Du legger til en ny rad i listen, men formelen i kolonnen ved siden av oppdaterer seg ikke. Du vil filtrere på avdeling, men det finnes ingen filterknapper. Du må legge til annenhver-rad-farger manuelt for å gjøre listen lesbar. Alle disse problemene forsvinner med en enkelt funksjon: Formater som tabell.
Slik formaterer du som tabell i Excel
- Klikk på en celle inne i datalisten.
- Gå til Hjem og klikk Formater som tabell.
- Velg en tabellstil fra galleriet. Du kan endre den etterpå.
- Bekreft at området Excel har valgt er riktig. Sørg for at "Tabellen har overskrifter" er haket av.
- Klikk OK.
Excel gjør datalisten om til en strukturert tabell. Filterknapper dukker opp i overskriftsraden, annenhver-rad-skyggelegging legges til automatisk, og en ny fane kalt Tabellutforming vises i båndet der du kan tilpasse utseendet.
Autofiltre og sortering med ett klikk
Filterknappene i overskriftsraden lar deg filtrere og sortere dataene uten ekstra oppsett. Klikk på pilen i "Avdeling"-kolonnen for å vise bare salgsavdelingen. Klikk på pilen i "Beløp"-kolonnen for å sortere fra høyest til lavest. Filtrene er alltid der, klare til bruk. Du slipper å sette dem opp via Data-fanen manuelt.
Automatisk utvidelse
Dette er fordelen som gjør mest forskjell i hverdagen. Skriv data i raden rett under tabellen, og Excel utvider tabellen automatisk til å inkludere den nye raden. Formler, formateringer og tabellstiler følger med. Du trenger aldri oppdatere celleområder manuelt etter at du har lagt til nye rader. For store datasett som vokser over tid, sparer dette deg for mange feilkilder.
Totalraden oppsummerer dataene
Klikk inne i tabellen og gå til Tabellutforming-fanen. Hak av Totalrad. En ny rad dukker opp i bunnen av tabellen. Hver celle i totalraden har en nedtrekksmeny der du kan velge Summer, Gjennomsnitt, Antall, Maks, Min eller andre funksjoner. Excel lager formelen for deg. Totalraden respekterer filteret: filtrerer du bort halvparten av radene, oppdaterer summen seg til å bare inkludere de synlige radene. Det er en innebygd rapport som alltid er oppdatert.
Strukturerte referanser i formler
Når du skriver en formel som refererer til en tabellkolonne, bruker Excel kolonnenavnet i stedet for cellereferanser. I stedet for =SUMMER(D2:D500) skriver du =SUMMER(Tabell1[Beløp]). Formelen er lettere å lese fordi du ser hva den refererer til. Og den oppdaterer seg automatisk når tabellen vokser, uten at du endrer området manuelt.
Formater som tabell gjør SUMMER.HVIS og FINN.RAD mer pålitelige
Bruker du SUMMER.HVIS eller FINN.RAD med et fast celleområde som D2:D500, risikerer du at nye data havner utenfor området. Med en tabell utvides referansene automatisk. Legger du til rad 501, inkluderes den i formelen uten at du gjør noe. Dette er spesielt verdifullt i regneark der andre legger til data uten å tenke på formlene. Tabellen sikrer at alt fanges opp.
Konverter tabellen tilbake til vanlig område
Trenger du å fjerne tabellstrukturen? Klikk inne i tabellen og gå til Tabellutforming. Klikk Konverter til område. Formateringen beholdes, men filterknappene og den automatiske utvidelsen forsvinner. Strukturerte referanser i formler konverteres tilbake til vanlige cellereferanser. Bruk dette når du skal sende filen til noen som foretrekker vanlige celleområder, eller når tabellstrukturen skaper problemer med et spesifikt oppsett.
Lag et diagram fra tabelldata
Tabeller og diagrammer fungerer godt sammen. Marker tabellen og sett inn et diagram. Når du legger til nye rader i tabellen, oppdaterer diagrammet seg automatisk til å inkludere de nye dataene. Du slipper å redigere diagrammets datakilde manuelt. For rapporter som oppdateres jevnlig, er dette kombinasjonen som sparer mest tid.
Neste steg
Nå kan du gjøre en dataliste om til en strukturert tabell med filtre, automatisk utvidelse og totalrad. For å kontrollere hvordan tallene i tabellen vises, se tallformat i Excel. For å la Excel fargelegge viktige verdier automatisk, se betinget formatering i Excel.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Excel, avansert formatering på Utdannet.no. I det fulle kurset lærer du også cellestiler, kantlinjer og bildehåndtering med steg-for-steg-videoleksjoner.
