Du trenger et raskt svar fra en kollega, men vil ikke rope over kontorlandskapet eller sende en e-post som kanskje blir lest i morgen. Chat i Microsoft Teams er laget for akkurat dette: direkte, uformell kommunikasjon som skjer i sanntid. Her ser du hvordan du starter en 1-til-1-chat, oppretter en gruppechat og bruker de viktigste funksjonene i chatvinduet.
Slik starter du en chat i Microsoft Teams
Klikk på Chat i navigasjonsmenyen til venstre. Øverst finner du et ikon for å starte en ny samtale. Klikk på det, og skriv inn navnet eller e-postadressen til personen du vil kontakte. Teams søker automatisk blant personene i organisasjonen din. Velg riktig person fra listen, skriv en melding i tekstfeltet nederst, og trykk Enter eller klikk send-ikonet.
Du kan også chatte med personer utenfor organisasjonen. Skriv inn e-postadressen deres i stedet for navnet. Så lenge begge bruker Microsoft Teams, fungerer chatten på tvers av organisasjoner. Det gjør det enkelt å samarbeide med kunder, leverandører eller partnere uten å bytte til et annet verktøy.
Forskjellen mellom chat og kanalsamtale
Chat og kanalsamtaler ser like ut, men fungerer forskjellig. En chat er en privat samtale mellom deg og en eller flere personer. Bare de som er lagt til kan se meldingene. En kanalsamtale er synlig for alle som er medlem av kanalen. Bruk chat for raske spørsmål, uformelle beskjeder og personlige samtaler. Bruk kanaler for diskusjoner som hele teamet bør ha tilgang til.
Gruppechat
En chat trenger ikke å være mellom bare to personer. Du kan legge til flere deltakere og lage en gruppechat. Start en vanlig chat, og klikk på ikonet for å legge til personer øverst til høyre. Skriv inn navnene på de du vil inkludere, og klikk Legg til.
Når du legger til en tredje person, oppretter Teams en ny samtale. Det betyr at meldingene fra den opprinnelige 1-til-1-chatten ikke følger med. Gruppechatten starter med blanke ark. Du kan gi gruppechatten et eget navn ved å klikke på blyant-ikonet øverst, for eksempel "Lunsj fredag" eller "Prosjekt X". Det gjør det lettere å finne tilbake til riktig samtale i listen.
Nevn noen med @
I en gruppechat med flere deltakere kan meldinger gli forbi uten at den rette personen ser dem. Bruk @ etterfulgt av personens navn for å sende dem et ekstra varsel. Skriv @Kari i meldingen, og Kari får en tydelig markering som gjør det klart at denne meldingen er rettet mot henne. Det fungerer i både chatter og kanalsamtaler, og er den sikreste måten å få noens oppmerksomhet på.
Hva du finner i chatvinduet
Når du åpner en chat, ser du mer enn bare meldingshistorikken. Øverst i chatvinduet finner du flere faner:
- Chat viser selve samtalen med alle meldinger.
- Filer lister opp alle dokumenter som er delt i denne samtalen. Det gjør det enkelt å finne igjen vedlegg uten å scrolle gjennom hundrevis av meldinger.
- Aktivitet viser en oversikt over nylige hendelser i samtalen.
Ved siden av fanene finner du ikoner for å starte en videosamtale, en lydsamtale eller dele skjermen. Du kan altså gå fra en tekstbasert samtale til et videomøte med ett klikk, uten å planlegge noe i kalenderen. Det er nyttig når en diskusjon blir for komplisert for tekst og du bare trenger å vise noe på skjermen.
Organiser chattelisten
Etter en stund kan chattelisten bli lang og uoversiktlig. For å holde orden kan du feste viktige samtaler i toppen av listen. Hold musepekeren over en samtale, klikk på de tre prikkene og velg Fest. Samtalen flyttes til toppen og forblir der uansett hvor mange nye meldinger som kommer inn.
Du kan også skjule samtaler du ikke lenger trenger, uten å slette dem. Samtalen forsvinner fra listen, men du kan finne den igjen ved å søke etter personens navn. Og hvis du har åpnet en melding men vil markere den som ulest for å huske å svare senere, finner du det alternativet i den samme trepunktmenyen.
Neste steg
Nå vet du hvordan chat fungerer i Microsoft Teams. Vil du kommunisere med hele teamet i stedet for enkeltpersoner, viser artikkelen om samtaler i kanaler hvordan du starter og deltar i kanalsamtaler. Trenger du å dele dokumenter i en samtale, forklarer artikkelen om fildeling i Teams hvordan du sender og samarbeider på filer.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, som tar deg gjennom alt fra chat og kanaler til møter, fildeling og avansert samarbeid.
