Du har fått Microsoft Teams opp og kjørende, men appen føles tom. Ingen kanaler, ingen samtaler, ingenting å samle folk rundt. Grunnen er enkel: du har ikke opprettet et team ennå. Et team er arbeidsplassen i Teams der medlemmene chatter, deler filer og samarbeider om felles oppgaver. Her ser du nøyaktig hvordan du oppretter et team i Microsoft Teams, legger til medlemmer og setter opp de viktigste innstillingene etterpå.
Hva er et team i Microsoft Teams?
Et team er en gruppe personer som jobber sammen mot et felles mål, for eksempel en avdeling, et prosjekt eller hele organisasjonen. Inne i hvert team finner du kanaler for ulike emner eller oppgaver. Når du oppretter et nytt team, får du automatisk en kanal som heter Generelt. Den fungerer som et felles rom der alle medlemmene kan snakke sammen fra dag én.
Før du oppretter noe, må du velge tilgangsnivå. Teams skiller mellom offentlige og private team, og valget påvirker både hvem som ser teamet og hvem som kan bli med.
| Type | Hvem ser teamet | Hvem kan bli med |
|---|---|---|
| Offentlig | Alle i organisasjonen | Hvem som helst, uten godkjenning |
| Privat | Kun inviterte medlemmer | Krever godkjenning fra eieren |
Velg offentlig for team som angår hele bedriften, som en felles kanal for alle ansatte. Velg privat for prosjekter eller grupper der bare utvalgte personer trenger tilgang.
Slik oppretter du et team i Microsoft Teams
Å opprette et team i Microsoft Teams tar under to minutter når du vet hvor knappene er. Slik gjør du det:
- Gå til Teams i navigasjonsmenyen på venstre side.
- Klikk på Opprett team øverst til høyre.
- Velg Fra grunnen av fremfor en ferdig mal, med mindre du har et bestemt formål som prosjektstyring eller onboarding som en av malene passer til.
- Velg om teamet skal være offentlig eller privat.
- Gi teamet et beskrivende navn, for eksempel navnet på avdelingen eller prosjektet, og legg gjerne til en kort beskrivelse.
- Klikk Opprett. Teamet er klart, og du blir automatisk eier med full kontroll over innstillinger og medlemmer.
Tips: Gi teamet et navn alle forstår med en gang. «Markedsavdelingen» er langt bedre enn «Team 3» når listen over team etter hvert vokser seg lang.
Legg til medlemmer og velg roller
Slik inviterer du medlemmer
Rett etter at teamet er opprettet, ber Teams deg legge til medlemmer.
- Skriv navnet i søkefeltet. Teams finner automatisk personer som allerede er i organisasjonen din.
- For folk utenfor organisasjonen skriver du inn e-postadressen i stedet. De mottar en invitasjon på e-post.
- Gjenta for alle du vil ha med, og klikk Legg til når listen er komplett.
- Klikk Lukk for å fullføre.
Medlem eller eier?
Alle du legger til får rollen medlem som standard. Medlemmer kan delta i samtaler, dele filer og bruke kanalene, men de kan ikke endre teamets struktur. Eiere kan derimot endre innstillinger, legge til og fjerne medlemmer og slette kanaler. Det er lurt å gjøre minst to personer til eiere, i tilfelle en av dere er utilgjengelig den dagen noe må endres. Les mer om forskjellene i medlemmer og roller i Teams.
Administrer teamet i etterkant
Et team er ikke ferdig konfigurert bare fordi det er opprettet. Klikk på de tre prikkene ved siden av teamnavnet for å åpne menyen med alternativer.
- Administrer team gir deg oversikt over alle medlemmer, ventende forespørsler og kanalinnstillinger.
- Rediger team lar deg endre navn, beskrivelse og personverninnstillinger.
- Få en kobling til teamet genererer en URL du kan dele med andre. Klikker noen på lenken, kommer de rett til teamet.
- Legg til kanal oppretter nye kanaler for spesifikke emner eller prosjekter.
- Skjul flytter teamet under «Skjulte team» i sidemenyen, praktisk for team du sjelden bruker men ikke vil forlate helt.
Vil du finjustere hvem som kan poste, gi tilbakemelding eller endre kanalnavn, dekker artikkelen om å tilpasse innstillinger for team og kanaler alle valgene i detalj.
Tips for god teamstruktur
Før du oppretter mange team, bruk noen minutter på å planlegge strukturen. Et vanlig mønster er ett team per avdeling eller fagområde, med kanaler for pågående prosjekter og faste oppgaver innenfor det. Noen organisasjoner oppretter i tillegg ett felles team for hele bedriften, der beskjeder som angår alle kan deles.
Unngå å opprette for mange team. Må folk sjekke ti forskjellige team hver dag, mister de fort oversikten. Bruk heller kanaler innenfor ett team for å skille ulike emner fra hverandre. Kanaler er raskere å opprette og slette enn team, og de holder samtaler adskilt uten at noen må meldes inn og ut av nye grupper.
Neste steg
Nå har du et team med medlemmer og en grunnstruktur på plass. Neste steg er å begynne å kommunisere. Artikkelen om å starte en chat i Teams viser hvordan du sender direktemeldinger og starter gruppesamtaler. Vil du utvide teamet med mer funksjonalitet, viser artikkelen om apper i Microsoft Teams hvordan du legger til verktøy som skjemaer, notatsider og filintegrasjoner.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, som dekker alt fra teamoppretting og kanalstruktur til avanserte møte- og samarbeidsfunksjoner.
