En kollega ber om Excel-filen du jobbet med i går. Du sender den på e-post. Hun gjør endringer og sender den tilbake til deg. I mellomtiden har du selv rukket å endre din egen versjon. Nå finnes filen i to utgaver, og ingen av dere er sikre på hvilken som er den riktige. I Microsoft Teams slipper du denne runddansen. Du deler filen direkte i en chat eller kanal, og alle som trenger den jobber på nøyaktig det samme dokumentet i sanntid.
Del en fil i en chat, kanal eller møte
Uansett hvor du befinner deg i Teams, en kanalsamtale, en direktemelding eller chatvinduet i et nettmøte, ligger verktøyet for å dele filer samme sted: et bindersikon under tekstfeltet.
- Klikk på bindersikonet under tekstfeltet.
- Velg Finn fil herifra for å dele en fil som allerede ligger i Teams, eller Last opp fra datamaskinen for å dele en ny fil.
- Merk av filen du vil dele.
- Legg til en kort melding hvis du ønsker det.
- Klikk send for å publisere filen i samtalen.
Filen dukker opp som et vedlegg i samtalen med en gang. Klikker noen på den, åpnes den direkte i Teams, uten omveier via e-post eller nedlasting. Hva som skjer videre, kommer an på filtypen.
Rediger Office-dokumenter sammen i sanntid
Word-, Excel- og PowerPoint-filer skiller seg fra andre vedlegg: de kan redigeres av flere personer samtidig, direkte inne i Teams. Klikker du på et Word-dokument som er delt i en kanal, åpnes det i redigeringsmodus. Skriver en kollega i det samme dokumentet mens du er inne, ser du markøren og endringene hennes dukke opp fortløpende.
Endringer lagres automatisk
Du trenger aldri å trykke lagre selv. Øverst i dokumentet endres teksten fra «lagrer» til «lagret» mens du skriver. Lukker du dokumentet og åpner det igjen senere, timer eller dager etter, ligger alt du og kollegene skrev fortsatt på plass.
Velg hvor dokumentet skal åpnes
Klikk på de tre prikkene ved siden av filen for flere valg. Standarden er Åpne i Teams, men du kan også velge Åpne i nettleseren for en fullverdig versjon av Word, Excel eller PowerPoint uten å installere noe, eller Åpne i skrivebordsappen hvis du trenger avanserte funksjoner som ikke finnes i nettversjonen. Du kan også endre hvilket program som brukes som standard, slik at dokumenter alltid åpnes i nettleseren i stedet for i Teams. De fleste klarer seg fint med Teams-versjonen til daglige oppgaver.
Tips: Skal du jobbe uten nett en periode? De tre prikkene gir deg også muligheten til å laste ned en kopi av dokumentet og redigere den lokalt på maskinen din.
Forskjellen mellom Office-filer og PDF-er når du deler filer i Teams
PDF-filer oppfører seg annerledes enn Office-dokumenter når de deles. Last du opp en PDF, åpnes den i en forhåndsvisning i Teams, men innholdet kan ikke redigeres. Til gjengjeld får du et par andre alternativer fra de tre prikkene: du kan vise samtalen ved siden av dokumentet mens du leser, slik at du kan diskutere innholdet uten å bytte vindu, eller åpne filen direkte i SharePoint.
| Handling | Office-dokument (Word, Excel, PowerPoint) | |
|---|---|---|
| Redigere sammen i sanntid | Ja, med andres endringer synlige fortløpende | Nei, kun forhåndsvisning |
| Åpne i nettleser eller skrivebordsapp | Ja | Nei |
| Gjøre til fane i kanalen | Ja | Nei |
| Vise samtalen ved siden av dokumentet | Nei | Ja |
| Laste ned en kopi | Ja | Ja |
Finn tilbake til delte filer
Etter noen uker kan det bli vanskelig å huske hvor en bestemt fil ble delt. Teams samler filene dine to steder, avhengig av hvor de ble delt:
- I en kanal finner du fanen Filer øverst. Den viser alle dokumenter som er delt i kanalen, sortert etter når de sist ble endret, sammen med hvem som gjorde endringen.
- I en chat finner du samme fane. Klikk på Filer øverst i chatvinduet for å se alle dokumenter som er delt mellom deg og samtalepartneren.
I tillegg ligger Filer i navigasjonsmenyen til venstre i Teams. Den samler alle filene dine på tvers av team og kanaler, koblet til Microsoft 365-kontoen din. Det er det raskeste stedet å lete hvis du ikke husker hvilken kanal filen ble delt i.
Gjør et dokument til en fane
Bruker teamet et dokument daglig, kan dere gjøre det til en egen fane i kanalen. Klikk på de tre prikkene ved filen og velg Gjør dette til en fane. Dokumentet får en egen knapp øverst i kanalen, ved siden av Innlegg og Filer. Alle i kanalen åpner det med ett klikk, uten å lete i fillisten. Det passer godt for prosjektplaner, budsjettark eller møteagendaer som oppdateres jevnlig.
Del en kobling i stedet for filen
Noen ganger trenger mottakeren bare en lenke, ikke selve filen. Klikk på de tre prikkene ved filen og velg Kopier kobling. Lim inn lenken i en chat, e-post eller et annet verktøy. Alle som har tilgang til teamet kan åpne dokumentet via lenken, og fordi alle går til den samme filen, unngår dere at det oppstår flere versjoner slik som i eksempelet med Excel-filen innledningsvis.
Del emojis, GIF-er og klistremerker
I tillegg til filer og lenker kan du dele emojis, GIF-er og klistremerker i samtaler. Ikonene for disse ligger ved siden av tekstfeltet, samme sted som bindersikonet. Noen organisasjoner deaktiverer GIF-er og klistremerker av hensyn til profesjonalitet. Ser du ikke disse alternativene i din Teams-samtale, har trolig administratoren i organisasjonen din skrudd dem av.
Neste steg
Nå vet du hvordan du deler filer, kobler til dokumenter og redigerer sammen med kolleger i Teams. Vil du ta samarbeidet videre med videomøter, viser artikkelen om planlegging av møter hvordan du setter opp ditt første nettmøte. Trenger meldingene dine litt mer struktur, viser artikkelen om formatering av meldinger hvordan du bruker overskrifter, lister og lenker i chatten.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, som dekker alt fra fildeling og samarbeid til kanalstruktur og møteadministrasjon.
