Møtet er allerede i gang, men en viktig person mangler. Kanskje glemte du å legge til en kollega i møteinnkallingen, eller det dukker opp et spørsmål bare én person kan svare på. I Microsoft Teams trenger du verken å avlyse møtet eller starte på nytt. Du kan invitere deltakere til et pågående møte på flere måter, også personer utenfor organisasjonen din.
Tre måter å invitere deltakere til et Teams-møte
Hvilken metode du velger avhenger av om personen allerede er en del av organisasjonen, eller om du skal sende en lenke til noen utenfor. Alle tre metodene fungerer mens møtet pågår, du trenger ikke avbryte eller vente til møtet er ferdig.
Søk opp og legg til direkte
Den raskeste metoden når du skal invitere en kollega eller en gjest som allerede finnes i systemet.
- Klikk på Vis deltakere i møteverktøylinjen.
- Skriv navnet på personen i søkefeltet øverst.
- Klikk på navnet for å sende invitasjonen.
Personen får et varsel med en gang og kan bli med i møtet umiddelbart.
Del møtelenken
Bruk denne metoden når du skal invitere noen via chat, e-post eller SMS, for eksempel en ekstern konsulent.
- Klikk på Vis deltakere.
- Velg Del invitasjon.
- Kopier møtelenken og send den til personen du vil invitere.
Alle som har lenken kan klikke seg rett inn i møtet.
Del full møteinformasjon
Nyttig når den eksterne deltakeren trenger mer kontekst enn bare selve lenken, for eksempel tidspunkt og agenda.
- Klikk på Mer (de tre prikkene) i møteverktøylinjen.
- Velg Møteinformasjon.
- Klikk for å kopiere all informasjon om møtet.
Lim inn teksten i en e-post eller melding, slik at mottakeren har alt hun trenger for å delta.
Slik fungerer lobbyen for eksterne deltakere
Når noen utenfor organisasjonen klikker på møtelenken, havner de ikke rett inn i møtet. De havner i lobbyen og venter der til noen slipper dem inn. Du får et varsel i møtevinduet om at en person venter, sammen med knappene Godkjenn og Avslå. Godkjenner du, kommer personen rett inn i møtet med det samme. Avslår du, blir personen stående utenfor, og resten av møtet fortsetter uforstyrret.
Lobbyen er en sikkerhetsmekanisme som hindrer at ukjente personer dukker opp i møtet uten at du vet om det. Du kan justere lobbyinnstillingene i møtealternativene før møtet starter, for eksempel slik at alle med lenken kommer rett inn uten å vente.
Tips: Sjekk lobbyinnstillingene i møtealternativene i forkant hvis du vet at flere eksterne deltakere skal bli med. Da slipper du å sitte og godkjenne folk manuelt mens møtet pågår.
Styr deltakere under møtet
Klikk på Vis deltakere for å se hele deltakerlisten. Ved siden av hvert navn finner du en meny med flere alternativer for å styre hvordan personen deltar:
| Handling | Hva den gjør |
|---|---|
| Deaktiver mikrofon | Slår av lyden til deltakeren. Personen kan skru mikrofonen på igjen selv. |
| Deaktiver kamera | Slår av kameraet til deltakeren. Du kan tillate at hun skrur det på igjen, men du kan ikke tvinge kameraet på. |
| Fest for meg | Holder denne personens video synlig for deg, uansett hvem som snakker. |
| Sett i rampelyset | Gjør personens video til hovedvisningen for alle deltakere. Kan fjernes igjen med samme knapp. |
| Gjør til presentatør | Gir deltakeren rettigheter til å dele skjerm og styre møtet. |
| Fjern fra møtet | Kaster deltakeren ut av møtet. |
Sett i rampelyset er spesielt nyttig i store møter der én person skal ha all oppmerksomhet, for eksempel under en presentasjon. Alle deltakere ser da denne personen som hovedbilde, helt til du fjerner rampelyset igjen.
Fjern fra møtet kaster personen ut der og da, men stopper henne ikke fra å bli med igjen så lenge hun fortsatt har møtelenken eller ligger i møteinnkallingen. Skal noen holdes ute for godt, er det møtelåsen i neste avsnitt du trenger.
Lås møtet når alle er samlet
Når alle som skal delta har blitt med, kan du klikke Mer (de tre prikkene) og velge Lås møtet. Da kan ingen flere bli med, selv om de har møtelenken.
Deltakere som allerede var invitert beholder tilgang til møtechatten og et eventuelt opptak i etterkant, men de kan ikke bli med live etter at møtet er låst.
Låsing er nyttig i situasjoner der du vil ha full kontroll over hvem som er til stede:
- Konfidensielle personalsamtaler
- Styremøter og beslutningsmøter
- Eksamener eller vurderinger som gjennomføres over Teams
Neste steg
Nå vet du hvordan du inviterer deltakere til et Teams-møte og styrer dem underveis, fra lobby til møtelås. Vil du lære å dele skjermen for å presentere innhold, eller planlegge et møte på forhånd slik at alle er forberedt? Har du gitt noen presentatørrettigheter, kan det også være lurt å se nærmere på roller og tillatelser i Teams.
Videoen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, der Espen Faugstad tar deg gjennom møteinvitasjoner, deltakerstyring, skjermdeling og opptak steg for steg, slik at du er trygg i møterollen uansett hvem som kommer inn og ut av møtet.
