Du delte et dokument i en Teams-chat for tre uker siden, men nå finner du det ikke igjen. Filer i Microsoft Teams dukker opp på flere steder: i kanaler, chatter og møter, og det kan fort bli uoversiktlig hvis du ikke vet hvor du skal lete. Når du forstår hvordan filsystemet i Teams henger sammen, slipper du å lete forgjeves neste gang.
Fire steder du finner filer i Teams
Filer i Teams er ikke samlet på ett sted. De er knyttet til konteksten de ble delt i, og du finner dem ved å gå til riktig sted:
- Kanaler: Gå til et team, velg en kanal og klikk på Filer-fanen øverst. Her ser du alt som er delt i akkurat den kanalen.
- Chatter: Åpne en chat og klikk på Filer-fanen. Alle filer som noen gang er sendt i chatten, samles her.
- Møter: Åpne et avsluttet møte og klikk på Filer. Dokumenter som ble delt underveis i møtet, ligger her.
- Filer-knappen i navigasjonsmenyen: Klikk Filer nederst til venstre. Der ser du alt du har jobbet med nylig i Teams, uavhengig av hvor filen ble delt.
Sistnevnte er den raskeste veien til et dokument du åpnet i går eller tidligere denne uken, uten å måtte huske hvilken kanal eller chat det lå i.
Slik oppretter og laster du opp filer i en kanal
Fra Filer-fanen i en kanal kan du gjøre mer enn å se på det som allerede er delt.
Opprett nye dokumenter
Klikk Ny for å lage et Word-dokument, en Excel-arbeidsbok eller en PowerPoint-presentasjon direkte i kanalen. Filen lagres automatisk mens du jobber, og alle i teamet får tilgang med en gang.
Last opp og organiser
Klikk Last opp for å hente filer eller hele mapper fra datamaskinen din. Det kan være hvilken som helst filtype, ikke bare Office-dokumenter. Bruk Opprett mappe for å strukturere innholdet. Jo flere filer en kanal samler opp, desto viktigere blir mappestrukturen for å finne igjen ting senere.
Slik deler du en fil i Teams
Del en fil når du vil at noen utenfor kanalen, eller uten tilgang til Teams i det hele tatt, skal få tak i den.
- Marker filen du vil dele i fillisten.
- Klikk Del øverst.
- Velg personer du vil sende filen til, eller kopier en lenke du kan lime inn andre steder.
Hvis du klikker Del uten å markere noe, deler du i stedet en kobling til hele filområdet i kanalen, ikke ett enkelt dokument. Vil du bare ha lenken til ett dokument, klikk på de tre prikkene ved filnavnet og velg Kopier kobling. Lenken tar mottakeren rett til dokumentet.
Tips: Bare Office-filer kan redigeres direkte i Teams. Åpner du et PDF-dokument, får du kun lest det, ikke gjort endringer i det.
Åpne, rediger og administrer et dokument
Klikk på et dokument i fillisten for å åpne det. Office-filer, som Word og Excel, åpnes for redigering direkte i Teams. Endringene lagres fortløpende, akkurat som i skyversjonen av Office.
Har du åpnet et dokument, finner du flere valg langs toppen: åpne det i nettleseren, se en forhåndsvisning, dele det med andre, kopiere en direktelenke, eller gjøre dokumentet til en fane i kanalen slik at det blir tilgjengelig med ett klikk for alle i teamet. Du kan også laste det ned, gi det nytt navn eller slette det, samme hvor i Teams du befinner deg.
Filer i Teams er egentlig SharePoint og OneDrive
Alt du laster opp eller oppretter i en kanal, lagres i bakgrunnen i SharePoint-nettstedet til teamet. Filer du deler i en direktemelding eller gruppechat, havner derimot i OneDrive. Forskjellen er verdt å kjenne til hvis du noen gang trenger å finne igjen en fil utenfor Teams.
| Hvor filen ble delt | Lagres i |
|---|---|
| Kanal i et team | SharePoint |
| Chat (privat eller gruppe) | OneDrive |
Synkroniseringen mellom Teams og SharePoint skjer automatisk. Vil du dobbeltsjekke at en fil faktisk er synkronisert, klikk på de tre prikkene ved filnavnet og velg Åpne i SharePoint.
Bytt visning og filtrer fillisten
Øverst til høyre i fillisten kan du bytte mellom listevisning, kompakt liste og flisvisning. Listevisning gir best oversikt over filnavn, endringsdato og hvem som sist redigerte dokumentet.
Klikk filterikonet for å snevre inn listen etter filtype, dato eller andre egenskaper. Praktisk når en kanal har samlet opp mange filer og du leter etter noe konkret. Vil du se enda flere detaljer om et enkelt dokument, marker det og åpne informasjonsruten til høyre.
Nå vet du hvor filene i Teams bor, og hvordan du oppretter, deler og organiserer dem. Vil du lære mer om å dele filer og lenker i en chat, sette opp kanaler som gjør det enklere å finne dokumenter senere, eller starte en chat for å diskutere et dokument med kollegene dine?
Videoen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, der Espen Faugstad viser deg filhåndtering, samarbeid på dokumenter og alt annet du trenger for å mestre Teams.
