Klokken er 09:58 og møtet starter om to minutter, men halvparten av deltakerne vet ikke at det finnes. En godt planlagt møteinnkalling i Microsoft Teams sikrer at alle vet når møtet er, hva det handler om, og at de kan bli med med ett klikk. Her ser du hvordan du planlegger et møte, setter opp innstillinger og administrerer det i etterkant.
Planlegg et møte fra kalenderen
Klikk på Kalender i navigasjonsmenyen til venstre. Øverst til høyre finner du knappen Nytt møte. Et vindu åpnes med alle feltene du trenger:
- Tittel: Gi møtet et beskrivende navn. "Statusmøte prosjekt X" er bedre enn "Møte".
- Obligatoriske deltakere: Skriv inn navnene eller e-postadressene til personene som må delta. Teams finner personer i organisasjonen automatisk. For eksterne deltakere legger du inn e-postadressen.
- Dato og tid: Velg startdato, starttid, sluttdato og sluttid.
- Gjentakelse: Skal møtet skje ukentlig, månedlig eller årlig? Velg det her. For engangsmøter lar du feltet stå tomt.
- Kanal: Du kan knytte møtet til en bestemt kanal. Da ser alle i kanalen at møtet holdes, og de kan be om å bli med.
- Sted: Valgfritt felt for fysisk plassering, relevant for hybridmøter.
- Detaljer: Legg til en agenda eller beskrivelse. Det hjelper deltakerne å forberede seg.
Når du klikker Send, mottar alle deltakerne en e-postinvitasjon med en lenke til møtet. De kan svare ja, nei eller kanskje, akkurat som i Outlook. Eksterne deltakere kan delta selv om de ikke har en Teams-konto fra før.
Innstillinger for møtet
Øverst i møtevinduet finner du flere innstillinger som de fleste hopper over, men som kan spare deg for problemer:
- Vis som bestemmer hvordan møtet vises i kalenderen din: opptatt, ledig, foreløpig eller borte.
- Kategori og farge gir møtet en visuell markering i kalenderen.
- Svaralternativer styrer om deltakerne kan svare på invitasjonen og om de kan videresende den til andre. Skru av videresending hvis du vil ha kontroll over hvem som deltar.
- Registrering lar deg kreve at deltakerne registrerer seg. Velg om det kun er personer i organisasjonen, eller om hvem som helst kan delta uten registrering.
Møte-ID og passord
Når møtet er opprettet, genererer Teams en møte-ID og et passord. Du finner disse i detaljene for møtet. Alle som har denne informasjonen kan delta i møtet, selv om de ikke ble lagt til som deltaker. Det er nyttig for situasjoner der noen trenger å bli med i siste liten. Du kan dele møte-ID og passord via chat, e-post eller til og med SMS.
Endre eller avlys et planlagt møte
Planer endrer seg. Klikk på møtet i kalenderen og velg Rediger. Du kan flytte tidspunktet, legge til nye deltakere, endre agendaen eller oppdatere innstillingene. Når du lagrer, sender Teams automatisk en oppdatert invitasjon til alle deltakere.
Skal møtet avlyses, finner du Avlys-knappen i redigeringsvinduet. Alle deltakere får en e-post om at møtet er kansellert, og det fjernes fra kalenderen deres.
Chat med deltakerne før møtet starter
Hvert planlagt møte har en egen chat som er tilgjengelig med en gang møtet er opprettet. Du finner den ved å klikke på møtet i kalenderen og velge chat-ikonet. Her kan du dele filer, diskutere agendaen eller stille spørsmål i forkant. Alt som skrives i møtechatten forblir tilgjengelig etter at møtet er ferdig, noe som gjør den til et nyttig referansepunkt for beslutninger og avtaler.
Start et møte uten planlegging
Ikke alle møter trenger å planlegges på forhånd. Fra kalenderen kan du klikke Start møte nå for å starte et spontant møte. Du kan også gå til en kanal og klikke på kameraikonet øverst til høyre for å starte en videosamtale med alle i kanalen. I en chat kan du starte en videosamtale eller lydsamtale med ett klikk på ikonene øverst i chatvinduet.
Spontane møter passer for raske avklaringer der du trenger svar umiddelbart. For alt som involverer flere deltakere, en agenda eller et bestemt tidspunkt, er det bedre å planlegge et møte via kalenderen.
Neste steg
Nå vet du hvordan du planlegger og administrerer møter. Når møtet er i gang, trenger du å vite hvordan du deler skjermen og presenterer innhold for deltakerne. Vil du kommunisere effektivt underveis i et møte, viser artikkelen om kommunikasjon i Teams-møter hvordan du bruker chat, reaksjoner og håndsopprekking.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, som tar deg gjennom alt fra møteplanlegging og konfigurering til avanserte funksjoner som grupperom og opptak.
