Klokken er 09:58 og møtet skal begynne om to minutter, men halvparten av deltakerne aner ikke at det finnes. Uten en tittel som forklarer hva møtet handler om, uten riktig tidspunkt i kalenderen og uten en lenke å klikke på, blir møtet enten avlyst i stillhet eller sittende og vente på folk som aldri dukker opp. Planlegger du møtet riktig fra start, unngår du alt dette. Her ser du hvordan du setter opp møtet, hvilke innstillinger som faktisk betyr noe, og hvordan du endrer eller avlyser det i etterkant.
Slik planlegger du et møte fra Teams-kalenderen
Du kan planlegge et møte to steder i Teams: fra en kanal, eller fra kalenderen. Kalenderen er den vanligste veien inn, og samler alle innstillingene på ett sted.
- Klikk på Kalender i navigasjonsmenyen til venstre.
- Klikk på knappen Nytt møte øverst til høyre.
- Skriv inn en tittel som beskriver hva møtet handler om. «Statusmøte prosjekt X» sier mer enn «Møte», og gjør det lettere for deltakerne å prioritere riktig i en full kalender.
- Legg til obligatoriske eller valgfrie deltakere. Teams finner kolleger i organisasjonen automatisk mens du skriver. For eksterne deltakere skriver du inn e-postadressen direkte, de kan delta selv om de ikke har en Teams-konto fra før.
- Sett start- og sluttdato, samt klokkeslett. Skal møtet gjentas ukentlig, månedlig eller årlig, velger du det under gjentakelse. For et engangsmøte lar du feltet stå tomt.
- Vil du at møtet skal være synlig for en hel kanal, kobler du det til kanalen i feltet for det. Da ser alle medlemmene at møtet holdes, og kan be om å bli med selv om de ikke er lagt til som deltakere.
- Fyll ut sted, hvis det er et hybridmøte, og legg til en agenda under detaljer.
- Klikk Send.
Deltakerne mottar en e-postinvitasjon med lenke til møtet med en gang du sender den, og kan svare ja, nei eller kanskje, akkurat som i Outlook.
Innstillinger de fleste hopper over
Øverst i møtevinduet ligger fire innstillinger som er lette å overse, men som avgjør hvordan møtet oppfører seg i praksis.
- Vis som styrer hvordan møtet vises i kalenderen din: opptatt, ledig, foreløpig eller borte.
- Kategori og farge gir møtet en visuell markering, nyttig hvis kalenderen din er full av ulike møtetyper.
- Svaralternativer bestemmer om deltakerne kan svare på invitasjonen, og om de kan videresende den til andre. Skru av videresending hvis du vil ha full kontroll over hvem som deltar.
- Registrering lar deg kreve at deltakerne registrerer seg før møtet, og du velger om kun personer i organisasjonen kan bli med, eller om hvem som helst kan delta uten registrering.
Møte-ID og passord gir tilgang uten invitasjon
Så snart møtet er opprettet, genererer Teams en møte-ID og et passord. Du finner begge i møtedetaljene. Alle som har denne informasjonen kan bli med i møtet, selv om de aldri ble lagt til som deltaker, noe som er nyttig når noen trenger å hoppe inn i siste liten. Del møte-ID og passord via chat, e-post eller SMS.
Obs: Møte-ID og passord fungerer som en nøkkel. Alle som har dem kommer inn, uansett om de sto på deltakerlisten. Del dem kun med folk du stoler på.
Ønsker du mer kontroll over hvem som slipper inn, er det verdt å se nærmere på hvordan du inviterer deltakere til et møte i Teams og administrerer forespørsler om å bli med.
Rediger eller avlys et planlagt møte
Gjør endringer
- Klikk på møtet i kalenderen.
- Velg Rediger.
- Endre tidspunkt, legg til deltakere, oppdater agendaen eller juster innstillingene.
- Klikk Lagre.
Teams sender automatisk en oppdatert invitasjon til alle deltakerne så snart du lagrer, så ingen går glipp av at møtet er flyttet.
Avlys møtet
Finner du Avlys-knappen i redigeringsvinduet og klikker på den, får alle deltakerne en e-post om at møtet er kansellert, og det forsvinner fra kalenderen deres med en gang.
Chat med deltakerne før møtet starter
Hvert planlagt møte får sin egen chat automatisk, tilgjengelig fra det øyeblikket møtet er opprettet. Klikk på møtet i kalenderen og velg chat-ikonet for å åpne den. Her kan du dele filer, diskutere agendaen eller svare på spørsmål før møtet begynner. Alt som skrives blir liggende etter at møtet er ferdig, så chatten fungerer som et referansepunkt for beslutninger dere har tatt underveis. I samme vindu finner du også en egen fane for filer som er delt før, under og etter møtet, og en fane med alle møtedetaljene samlet.
Start et møte uten planlegging
Ikke alt trenger en kalenderinvitasjon. Noen ganger holder det å starte med en gang.
- Fra kalenderen: klikk Start møte nå for å starte et spontant møte uten å fylle ut noen felter.
- Fra en kanal: klikk på kameraikonet øverst til høyre for å starte en videosamtale med alle i kanalen.
- Fra en chat: klikk på video- eller lydsamtale-ikonet øverst i chatvinduet for å ringe personen eller gruppen direkte.
| Planlagt møte | Spontant møte |
|---|---|
| Krever tittel, tidspunkt og deltakerliste | Starter med ett klikk, ingen felter å fylle ut |
| Deltakerne får invitasjon på e-post i forkant | Deltakerne må være tilgjengelige i kanalen eller chatten der og da |
| Passer for møter med agenda og flere deltakere | Passer for raske avklaringer som ikke tåler å vente |
Vil du vite mer om hvordan et møte fungerer når det først er i gang, dekker artikkelen om å starte et møte i Teams hele forløpet fra klikk til aktivt møterom.
Neste steg når møtet er i gang
Når møtet har startet, er det på tide å vise frem noe. Artikkelen om å dele skjerm i Teams viser deg hvordan du presenterer for deltakerne. Vil du holde kommunikasjonen ryddig underveis, forklarer artikkelen om å kommunisere i Teams-møter hvordan chat, reaksjoner og håndsopprekking fungerer i praksis.
Denne gjennomgangen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, som også viser deg hvordan du styrer lobby og presentasjonsrettigheter, oppretter grupperom og tar opp møter du vil se igjen senere.
