Du åpner Teams en mandag morgen, og appen er fortsatt satt til engelsk fra installasjonen. Varsler popper opp for hver eneste kommentar i en kanal du knapt følger med på, og det hvite temaet gjør at øynene verker etter noen timer foran skjermen. De fleste bruker Microsoft Teams med standardoppsettet år ut og år inn, uten å vite at noen få justeringer gjør hverdagen roligere. Her får du en gjennomgang av innstillingene som faktisk gjør en forskjell.
Endre profilbilde og status
Klikk på profilbildet ditt øverst til høyre for å laste opp et nytt bilde. Det gjør det lettere for kollegene å kjenne deg igjen i samtaler og møter, spesielt i store organisasjoner der ikke alle har møtt hverandre ansikt til ansikt.
Rett under bildet styrer du statusen din. Teams setter den automatisk ut fra hva du gjør akkurat nå:
| Status | Når den vises | Hva det betyr |
|---|---|---|
| Tilgjengelig (grønt) | Du bruker Teams uten å gjøre noe spesielt akkurat nå | Kollegene ser at du er klar for kontakt |
| Opptatt (rødt) | Du er i et møte, eller du har satt det manuelt | Andre ser at du bør forstyrres med måte |
| Frakoblet (grått) | Programmet er lukket, eller du har ikke brukt det på en stund | Ingen ser deg som tilgjengelig for kontakt |
Du kan også overstyre statusen manuelt. Velg for eksempel Opptatt når du trenger arbeidsro, og bestem selv hvor lenge den skal vare: én time, resten av dagen, eller til du endrer den tilbake.
Statusmeldinger sparer deg for avbrytelser
Statusmeldinger er en funksjon mange aldri oppdager. Skriv inn en kort tekst, for eksempel «Jobber remote i dag» eller «Tilbake etter lunsj», og den vises for alle i organisasjonen når noen holder musepekeren over navnet ditt.
Aktiver Vis når folk sender meg melding, så ser avsenderen statusmeldingen din før meldingen sendes. Du velger selv hvor lenge meldingen skal stå, fra én time til hele dagen. Det sparer deg for spørsmål du allerede har svart på.
Åpne innstillingene i Microsoft Teams
Innstillingene i Microsoft Teams ligger bak de tre prikkene øverst til høyre i appen. Herfra kan du blant annet bytte språk, noe som er det første steget de fleste norske brukere tar etter installasjon:
- Klikk på de tre prikkene øverst til høyre og velg Innstillinger.
- Velg Generelt i menyen til venstre.
- Scroll ned til du finner App Language.
- Velg Norsk bokmål fra listen.
- Klikk Lagre og start på nytt. Teams lukkes og åpnes igjen automatisk.
Etter omstart vises menyer, knapper og systemtekster på norsk bokmål.
Tilpass utseendet: tema og chat-tetthet
Under Generelt i innstillingene i Microsoft Teams finner du to valg som endrer hvordan appen ser ut i det daglige.
- Tema gir deg valget mellom Standard (lyst), Mørk og Høy kontrast. Mørkt tema er skånsomt for øynene om du sitter mye foran skjermen.
- Chat-tetthet styrer hvor mye plass hver melding tar. Kompakt viser flere meldinger uten scrolling, mens Romslig gir mer luft mellom linjene.
Automatisk oppstart og flere kontoer samtidig
Lenger ned under Generelt finner du valget for å starte Teams automatisk når datamaskinen slås på. For de fleste kontorbrukere er dette praktisk, appen er klar med en gang arbeidsdagen begynner.
Bruker du Teams både privat og på jobb? Klikk på profilbildet og velg Legg til en annen konto. Du kan veksle mellom kontoene uten å logge ut og inn, noe som er nyttig for frilansere og konsulenter som jobber for flere organisasjoner samtidig.
Tilpass varslene dine
Standardoppsettet i Teams sender deg varsler for det meste som skjer, og det blir fort overveldende. Gå til Innstillinger og velg Varsler for å styre hva som faktisk avbryter deg.
Generelle varsler
Her bestemmer du hva som utløser et varsel, hvordan det vises på skjermen, og om det også skal sendes på e-post.
Tips: Behold varsler for direktemeldinger og omtaler (når noen skriver @navnet ditt), men skru av varsler for reaksjoner som «likte meldingen din» og generell kanalaktivitet. Da får du beskjed når noe faktisk krever oppmerksomheten din, uten at Teams avbryter deg konstant.
Varsler per kanal
Varslene kan også justeres kanal for kanal, noe som er nyttig hvis du er medlem av mange kanaler med ulik viktighet:
- Høyreklikk på kanalen du vil justere.
- Velg Kanalvarsler i menyen som dukker opp.
- Sett varsler til av, kun omtaler, eller alle aktiviteter, avhengig av hvor viktig kanalen er for deg.
En kanal for sosiale arrangementer trenger sjelden varsler for hvert innlegg, mens en prosjektkanal med tette frister bør varsle deg med en gang. Les mer om hvordan de bygges opp i artikkelen om kanaler i Microsoft Teams.
Neste steg
Når innstillingene i Microsoft Teams er tilpasset slik du vil ha dem, er du klar til å bruke appen aktivt i hverdagen. Neste steg er gjerne å opprette et team der du og kollegene kan samarbeide, eller å friske opp oversikten med artikkelen om navigering i Microsoft Teams.
Denne gjennomgangen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, som tar deg videre fra grunnleggende oppsett til kanaler, møter og avansert samarbeid mellom kolleger.
