Ni personer sitter i et Teams-møte. Tre snakker i munnen på hverandre, to har glemt å dempe mikrofonen, og den niende venter tålmodig på en åpning i samtalen som aldri kommer. Dette er hva som skjer når ingen har oversikt over verktøyene som finnes for å kommunisere i Teams-møter. Løsningen ligger rett i verktøylinjen: kamera, mikrofon, chat, håndsopprekking og reaksjoner dekker de fleste situasjonene du havner i. Du trenger bare vite når du skal bruke hva.
Skru kamera og mikrofon av og på
De to mest grunnleggende verktøyene finner du i verktøylinjen. Holder du møtet selv, ligger den øverst på skjermen. Deltar du i et møte noen andre har satt opp, ligger den nederst. Se etter kameraikonet og mikrofonikonet: ett klikk skrur funksjonen av, ett nytt klikk skrur den på igjen.
En uskreven regel i de fleste møter er å dempe mikrofonen når du ikke har ordet. Bakgrunnsstøy fra ett rom er til å leve med. Bakgrunnsstøy fra ni rom samtidig gjør møtet vanskelig å følge, og det tvinger den som snakker til å kjempe om oppmerksomheten.
Tips: Begynner møtet å hakke eller fryse, kan det hjelpe å be deltakerne skru av kameraet i tillegg til mikrofonen. Video bruker mer båndbredde enn lyd alene, så færre kamera i gang gir en jevnere opplevelse for alle.
Send meldinger i møtechatten
Ved siden av lyd og bilde kan du kommunisere i Teams-møter med ren tekst. Klikk på chatikonet i verktøylinjen, og møtechatten åpner seg i et panel til høyre. Her kan du dele lenker, stille et raskt spørsmål eller legge igjen en kommentar uten å avbryte den som snakker.
Som møtearrangør
Setter du opp møtet selv, har du flere alternativer i chatpanelet. Du kan formatere teksten, merke en melding som spesielt viktig eller haster, og legge ved filer direkte i samtalen.
Som deltaker
Deltar du i et møte andre har satt opp, kan du skrive og formatere dine egne meldinger, men du kan ikke merke noe som viktig eller legge ved filer. Skal du dele lenker eller et dokument i chatten, er det verdt å lese om hvordan du formaterer meldinger i Teams før møtet, så slipper du å rote med det live.
Alt som skrives blir liggende igjen etter at møtet er ferdig. Du finner samtalen igjen i Chat-seksjonen i Teams, så ingen lenker eller notater går tapt selv om du glemte å skrive dem ned underveis.
Rekk opp hånden digitalt for å ta ordet
I et møte med mange deltakere er det vanskelig å vite når det passer å si noe uten å avbryte. Håndsopprekking løser akkurat det problemet.
- Finn håndikonet i verktøylinjen og klikk på det. Alle i møtet ser at du har rekket opp hånden.
- Et tall ved deltakerlisten viser hvor mange som venter på ordet.
- Møtearrangøren ser rekkefølgen og gir ordet til riktig person.
- Klikk på ikonet igjen for å senke hånden når du er ferdig, eller la arrangøren senke den for deg.
Når arrangøren gir ordet til en som har rekket opp hånden, kan personen settes i rampelyset. Da vises videoen i stort format for alle deltakere, i stedet for at hun er ett av ni små bilder i et galleri. Funksjonen finner du ved å høyreklikke på personens video eller gå via deltakerlisten.
Bruk reaksjoner uten å ta ordet
Ikke alt fortjener en kommentar med mikrofonen på. Noen ganger vil du bare vise at du er enig, at noe var morsomt, eller at du fikk med deg poenget. Reaksjoner lar deg sende emojier som dukker opp for alle i møtet: tommel opp, hjerte, applaus, latter og flere andre. Finn reaksjonsikonet i verktøylinjen, velg en reaksjon, og den vises på skjermen i noen sekunder før den forsvinner.
Reaksjoner er mye brukt i presentasjoner og allmøter, der det hadde vært upraktisk om alle skrudde på mikrofonen for å si «bra jobbet». En rask applaus-reaksjon gir samme effekt uten å bryte flyten.
Fire måter å kommunisere i Teams-møter på
Med kamera og mikrofon, chat, håndsopprekking og reaksjoner har du fire ulike kanaler å spille på i et møte. Tabellen under viser når du bør bruke hvilken.
| Verktøy | Bruk det når |
|---|---|
| Mikrofon og kamera | Du skal diskutere, svare på spørsmål eller si noe som krever nyanser |
| Møtechat | Du vil dele en lenke, stille et spørsmål eller notere noe uten å avbryte |
| Håndsopprekking | Du vil ta ordet i et stort møte uten å snakke i munnen på noen |
| Reaksjoner | Du vil vise enighet eller applaus uten å si et ord |
Nå har du verktøyene som skal til for å kommunisere i Teams-møter uten kaos. Vil du også style hvordan møtet ser ut, viser artikkelen om visning og bakgrunn i Teams-møter deg gallerimodus, virtuell bakgrunn og støyreduksjon. Skal du presentere noe selv, forklarer artikkelen om skjermdeling i Teams alle delingsalternativene.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, som tar deg gjennom møteverktøy, chat, kanaler og samarbeid steg for steg.
