Du delte et dokument i en Teams-chat for tre uker siden, men nå finner du det ikke igjen. Filer i Microsoft Teams dukker opp på flere steder, i kanaler, chatter og møter, og det kan virke uoversiktlig. Når du forstår hvordan filsystemet i Teams fungerer, slipper du å lete.
Fire steder du finner filer i Teams
Filer i Teams er ikke samlet på ett sted. De er knyttet til konteksten de ble delt i:
- Kanaler: Gå til et team, velg en kanal og klikk på Filer-fanen øverst. Her ser du alt som er delt i den kanalen.
- Chatter: Åpne en chat og klikk på Filer-fanen. Alle filer som er sendt i chatten vises her.
- Møter: Åpne et avsluttet møte og klikk på Filer. Dokumenter som ble delt under møtet er samlet her.
- Filer-knappen i navigasjonsmenyen: Klikk Filer nederst til venstre. Her ser du alle filer du har jobbet med nylig i Teams, uavhengig av hvor de ble delt.
Den siste er mest nyttig for rask tilgang til dokumenter du jobbet med i går eller denne uken.
Opprett, last opp og organiser filer
Fra Filer-fanen i en kanal kan du gjøre mer enn å se på det som er delt:
- Opprett ny: Lag et nytt Word-dokument, Excel-arbeidsbok eller PowerPoint-presentasjon direkte i kanalen. Filen lagres automatisk og er tilgjengelig for alle i teamet.
- Last opp: Last opp filer eller hele mapper fra datamaskinen din. Det kan være hvilken som helst filtype, ikke bare Office-dokumenter.
- Opprett mappe: Organiser filer i mapper for å holde oversikten. Jo flere filer en kanal har, desto viktigere er mappestrukturen.
Del filer med andre
Marker en fil og klikk Del. Du kan sende filen til bestemte personer eller kopiere en lenke. Hvis du klikker Del uten å markere noe, deler du en kobling til hele filområdet i kanalen.
Du kan også kopiere en direktelenke til et enkelt dokument via de tre prikkene ved filnavnet og Kopier kobling. Lenken tar mottakeren rett til dokumentet.
Filer i Teams er egentlig SharePoint
Alle filer du laster opp eller oppretter i en kanal, lagres i SharePoint i bakgrunnen. Det betyr at filene også er tilgjengelige via SharePoint-nettstedet til teamet. Synkronisering skjer automatisk. Hvis du vil dobbeltsjekke at en fil er synkronisert, klikk på de tre prikkene ved filnavnet og velg Åpne i SharePoint.
Filer i chatter lagres derimot i OneDrive, ikke SharePoint. Denne forskjellen er viktig å kjenne til hvis du trenger å finne filer utenfor Teams.
Endre visning og filtrer filer
Øverst til høyre i fillisten kan du bytte mellom listevisning, kompakt liste og flisvisning. Listevisning gir best oversikt over navn, endringsdato og hvem som sist redigerte filen.
Klikk på filterikonet for å filtrere filer etter type, dato eller andre egenskaper. Nyttig når en kanal inneholder mange filer og du leter etter noe bestemt.
Neste steg
Nå vet du hvor filene bor og hvordan du håndterer dem. Trenger du å dele filer og lenker i en chat, eller vil du lære å starte en chat for å samarbeide raskere med kollegene dine?
Videoen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, der Espen Faugstad viser deg filhåndtering, samarbeid på dokumenter og alt annet du trenger for å mestre Teams.
