Du skriver en lang melding i Microsoft Teams, men den ser ut som en uleselig vegg av tekst. Kollegene dine skanner den, finner ikke det viktigste, og scroller videre. Med formateringsverktøyene i Teams kan du gjøre meldingene dine tydelige, strukturerte og lette å lese. Her ser du hvilke verktøy som finnes og hvordan du bruker dem.
Åpne formateringsverktøyene
Under tekstfeltet i en chat eller kanal finner du et ikon som ser ut som en A med en blyant. Klikker du på det, utvides tekstfeltet og en verktøylinje vises med alle formateringsalternativene. Du har tilgang til de samme verktøyene uansett om du skriver i en chat, en kanalsamtale eller et møte-chat.
Verktøylinjen inneholder de vanlige formateringene du kjenner fra tekstbehandlere som Word: fet skrift, kursiv, understreking, gjennomstreking, tekstfarge og tekststørrelse. I tillegg finner du verktøy for innrykk, punktlister, nummerlister og lenker.
Strukturér meldingene dine med overskrifter
En funksjon mange overser er muligheten til å legge til overskrifter. I formateringspanelet kan du endre avsnittsstilen fra vanlig tekst til Overskrift 1, Overskrift 2 eller Overskrift 3. Overskrifter gjør lange meldinger mye enklere å skanne.
Tenk deg at du poster en oppdatering om et prosjekt i en kanal. I stedet for en lang tekst uten struktur, deler du den opp med overskrifter som "Status", "Neste steg" og "Spørsmål". Kollegene dine kan raskt hoppe til den delen som er relevant for dem.
Lenker i meldinger
Du kan lime inn en URL direkte, og Teams gjør den klikkbar automatisk. Men for å gjøre det penere, bruk Sett inn kobling-verktøyet i formateringslinjen. Marker teksten du vil gjøre til en lenke, klikk på kobling-ikonet, og lim inn URL-adressen. Resultatet er en ren, beskrivende lenke i stedet for en lang URL som bryter opp meldingen.
Punktlister og nummerlister
Når du ramser opp ting (oppgaver, alternativer, beslutninger), bruk lister i stedet for kommaseparert tekst. Klikk på ikonet for punktliste eller nummerliste i verktøylinjen. Lister er lettere å lese, og de gjør det tydelig at hvert punkt er en egen sak. Nummerlister er spesielt nyttige for steg-for-steg-instruksjoner eller prioriterte oppgaver.
Fast tegnavstand
Trenger du å dele en kodebit, en systemmelding eller annen tekst der formateringen må bevares nøyaktig? Velg fast tegnavstand fra avsnittsstil-menyen. Teksten vises da i en monospace-font med en lys bakgrunn som skiller seg fra vanlig tekst. Alle mellomrom og linjeskift beholdes akkurat som du skrev dem.
Kunngjøringer i kanaler
Når du formaterer en melding i en kanal, får du tilgang til en ekstra funksjon: innleggstype. Standard er "Samtale", men du kan endre til "Kunngjøring". Da får du et ekstra felt for en overskrift, muligheten til å endre bakgrunnsfarge og legge til et bilde. Kunngjøringer skiller seg visuelt fra vanlige meldinger og er perfekte for viktige beskjeder som ikke bør drukne i strømmen av vanlige samtaler.
Du kan også velge hvem som skal kunne svare: alle, eller bare du og andre eiere. Og du kan publisere samme kunngjøring i flere kanaler samtidig, nyttig for meldinger som gjelder hele organisasjonen.
Emne-feltet i kanalsamtaler
Når du starter en ny samtale i en kanal med formateringsverktøyene åpne, ser du et felt som heter Legg til et emne. Bruk det. Et kort, beskrivende emne gjør det mye lettere for folk å finne samtalen igjen senere. "Reiseregning oppdatert rutine" er søkbart og meningsfullt. En samtale uten emne som starter med "Hei" er det ikke.
Neste steg
Nå vet du hvordan du formaterer meldinger som er tydelige og lette å lese. Neste steg er å lære hvordan du deler filer og lenker i samtaler, slik at du kan samarbeide på dokumenter direkte i Teams. Vil du starte helt fra grunnlaget, viser artikkelen om chat i Microsoft Teams hvordan du oppretter samtaler og bruker chatvinduet.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, som tar deg gjennom kommunikasjon, formatering og samarbeid i Microsoft Teams.
