Du har en lang salgsliste med hundrevis av rader. Sjefen spør: "Hvem solgte for over 20 000 forrige måned?" Du kan lese gjennom rad for rad, eller du kan la Excel fargelegge svarene for deg. Betinget formatering endrer utseendet på celler basert på verdien de inneholder. Tall over et visst nivå blir grønne. Duplikater blir røde. De ti beste får ikoner. Alt oppdateres automatisk når dataene endres.
Sett opp betinget formatering i Excel
- Marker cellene du vil formatere (for eksempel alle salgstallene i kolonne H).
- Gå til Hjem og klikk Betinget formatering.
- Velg Merk celleregler og deretter Større enn.
- Skriv inn verdien, for eksempel 20000.
- Velg et format. Grønt fyll med mørk grønn tekst er et godt valg for positive verdier.
- Klikk OK.
Alle celler med verdier over 20 000 blir nå grønne. Endrer du et tall, oppdaterer formateringen seg med en gang. Du trenger aldri oppdatere fargene manuelt.
Merk celleregler
Dette er den regeltypen du bruker oftest. Den sammenligner celleverdien med et tall, en tekst eller en dato du oppgir. Du kan markere celler som er større enn, mindre enn, mellom to verdier, lik en bestemt tekst, eller som inneholder en bestemt dato. Eksempel: merk alle celler der teksten inneholder "Oslo" med gul bakgrunn. Resultatet er at du kan skanne hundrevis av rader på sekunder i stedet for minutter.
Øverste og nederste regler
Disse reglene rangerer verdiene i det merkede området og markerer de høyeste eller laveste. Du kan markere de 10 øverste elementene, de 10 nederste, den øverste 10 prosenten, eller verdier over og under gjennomsnittet. Du velger selv antallet og formateringen. Har du en kolonne med eksamensresultater, kan du markere alle som scorer under gjennomsnittet med rød bakgrunn. Excel beregner gjennomsnittet automatisk og oppdaterer markeringen hvis du legger til flere resultater.
Datastolper gir visuell sammenligning
Datastolper legger en farget stolpe inne i hver celle. Lengden på stolpen tilsvarer verdien i cellen sammenlignet med de andre cellene i området. Høyeste verdi får den lengste stolpen. Du ser med en gang hvilke rader som er størst uten å lese et eneste tall. Datastolper fungerer spesielt godt i smale kolonner der du trenger rask visuell oversikt over forskjeller mellom verdier.
Fargeskalaer viser mønstre
Fargeskalaer gir hver celle en bakgrunnsfarge basert på verdien. Lav verdi kan være rød, middels gul, og høy grønn. Resultatet ser ut som et varmekart. Du oppdager mønstre i dataene som ikke er synlige når du bare ser på tallene. Fargeskalaer passer godt for store datasett der du vil se det overordnede bildet. Hvilke måneder var best? Hvilke regioner henger etter? Fargene gir svaret uten at du trenger å sortere eller filtrere.
Ikonsett markerer nivåer
Ikonsett plasserer et lite ikon i cellen. Grønne piler opp for høye verdier, gule streker for middels, røde piler ned for lave. Du kan velge mellom piler, flagg, trafikklys og stjerner. Excel deler verdiene i tre eller fire nivåer basert på prosentintervaller. Ikonsett passer best når du vil kommunisere status raskt, for eksempel i et dashbord eller en rapport du deler med andre.
Finn duplikater med betinget formatering
Betinget formatering finner verdier som forekommer mer enn en gang. Marker kolonnen, velg Betinget formatering, deretter Merk celleregler og Dupliserte verdier. Excel fargelegger alle duplikater. Velg "Entydige" i nedtrekksmenyen for å markere verdier som bare forekommer en gang. Når du har funnet duplikatene, kan du fjerne dem med ett klikk.
Formelbaserte regler for full kontroll
De ferdiglagde reglene dekker de vanligste behovene. Men noen ganger trenger du mer. "Merk hele raden grønn hvis status-kolonnen sier Betalt" eller "rød bakgrunn på fristdatoer som har passert". Da bruker du en formel som regel.
- Marker området du vil formatere (for eksempel hele tabellen A2:H100).
- Velg Betinget formatering, deretter Ny regel, og klikk Bruk en formel til å bestemme hvilke celler som formateres.
- Skriv formelen. For å markere rader der status er "Betalt", skriv =$F2="Betalt".
- Klikk Format, velg grønt fyll, og klikk OK to ganger.
Legg merke til dollartegnet foran F men ikke foran 2. Dollartegnet låser kolonnen slik at Excel alltid sjekker kolonne F uansett hvilken celle i raden som evalueres. Uten dollartegn foran 2 flyter radnummeret med (rad 2 blir 3, 4, 5). Det er denne kombinasjonen som gjør at hele raden farges, ikke bare en enkelt celle. Glemmer du dollartegnet foran kolonnen, sjekker Excel feil kolonne for noen av cellene, og resultatet blir uforutsigbart.
Administrer reglene i betinget formatering
Alle regler samles under Betinget formatering og Behandle regler. Velg "Dette regnearket" i nedtrekksmenyen for å se alle regler, ikke bare de i merket område. Herfra kan du redigere formater, slette regler du ikke trenger lenger, eller endre rekkefølgen. Rekkefølgen betyr noe: når to regler overlapper, vinner den som står øverst. Du kan dra regler opp og ned for å prioritere riktig. Bruk Ctrl+Shift+pil ned for å markere hele kolonnen raskt før du oppretter en ny regel.
Neste steg
Nå kan du la Excel markere data visuelt uten manuelt arbeid. For å kontrollere hvordan tall, valuta og prosent vises i cellene, se tallformat i Excel. Og for å gjøre en dataliste til en strukturert tabell med filtre og automatisk utvidelse, se formater som tabell.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Excel, avansert formatering på Utdannet.no. I det fulle kurset lærer du også cellestiler, egendefinerte tallformater og bildehåndtering med steg-for-steg-videoleksjoner.
