Du trenger et raskt svar fra en kollega, ikke en avtale om en time. I stedet for å sende en møteinnkalling og vente på svar, kan du starte et møte i Microsoft Teams på sekunder, rett fra kalenderen, en chat eller en kanal. Her ser du hvor du starter møtet fra, hvordan du konfigurerer kamera og lyd før du blir med, og hvordan du deler møtelenken med resten av teamet.
Tre steder du kan starte et møte fra
Teams gir deg tre innganger til et spontant møte, avhengig av hvor du allerede er i programmet. Den store forskjellen mellom dem er hvem som får vite at møtet skjer.
| Sted | Slik starter du | Hvem blir varslet |
|---|---|---|
| Kalenderen | Klikk Start møte nå øverst til høyre | Ingen automatisk. Du deler møtelenken selv. |
| En chat | Klikk video- eller lydikonet øverst i chatvinduet | Alle i chatten får et varsel om å bli med |
| En kanal | Klikk kameraikonet øverst i kanalen | Alle kanalmedlemmer ser at møtet pågår |
Bruk chat når du trenger et svar fra én eller noen få personer med en gang. Bruk en kanal når hele teamet bør vite at samtalen skjer, selv om ikke alle blir med med det samme. Kalenderen passer når du vil gi møtet et navn og styre nøyaktig hvem som får lenken.
En vanlig feil er å starte møtet fra feil sted. Klikker du kameraikonet i en kanal for å avklare noe med én kollega, varsler du hele kanalen i stedet for bare personen du vil snakke med. Trenger du bare én person, start møtet fra chatten med vedkommende i stedet.
Slik starter du et møte fra kalenderen
Kalenderen gir deg mest kontroll over møtet, siden du navngir det og deler lenken selv. Slik gjør du det:
- Åpne kalenderen i Teams og klikk Start møte nå øverst til høyre.
- Gi møtet et navn, så deltakerne kjenner det igjen i møteloggen.
- Klikk på lenkeikonet for å kopiere møtekoblingen.
- Konfigurer kamera og lyd i forhåndsvisningen som dukker opp.
- Klikk Bli med nå for å starte møtet.
Konfigurer kamera og lyd før du blir med
Uansett hvor du starter møtet fra, viser Teams en forhåndsvisning før du går inn. Her styrer du hvordan du ser og høres ut, ikke bare hvem som er med.
Kamera og videoeffekter
Kameraikonet slår kameraet av eller på. Er det på, ser du deg selv akkurat slik andre vil se deg i møtet. Klikk Videoeffekter for å endre bakgrunnen:
- Uskarp bakgrunn: gjemmer rotet bak deg uten å bytte omgivelser
- Fiktiv bakgrunn: bytter ut hele bakgrunnen med et bilde
- Filter: justerer fargetone og lys i bildet
Velg lydkilde
På høyre side i forhåndsvisningen velger du hvilken lyd Teams skal bruke.
- Datamaskinlyd: mikrofonen og høyttalerne som allerede er koblet til PC-en. Standardvalget for de fleste.
- Ekstern mikrofon: hvis du har et eget headset eller en USB-mikrofon koblet til.
- Telefon: ring deg inn i møtet med lyd fra mobilen.
- Romlyd: for konferanserom med egen mikrofon og høyttaler, praktisk når flere sitter rundt samme bord.
- Ingen lyd i det hele tatt, hvis du bare skal følge møtet uten å snakke.
Tips: Sitter du på hjemmekontor, gir datamaskinlyd med et headset best kvalitet. Romlyd er laget for fysiske møterom, ikke for en bærbar PC på kjøkkenbordet.
Del møtelenken og inviter andre
Når du starter et møte fra kalenderen, klikker du på lenkeikonet for å kopiere møtekoblingen. Del den via chat, e-post eller SMS, det spiller ingen rolle hvordan lenken kommer fram. Alle med lenken kan bli med, også personer utenfor organisasjonen din.
Personer utenfor organisasjonen havner i lobbyen til du slipper dem inn. Så snart du har delt lenken og er fornøyd med kamera- og lydinnstillingene, klikker du Bli med nå. Med en gang du er inne, får du et lite varsel om å invitere flere, enten ved å kopiere møtelenken på nytt eller legge til en deltaker direkte.
Har du eksterne gjester i møter jevnlig, informer dem om lobbyen på forhånd. Ellers kan de tro lenken ikke virker, når de i realiteten bare venter på at du slipper dem inn.
Når bør du starte et møte spontant?
Spontane møter passer for raske avklaringer, uformelle samtaler og situasjoner der du trenger et svar med en gang. Sitter du og lurer på om et tall stemmer i et regneark en kollega har delt, er et spontant møte raskere enn å skrive fram og tilbake i chatten.
Har møtet en agenda, flere deltakere eller et bestemt tidspunkt, er det bedre å planlegge møtet via kalenderen i stedet. Skal du gjennomgå kvartalstall med hele avdelingen, forventer folk å vite tidspunktet på forhånd, ikke bli kalt inn på sekundet. Da får alle en invitasjon i god tid og kan forberede seg før møtet starter.
Neste steg
Nå vet du hvordan du starter et møte i Microsoft Teams fra kalenderen, en chat eller en kanal. Vil du lære å dele skjermen med deltakerne, eller vil du vite hvordan du kommuniserer effektivt med chat og reaksjoner mens møtet pågår?
Videoen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, der Espen Faugstad dekker alt fra spontane møter og skjermdeling til opptak og transkribering.
