teams og kanaler, knyttet til din Microsoft 365-konto. Det er det raskeste stedet å lete hvis du ikke husker hvilken kanal filen ble delt i.
Gjør et dokument til en fane
For dokumenter som teamet bruker daglig, kan du gjøre dem til en fane i kanalen. Klikk på de tre prikkene ved filen og velg Gjør dette til en fane. Dokumentet får en egen knapp øverst i kanalen, ved siden av Innlegg og Filer. Alle i kanalen kan åpne det med ett klikk, uten å søke i fillisten. Det er perfekt for prosjektplaner, budsjettark eller møteagendaer som oppdateres jevnlig.
Del en kobling til et dokument
Noen ganger trenger du ikke å sende selve filen, bare en lenke til den. Klikk på de tre prikkene ved filen og velg Kopier kobling. Du kan lime inn lenken i en chat, e-post eller et annet verktøy. Alle som har tilgang til teamet kan åpne filen via lenken. Det er tryggere enn å sende selve filen, fordi alle alltid jobber på den samme versjonen.
Emojis, GIF-er og klistremerker
I tillegg til filer kan du dele emojis, GIF-er og klistremerker i samtaler. Du finner ikonene for disse ved siden av tekstfeltet. Noen organisasjoner deaktiverer GIF-er og klistremerker av hensyn til profesjonalitet. Hvis du ikke ser disse alternativene, har administratoren i din organisasjon skrudd dem av.
Neste steg
Nå vet du hvordan du deler og samarbeider på filer i Teams. Vil du ta samarbeidet videre med videomøter, viser artikkelen om planlegging av møter hvordan du setter opp ditt første nettmøte. Trenger du å gjøre meldingene dine tydeligere, viser artikkelen om formatering av meldinger hvordan du bruker overskrifter, lister og lenker.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, som dekker alt fra fildeling og samarbeid til avansert møteadministrasjon.
