Du har en liste med ansatte i ett ark og salgstall i et annet. Sjefen vil ha alt samlet i ett og samme regneark. Du kan kopiere og lime inn manuelt, men med 500 rader tar det hele ettermiddagen. Og neste gang tallene oppdateres, må du gjøre alt på nytt.
FINN.RAD (VLOOKUP) slår opp en verdi i en tabell og henter tilbake data fra en annen kolonne. Tenk på det som å slå opp et navn i en telefonkatalog for å finne nummeret. Formelen gjør jobben uansett om listen har 50 eller 50 000 rader.
Slik fungerer FINN.RAD i Excel
Formelen har fire deler:
=FINN.RAD(søkeverdi; matrise; kolonneindeks; USANN)
Søkeverdi er det du leter etter. Det kan for eksempel være en celle med et ansattnavn, som A2. FINN.RAD tar denne verdien og leter etter den i tabellen du oppgir.
Matrise er tabellen du søker i. Velg hele området fra den kolonnen som inneholder søkeverdien og bortover til kolonnen med svaret du vil ha. Et eksempel kan være Salgstall!A1:K50.
Kolonneindeks er et tall som forteller hvilken kolonne svaret står i. Du teller fra venstre i matrisen du har markert. Kolonne 1 er den første, kolonne 2 er den andre. Har du markert A1:K50 og svaret står i kolonne K, skriver du 11.
USANN er det siste argumentet. Det forteller Excel at du vil ha et nøyaktig treff. Finner den ikke verdien, får du en tydelig #I/T-feil i stedet for et stille feil svar. Mer om dette i artikkelen om SANN og USANN i FINN.RAD.
Steg for steg: hent salgstall for en ansatt
Du har ansattnavn i kolonne A i ark 1. I arket «Salgstall» har du navn i kolonne A og totalsalg i kolonne K. Du vil hente totalsalget inn i ark 1.
- Klikk på cellen der resultatet skal stå (for eksempel B2 i ark 1)
- Skriv =FINN.RAD(A2; Salgstall!$A$1:$K$50; 11; USANN)
- Trykk Enter
- Dra formelen nedover med fyllhåndtaket for å hente tall for alle ansatte
Legg merke til dollartegnene rundt matrisen. De låser området slik at det ikke forskyves når du kopierer formelen nedover. Uten dem endres Salgstall!A1:K50 til Salgstall!A2:K51, deretter A3:K52, og du søker plutselig i feil område.
Søkeverdien må stå i første kolonne
Dette er den viktigste regelen for FINN.RAD: verdien du søker etter må ligge i den første kolonnen i matrisen du velger. FINN.RAD søker alltid i kolonnen lengst til venstre og henter data fra kolonnene til høyre. Den kan ikke lete mot venstre.
Har du en tabell der du trenger å søke i en kolonne som ikke er den første, eller hente verdier som ligger til venstre for søkekolonnen, trenger du en annen metode. INDEKS og SAMMENLIGNE løser begge problemene.
Bruk alltid USANN for tekst og eksakte verdier
Når du søker etter navn, produktkoder, ID-numre eller andre verdier som må matche nøyaktig, skal det siste argumentet alltid være USANN. Utelater du argumentet, bruker Excel SANN som standard. Det betyr tilnærmet treff, og da kan du få et svar fra feil rad uten at det dukker opp noen feilmelding.
SANN har sin plass (for eksempel i skattetabeller med intervaller), men i de fleste hverdagssituasjoner er USANN det trygge valget.
Tre vanlige feil med FINN.RAD
- #I/T-feil (stavefeil). FINN.RAD finner ikke søkeverdien fordi den staves ulikt i de to tabellene. Et ekstra mellomrom, en stor bokstav der det skal være liten, eller et usynlig tegn er nok. Bruk TRIMME på begge kolonnene for å fjerne mellomrom du ikke ser.
- Feil kolonneindeks. Du teller kolonner fra kolonne A i arket, men FINN.RAD teller fra venstre i matrisen du markerte. Har du markert C1:G50, er C kolonne 1 og G kolonne 5. Tell alltid fra starten av det markerte området.
- Matrisen forskyves. Du kopierer formelen nedover uten å låse matrisen med dollartegn ($). Da endrer Excel området rad for rad, og formelen søker i feil del av tabellen. Trykk F4 etter å ha markert matrisen for å sette inn dollartegn automatisk.
Neste steg etter FINN.RAD
Trenger du å slå opp i en rad som går bortover i stedet for en kolonne nedover, se FINN.KOLONNE. Og når du møter situasjoner der søkeverdien ikke står i første kolonne, er INDEKS og SAMMENLIGNE verktøyet som fjerner den begrensningen.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Excel for viderekomne på Utdannet.no. I det fulle kurset lærer du FINN.RAD med flere praktiske eksempler, HVIS-funksjoner og pivottabeller.
