Møtet er i gang, men en viktig person mangler. Kanskje du glemte å legge til noen i møteinnkallingen, eller kanskje det dukket opp et spørsmål som krever en ekspert. I Microsoft Teams kan du invitere nye deltakere til et pågående møte på flere måter, også personer utenfor organisasjonen.
Tre måter å invitere deltakere på
Teams gir deg flere alternativer for å hente inn folk mens møtet pågår:
- Søk og legg til: Klikk på Vis deltakere i møteverktøylinjen. I søkefeltet øverst skriver du navnet på en person i organisasjonen eller en gjest. Klikk for å sende invitasjonen. Personen får et varsel og kan bli med umiddelbart.
- Del møtelenken: Klikk Vis deltakere og deretter Del invitasjon. Kopier møtelenken og send den via chat, e-post eller SMS. Alle med lenken kan bli med.
- Del full møteinformasjon: Klikk Mer (tre prikker) og velg Møteinformasjon. Her kan du kopiere all informasjon om møtet, inkludert lenke, tidspunkt og agenda. Nyttig for eksterne deltakere som trenger kontekst.
Hva skjer med eksterne deltakere?
Når noen utenfor organisasjonen klikker på møtelenken, havner de i lobbyen. Du får et varsel i møtevinduet om at en person venter. Klikk Godkjenn for å slippe dem inn, eller Avslå for å nekte tilgang.
Lobbyen er en sikkerhetsmekanisme. Den hindrer at ukjente personer dukker opp i møtet uten at du vet om det. Du kan endre lobbyinnstillingene i møtealternativene før møtet starter, for eksempel for å la alle med lenken komme rett inn.
Styr deltakere under møtet
Klikk på Vis deltakere for å se alle som er med. Ved siden av hvert navn finner du en meny med alternativer:
- Deaktiver mikrofon: Nyttig hvis noen har bakgrunnsstøy. Deltakeren kan skru mikrofonen på igjen selv.
- Deaktiver kamera: Skrur av kameraet til en deltaker. Du kan gi tillatelse til å skru det på igjen, men du kan ikke tvinge det på.
- Fest for meg: Holder denne personens video synlig for deg, uansett hvem som snakker.
- Sett i rampelyset: Gjør denne personens video til hovedvisningen for alle deltakere. Perfekt for presentasjoner der én person snakker.
- Gjør til presentatør: Gir deltakeren rettigheter til å dele skjerm og styre møtet.
- Fjern fra møtet: Kaster deltakeren ut.
Lås møtet
Hvis alle som skal være med er på plass, kan du klikke Mer (tre prikker) og velge Lås møtet. Da kan ingen flere bli med, selv om de har møtelenken. Inviterte deltakere beholder tilgang til møtechatten og opptaket i etterkant, men de kan ikke delta live.
Låsing er nyttig for sensitive møter der du vil ha full kontroll over deltakerlisten.
Neste steg
Nå vet du hvordan du inviterer deltakere og styrer dem under møtet. Vil du lære å dele skjermen for å presentere innhold, eller se hvordan du planlegger et møte på forhånd slik at alle er forberedt?
Videoen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, der Espen Faugstad tar deg gjennom møteinvitasjoner, deltakerstyring og avanserte møtefunksjoner.
