Du skriver 38000 i en celle og ser bare "38000". Ingen tusenskilletegn, ingen valutasymbol, ingen desimaler. Kollegaen som åpner filen vet ikke om det er kroner, stykk eller kilo. Tallformatet i Excel bestemmer hvordan verdien ser ut uten å endre selve tallet. Riktig format gjør regnearket lesbart for alle.
Tall, Valuta og Regnskap
De tre formatene du bruker oftest er Tall, Valuta og Regnskap. De viser den samme underliggende verdien på forskjellige måter.
Tall legger til tusenskilletegn og valgfrie desimaler. 38000 blir 38 000. Du ser med en gang at det er titusentall, ikke tusentall. Bruk dette formatet for mengder, antall og generelle verdier der du ikke trenger et valutasymbol.
Valuta plasserer valutasymbolet rett inntil tallet. 38000 blir kr 38 000,00. Symbolet følger tett på verdien, som betyr at det flytter seg avhengig av hvor mange sifre tallet har. Det fungerer fint i enkeltstående celler og korte lister.
Regnskap fester valutasymbolet til venstre kant av cellen. Tallet høyrejusteres som vanlig. Resultatet er at alle kr-tegn i kolonnen står nøyaktig på linje, uansett om verdien er 500 eller 500 000. I lange kolonner med mange beløp er dette formatet mest oversiktlig. Det er også standarden i profesjonelle regnskapsrapporter.
Slik endrer du tallformat i Excel
- Marker cellene du vil formatere.
- Gå til Hjem-fanen i båndet.
- Finn Tall-gruppen og klikk på nedtrekksmenyen som viser gjeldende format (ofte "Generelt").
- Velg Tall, Valuta eller Regnskap.
Du kan også bruke hurtigknappene i samme gruppe. Knappen med kr-ikonet aktiverer regnskapsnummerformat. Prosentknappen (%-ikonet) gjør om desimaltall til prosent. Kommaknappen legger til tusenskilletegn. Disse tre knappene er de du bruker oftest, og de sparer deg for et ekstra klikk i nedtrekksmenyen.
Prosent og desimaler i Excel
Har du et desimaltall som 0,2727 og vil vise det som prosent? Marker cellen og klikk prosentknappen. Verdien vises som 27 %. Excel multipliserer visningen med 100, men den underliggende verdien forblir 0,2727. Formler som bruker denne cellen regner med den opprinnelige verdien.
Knappene for desimaler sitter like ved. Klikk "Reduser desimal" for å gå fra 27,27 % til 27,3 % til 27 %. Klikk "Utvid desimal" for å gå andre veien. Når du reduserer desimaler, runder Excel av automatisk. 21,45 blir 21,5 med en desimal og 21 med null. Velg antallet desimaler som gir mening for dataene dine. To desimaler er standarden for valuta. Null desimaler passer for heltall og prosenter du vil holde oversiktlige.
Formater celler-dialogen gir full kontroll
Nedtrekksmenyen i båndet dekker de vanligste behovene. For mer kontroll åpner du Formater celler med snarveien Ctrl+1. Her kan du velge nøyaktig antall desimaler, aktivere eller deaktivere tusenskilletegn, bestemme hvordan negative tall vises (med minus, i rødt, eller begge deler), og bytte valutasymbol til dollar, euro eller andre valutaer.
Fanen "Tall" i Formater celler har også kategorien "Egendefinert" der du kan lage helt egne formater. Men for de fleste oppgaver holder standardformatene, og du trenger sjelden gå dit.
Hold formatet konsekvent i kolonnen
En kolonne med beløp bør bruke samme format i alle rader. Blander du Tall og Valuta i samme kolonne, ser det rotete ut og skaper forvirring. Velg ett format og bruk det gjennomgående. Formater hele kolonnen på en gang ved å klikke på kolonnebokstaven og deretter velge format. Da får nye rader du legger til samme format automatisk.
Husk at formatet bare endrer visningen. Verdien i cellen er den samme uansett. Du kan bytte mellom Tall, Valuta og Regnskap når som helst uten at formler eller beregninger påvirkes.
Neste steg
Nå vet du hvordan du formaterer tall i Excel slik at regnearket blir lesbart og konsekvent. For å la Excel fargelegge celler automatisk basert på verdien, se betinget formatering i Excel. Og for å kontrollere hvordan lang tekst oppfører seg i smale celler, se bryt tekst i Excel.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Excel, avansert formatering på Utdannet.no. I det fulle kurset lærer du også egendefinerte tallformater, cellestiler og betinget formatering med steg-for-steg-videoleksjoner.
