Du vet at verdien du trenger ligger i rad 3, kolonne 2 i tabellen. Du kan klikke deg frem og lese den av manuelt. Men du trenger at Excel henter den automatisk, fordi rad- og kolonnenummeret endrer seg basert på hva brukeren velger i et annet felt.
INDEKS-funksjonen i Excel gjør akkurat det. Du peker på et område, oppgir rad og kolonne, og funksjonen returnerer verdien som ligger i det krysningspunktet. Tenk på det som GPS-koordinater inne i regnearket: du oppgir posisjon, Excel leverer innholdet.
Syntaksen til INDEKS i Excel
Formelen har tre deler:
=INDEKS(matrise; radindeks; kolonneindeks)
Matrise er tabellområdet du henter fra. Det kan være et lite område som B2:D5 eller et stort som A1:Z1000. INDEKS opererer bare innenfor dette området.
Radindeks er hvilken rad i matrisen du vil hente fra. Tall 1 betyr den første raden i området, tall 2 den andre, og så videre. Merk at det ikke er radnummeret i selve regnearket, men posisjonen innenfor matrisen.
Kolonneindeks er hvilken kolonne i matrisen du vil hente fra. Kolonne 1 er den første kolonnen i området du valgte, kolonne 2 er den neste. Har du bare valgt en enkelt kolonne (for eksempel B2:B50), kan du utelate kolonneindeksen.
Praktisk eksempel med INDEKS
Du har en tabell med fire ansatte i B2:D5. Kolonne B har navn, kolonne C har avdeling, kolonne D har startdato. Du vil hente avdelingen til den tredje personen i listen.
- Klikk på cellen der resultatet skal stå
- Skriv =INDEKS(B2:D5; 3; 2)
- Trykk Enter
Excel går til rad 3 i matrisen (den tredje ansatte) og kolonne 2 (avdeling) og returnerer verdien som ligger der. Formelen er direkte: du ber om en posisjon, du får innholdet.
Bruk cellereferanser i stedet for faste tall
Å skrive 3 og 2 direkte i formelen fungerer for testing, men i praksis vil du at INDEKS skal reagere på endringer. Pek på celler i stedet:
=INDEKS($B$2:$D$5; H2; I2)
Nå henter H2 radnummeret og I2 kolonnenummeret. Endrer du verdien i H2 fra 3 til 1, henter INDEKS automatisk fra den første raden i stedet. Formelen blir dynamisk uten at du trenger å redigere den.
Legg merke til dollartegnene ($) rundt matrisen. De låser området slik at det ikke forskyves når du kopierer formelen til andre celler. Uten dollartegn endrer Excel området rad for rad, og du henter plutselig fra feil del av tabellen.
Begrensningen: du må vite radnummeret
INDEKS alene krever at du oppgir radnummeret direkte. Med fire ansatte er det overkommelig. Men med 500 rader kan du ikke sitte og telle hvilken rad «Berit Bakken» står i. Du trenger en funksjon som finner raden for deg.
Det er her SAMMENLIGNE kommer inn. SAMMENLIGNE søker etter en verdi i en kolonne og returnerer posisjonen. Kombiner den med INDEKS, og du har et oppslag som er kraftigere enn FINN.RAD. Du kan søke i hvilken som helst kolonne og hente fra hvilken som helst retning.
Les videre i artikkelen om INDEKS og SAMMENLIGNE for å se hvordan de to funksjonene fungerer sammen.
INDEKS vs. FINN.RAD
FINN.RAD er enklere for standardoppslag der søkeverdien står i første kolonne og du henter mot høyre. Du skriver en formel, og den gjør alt i ett steg.
INDEKS er mer fleksibel. Den kan hente en verdi fra hvilken som helst posisjon i tabellen, uavhengig av retning. Men den trenger et radnummer, noe FINN.RAD finner automatisk. Derfor bruker du i praksis INDEKS sammen med SAMMENLIGNE for oppslag, og INDEKS alene når du allerede kjenner posisjonen du vil hente fra.
Neste steg
Nå forstår du hvordan INDEKS henter en verdi fra en bestemt posisjon. For å gjøre den til et fullverdig oppslag-verktøy, kombiner den med SAMMENLIGNE. Se INDEKS og SAMMENLIGNE for steg-for-steg-forklaring. Og for enklere oppslag der søkeverdien allerede står i første kolonne, er FINN.RAD raskere å skrive.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Excel for eksperter på Utdannet.no. I det fulle kurset lærer du INDEKS, SAMMENLIGNE, avanserte oppslag-teknikker og feilhåndtering.
