Du har fått Microsoft Teams opp og kjøre, men ingenting skjer før noen oppretter et team. Et team er arbeidsplassen i Teams der medlemmene chatter, deler filer og samarbeider. Uten et team har du bare et tomt program. Her ser du hvordan du oppretter et team fra bunnen av, legger til medlemmer og setter opp de viktigste innstillingene.
Hva er et team i Microsoft Teams?
Et team er en gruppe personer som jobber sammen mot et felles mål. Det kan være en avdeling, et prosjekt, en arbeidsgruppe eller hele organisasjonen. Inne i hvert team finnes det kanaler for ulike emner eller oppgaver. Når du oppretter et team, får du automatisk en kanal som heter Generelt. Den fungerer som et felles rom der alle medlemmene kan snakke sammen.
Teams har to typer tilgangsnivå: offentlig og privat. Et offentlig team er synlig for alle i organisasjonen, og hvem som helst kan bli med. Et privat team krever at eieren godkjenner nye medlemmer. Velg offentlig for ting som angår hele bedriften, og privat for prosjekter eller grupper der bare utvalgte personer trenger tilgang.
Slik oppretter du et nytt team
Gå til Teams i navigasjonsmenyen på venstre side. Klikk på Opprett team øverst til høyre. Du får to valg: opprette fra bunnen av, eller bruke en mal. Maler gir deg en ferdig struktur med kanaler tilpasset bestemte formål (for eksempel prosjektstyring eller onboarding), men for de fleste er det enklere å starte fra bunnen og bygge opp strukturen selv.
Velg Fra grunnen av, og deretter om teamet skal være offentlig eller privat. Gi teamet et beskrivende navn som alle forstår. "Markedsavdelingen" er bedre enn "Team 3". Du kan legge til en kort beskrivelse som forklarer hva teamet brukes til, men det er valgfritt.
Klikk Opprett, og teamet ditt er klart. Du blir automatisk eier av teamet, noe som betyr at du styrer innstillinger, medlemmer og tillatelser.
Legg til medlemmer
Rett etter at teamet er opprettet, får du muligheten til å legge til medlemmer. Skriv inn navn eller e-postadresser i søkefeltet. For personer i organisasjonen din finner Teams dem automatisk. For eksterne personer legger du inn e-postadressen, og de mottar en invitasjon på e-post.
Du kan legge til medlemmer i to roller: medlem og eier. Eiere kan endre innstillinger, legge til og fjerne medlemmer, og slette kanaler. Medlemmer kan delta i samtaler, dele filer og bruke kanalene, men ikke endre teamets struktur. Det er lurt å ha minst to eiere i tilfelle én er utilgjengelig.
Administrer teamet i etterkant
Etter opprettelsen kan du når som helst endre teamets innstillinger. Klikk på de tre prikkene ved siden av teamnavnet for å åpne menyen. Her finner du flere nyttige alternativer:
- Administrer team gir deg oversikt over alle medlemmer, ventende forespørsler og kanalinnstillinger.
- Rediger team lar deg endre navn, beskrivelse og personverninnstillinger (offentlig/privat).
- Få en kobling til teamet genererer en URL du kan dele med andre. Når de klikker på lenken, kommer de rett til teamet.
- Legg til kanal oppretter nye kanaler for spesifikke emner eller prosjekter.
- Skjul plasserer teamet under "Skjulte teams" i sidemenyen, nyttig for teams du ikke bruker daglig men ikke vil forlate.
Tips for god teamstruktur
Før du oppretter mange teams, bruk litt tid på å planlegge strukturen. Et vanlig mønster er å ha ett team per avdeling eller fagområde, med kanaler for pågående prosjekter og faste oppgaver. Noen organisasjoner oppretter også et felles team for hele bedriften der beskjeder som angår alle kan deles.
Unngå å lage for mange teams. Hvis folk må sjekke ti forskjellige teams hver dag, mister de oversikten. Bruk heller kanaler innenfor ett team for å organisere arbeidet. Kanaler er lettere å opprette og slette enn teams, og de holder samtaler om ulike emner adskilt uten at folk må melde seg inn og ut av nye grupper.
Neste steg
Nå har du et team med medlemmer og en grunnstruktur. Neste steg er å begynne å kommunisere. Artikkelen om chat i Microsoft Teams viser hvordan du sender direktemeldinger og starter gruppesamtaler. Vil du utvide Teams med ekstra funksjonalitet, viser artikkelen om apper i Microsoft Teams hvordan du legger til verktøy som skjemaer, notatsider og filintegrasjoner.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Teams på Utdannet.no, som dekker alt fra teamoppretting og kanalstruktur til avanserte møte- og samarbeidsfunksjoner.
