Ni personer sitter i et Teams-møte. Tre snakker i munnen på hverandre, to har glemt å dempe mikrofonen, og én prøver desperat å si noe uten å avbryte. Møter i Microsoft Teams fungerer best når alle vet hvilke kommunikasjonsverktøy som finnes og når de skal brukes. Her går vi gjennom alt fra kamera og mikrofon til chat, håndsopprekking og reaksjoner.
Kamera og mikrofon
De to mest grunnleggende verktøyene finner du i verktøylinjen: kameraikonet og mikrofonikonet. Klikk én gang for å skru av, klikk igjen for å skru på. Så enkelt er det.
En uuttalt regel i de fleste organisasjoner er å ha kameraet på når du snakker og mikrofonen av når du ikke snakker. Spesielt i møter med mange deltakere gjør dempet mikrofon en stor forskjell. Bakgrunnsstøy fra ett rom er til å leve med. Bakgrunnsstøy fra ni rom samtidig gjør møtet uutholdelig. Hvis møtet begynner å hakke eller fryse, kan det også hjelpe å be deltakerne skru av kameraet. Video bruker mer båndbredde enn lyd alene.
Møtechat
Ved siden av kamera og mikrofon har du muligheten til å kommunisere via tekst. Klikk på chat-ikonet i verktøylinjen, og møtechatten åpnes i et panel til høyre. Her kan du skrive meldinger som alle i møtet ser, uten å avbryte den som snakker.
Møtechatten er spesielt nyttig for å dele lenker, stille spørsmål uten å avbryte, eller legge igjen notater som alle kan referere til etter møtet. Alt som skrives i møtechatten blir lagret, og du finner det igjen i Chat-seksjonen etter at møtet er avsluttet. Møtearrangøren har tilgang til flere formateringsalternativer, inkludert muligheten til å legge ved filer og markere meldinger som viktige.
Rekk opp hånden digitalt
I et møte med mange deltakere er det vanskelig å vite når det passer å ta ordet. Håndsopprekking løser dette. Finn hånd-ikonet i verktøylinjen og klikk på det. Alle i møtet ser at du har rekket opp hånden. Et tall ved deltakerlisten viser hvor mange som har hånden oppe.
Møtearrangøren ser hvem som har hånden oppe og kan gi ordet til riktig person. Når du er ferdig med å snakke, klikker du på ikonet igjen for å senke hånden. Arrangøren kan også senke hånden for deg.
Håndsopprekking er den mest effektive måten å unngå at folk snakker i munnen på hverandre. Det er spesielt nyttig i store møter, presentasjoner og opplæringssituasjoner der en person leder og resten følger.
Sett en deltaker i rampelyset
Når noen har rekket opp hånden og skal snakke, kan møtearrangøren bruke rampelys-funksjonen. Det gjør at denne personens video vises i stort format for alle deltakere. I stedet for et galleri med ni små videoer, ser alle ett stort bilde av den som snakker. Rampelysfunksjonen finner du ved å høyreklikke på personens video eller gå til deltakerlisten.
Sanntidsreaksjoner
Ikke alt trenger et muntlig svar. Noen ganger vil du bare vise at du er enig, at noe var morsomt, eller at du forstår. Reaksjoner lar deg sende emojier som dukker opp for alle i møtet. Finn reaksjonsikonet i verktøylinjen og velg blant tommel opp, hjerte, applaus, latter og andre. Reaksjonen vises kort på skjermen og forsvinner etter noen sekunder.
Reaksjoner holder energien oppe i møtet uten å avbryte flyten. De er mye brukt i presentasjoner og all-hands-møter der det ville vært kaotisk om alle tok mikrofonen for å si "bra jobbet".
Når du bør bruke hva
Med alle disse verktøyene kan det være greit å ha noen tommelfingerregler:
- Bruk mikrofon og kamera for diskusjoner, svar på spørsmål og alt som krever nyansert kommunikasjon.
- Bruk møtechat for lenker, fakta, spørsmål du ikke vil avbryte for, og notater.
- Bruk håndsopprekking når du vil ta ordet i store møter uten å snakke i munnen på noen.
- Bruk reaksjoner for å vise enighet, applaus eller forståelse uten ord.
Neste steg
Nå kan du kommunisere effektivt i Teams-møter. Vil du tilpasse hvordan møtet ser ut, viser artikkelen om visning og bakgrunn i Teams-møter hvordan du endrer gallerimodusen, bruker virtuell bakgrunn og reduserer bakgrunnsstøy. Trenger du å presentere innhold, forklarer artikkelen om skjermdeling i Teams alle delingsalternativene.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, som dekker alt fra kommunikasjon og samarbeid til avanserte møteverktøy og grupperom.
