Du skriver en lang melding i Microsoft Teams, men den ser ut som en uleselig vegg av tekst. Kollegene dine skanner den, finner ikke det viktigste, og scroller videre uten å svare. Med formateringsverktøyene i Teams kan du gjøre meldingene dine tydelige, strukturerte og lette å lese på noen få klikk. Her ser du hvilke verktøy som finnes og hvordan du bruker dem.
Åpne verktøyene for å formatere meldinger
Under tekstfeltet i en chat eller kanal finner du et ikon som ser ut som en A med en blyant. Klikker du på det, utvides tekstfeltet og en hel verktøylinje med formateringsalternativer vises over det du skriver. Du har tilgang til de samme verktøyene uansett om du skriver i en direktechat, en kanal eller møte-chatten i et nettmøte.
Verktøylinjen inneholder formateringer du kjenner fra tekstbehandlere som Word: fet skrift, kursiv, understreking, gjennomstreking, tekstfarge og tekststørrelse. I tillegg finner du verktøy for innrykk, punktlister, nummerlister, lenker og emojis. Å formatere meldinger i Teams tar bare noen sekunder ekstra, men gjør stor forskjell for hvor lett teksten er å lese.
Strukturér lange meldinger med overskrifter
En funksjon mange overser er muligheten til å legge til overskrifter. I formateringspanelet kan du endre avsnittsstilen fra vanlig tekst til Overskrift 1, Overskrift 2 eller Overskrift 3. Overskrifter gjør lange meldinger mye enklere å skanne, på samme måte som i denne artikkelen du leser nå.
Tenk deg at du poster en oppdatering om et prosjekt i en kanal. I stedet for en lang tekst uten struktur, deler du den opp med overskrifter som «Status», «Neste steg» og «Spørsmål». Kollegene dine kan raskt hoppe til den delen som er relevant for dem, i stedet for å lese hele meldingen for å finne det de trenger.
Lag lister og sett inn lenker
Punktlister og nummerlister
Når du ramser opp ting, som oppgaver, alternativer eller beslutninger, bruk lister i stedet for kommaseparert tekst. Klikk på ikonet for punktliste eller nummerliste i verktøylinjen. Nummerlister er spesielt nyttige for steg-for-steg-instruksjoner eller prioriterte oppgaver, mens punktlister passer bedre når rekkefølgen ikke betyr noe.
Lim inn eller sett inn lenker
Du kan lime inn en URL direkte i meldingen, og Teams gjør den klikkbar automatisk. Men for en penere lenke, bruk Sett inn kobling-verktøyet i formateringslinjen. Marker teksten du vil gjøre til en lenke, klikk på kobling-ikonet, skriv inn visningsteksten og lim inn URL-adressen. Resultatet er en ren, beskrivende lenke i stedet for en lang og rotete URL som bryter opp meldingen.
Tips: Legg til en emoji rett foran en viktig lenke. Det er et lite triks som gir lenken litt mer synlighet, slik at den ikke drukner mellom vanlig tekst i en travel kanal.
Bruk fast tegnavstand for kode og systemtekst
Trenger du å dele en kodebit, en systemmelding eller annen tekst der formateringen må bevares nøyaktig? Velg fast tegnavstand fra avsnittsstil-menyen, samme sted som du finner overskriftene. Teksten vises da i en monospace-font med en lys bakgrunn som skiller seg fra vanlig tekst, og alle mellomrom og linjeskift beholdes akkurat som du skrev dem.
Lag en kunngjøring i en kanal
Når du formaterer en melding i en kanal, får du tilgang til en ekstra funksjon: innleggstype. Standard er «Samtale», men du kan bytte til «Kunngjøring» for meldinger som ikke bør drukne i strømmen av vanlige samtaler. Innleggstype, tittelfelt og innstillinger for hvem som kan svare, finnes bare når du skriver i en kanal, ikke i en vanlig direktechat.
| Innleggstype | Egenskaper |
|---|---|
| Samtale | Standardvalget. Vanlig melding uten eget tittelfelt eller bakgrunnsfarge. |
| Kunngjøring | Eget tittelfelt, valgfri bakgrunnsfarge og bilde. Du styrer hvem som kan svare, og kan publisere den samme kunngjøringen i flere kanaler samtidig. |
Slik lager du en kunngjøring:
- Åpne formateringsverktøyene i kanalen du vil poste i.
- Bytt innleggstype fra «Samtale» til «Kunngjøring».
- Skriv en tittel i tittelfeltet som vises.
- Velg en bakgrunnsfarge eller legg til et bilde hvis du ønsker det.
- Velg om alle skal kunne svare, eller bare du og andre eiere av kanalen.
- Skriv meldingen, og publiser den i én eller flere kanaler samtidig.
Gi samtalen et emne
Når du starter en ny samtale i en kanal med formateringsverktøyene åpne, ser du et felt som heter Legg til et emne. Bruk det. Et kort, beskrivende emne gjør det mye lettere for folk å finne igjen samtalen senere. «Reiseregning, oppdatert rutine» er søkbart og meningsfullt. En samtale uten emne som starter med «Hei» er det ikke, og forsvinner fort i mengden av andre tråder i kanalen.
Neste steg
Nå vet du hvordan du formaterer meldinger i Teams slik at de er tydelige og lette å lese, enten det er en vanlig samtale eller en kunngjøring. Neste steg er å lære hvordan du deler filer og lenker i samtaler, slik at du kan samarbeide på dokumenter direkte i Teams. Vil du starte helt fra grunnlaget, viser artikkelen om chat i Microsoft Teams hvordan du oppretter samtaler og bruker chatvinduet.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, som tar deg gjennom kommunikasjon, formatering og samarbeid i Microsoft Teams.
