Møtet er over, men du husker ikke helt hva dere ble enige om. Hvem skulle egentlig sende oppfølgingsmailen, og ble den datoen faktisk bekreftet, eller var det bare noe som ble nevnt i forbifarten? Hadde du tatt opp møtet, kunne du bare spolt tilbake og sjekket i stedet for å gjette. I Microsoft Teams tar det et par klikk å ta opp møter, og samtidig transkriberer Teams alt som blir sagt til søkbar tekst. Her lærer du hvordan du gjør det, hvor opptaket havner etterpå, og hvem som faktisk får se det.
Slik starter du et opptak i Teams
Har du ikke satt i gang selve møtet ennå? Se hvordan du starter et møte i Teams først, så er du klar for å ta opp det.
- Gå til møteverktøylinjen mens møtet pågår, og klikk på Mer-knappen (de tre prikkene).
- Velg Ta opp og transkriber fra menyen som dukker opp.
- Bekreft at du vil starte. Innspillingen begynner umiddelbart.
Alle deltakerne får med en gang et varsel om at møtet nå tas opp, så det er ingen skjult overvåking underveis. Opptaket fanger opp lyd, video og skjermdeling akkurat slik deltakerne ser det. Har noen skrudd av kameraet sitt, blir det naturligvis ikke noe bilde av dem i opptaket, men stemmen deres tas opp som normalt. Deler noen skjermen sin midt i møtet, blir det med i opptaket uten at du trenger å gjøre noe ekstra.
Dette er nyttig i flere situasjoner enn du kanskje tenker over til vanlig. En nyansatt som ikke rakk å bli med på statusmøtet, kan se hele gjennomgangen selv i stedet for å be kollegaer om et sammendrag. En ekstern samarbeidspartner som droppet ut av videosamtalen halvveis, får med seg resten uten at noen andre må gjenta seg. Og har dere en beslutning som senere blir diskutert på nytt, er det opptaket, ikke hukommelsen til møtedeltakerne, som avgjør hva som faktisk ble sagt.
Transkribering gjør møtet søkbart
Med det samme opptaket starter, begynner Teams også å transkribere det som blir sagt. Resultatet er et tekstdokument der hvert innlegg er merket med hvem som snakket og når. I stedet for å spole gjennom en times video for å finne én bestemt kommentar, søker du ganske enkelt opp ordet eller navnet i transkripsjonen etterpå.
Transkripsjonen er nyttig til mer enn å huske hva som ble sagt:
- Finn en beslutning uten å lytte gjennom hele opptaket på nytt.
- Send riktig sitat videre til en kollega som ikke var med i møtet.
- Søk opp navnet ditt for å se nøyaktig hva du ble bedt om å gjøre.
Tips: Transkriberingen er ikke feilfri, spesielt med sterke dialekter eller faguttrykk. Bruk den til å finne riktig sted i opptaket, ikke som et ferdig referat du kopierer rett inn i et dokument.
Hvor lagres opptaket etter et møte i Teams?
Når møtet avsluttes, bruker Teams litt tid på å behandle opptaket før det blir tilgjengelig. Hvor det havner, avhenger av hvordan møtet ble startet.
| Møtetype | Opptaket lagres i |
|---|---|
| Møte startet fra en kanal | SharePoint-mappen til kanalen |
| Møte startet fra chat eller kalender | OneDrive til personen som startet opptaket |
Fordelen med denne løsningen er at opptaket blir liggende internt i virksomhetens egen SharePoint eller OneDrive, ikke hos en ekstern tjeneste. Kombinert med varselet alle får når opptaket starter, blir det tydelig for hele organisasjonen hva som blir tatt opp og hvor det lagres.
Slik finner du opptaket igjen
Gå til møtet i Teams og åpne møtedetaljene. Der ligger opptaket sammen med faner for Chat, Filer og Fremmøte. Ble det tatt notater under møtet, dukker de opp i en egen fane for møtenotater. Fremmøte-fanen viser hvem som deltok, når møtet startet og sluttet, og gjennomsnittlig fremmøte gjennom møtet.
Hvem kan ta opp møte i Teams, og hvem ser opptaket?
- Alle i organisasjonen som deltar i møtet kan starte et opptak.
- Gjester utenfor organisasjonen kan ikke starte opptak selv, men de ser varselet når noen andre gjør det.
- Etter møtet er opptaket tilgjengelig for alle som var invitert, også dem som ikke rakk å delta.
Vil du dele opptaket med noen som ikke var invitert til møtet, kopierer du lenken fra møtedetaljene og sender den videre. Tilgangen følger de vanlige delingsinnstillingene i SharePoint eller OneDrive, så du styrer selv om mottakeren kan se, redigere eller laste ned filen.
Kunstig intelligens gjør opptakene enda mer nyttige
Microsoft utvider stadig hva du kan gjøre med et møteopptak. Med Copilot i Teams slipper du å se gjennom hele opptaket for å finne det du trenger. I stedet spør du rett og slett:
- «Gi meg et sammendrag av dette møtet.»
- «Ble jeg nevnt i dette møtet?»
- «Var det noen oppgaver som ble tildelt til meg i dette møtet?»
Svarene kommer på sekunder, hentet rett fra transkripsjonen, ikke fra en kollega som må lete seg gjennom møtet manuelt på dine vegne.
Nå vet du hvordan du tar opp og transkriberer møter i Teams. Vil du lære å dele skjermen mens møtet pågår, eller bli bedre på å kommunisere effektivt i Teams-møter med chat, reaksjoner og håndsopprekking?
Videoen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, der Espen Faugstad tar deg gjennom møtefunksjoner, filsamarbeid og daglig kommunikasjon i Teams.
