Du har en kundeliste med 500 rader og mistenker at noen er lagt inn to ganger. Kanskje ble data importert fra flere kilder, eller noen registrerte seg dobbelt. Å lete manuelt rad for rad er urealistisk. Excel har et verktøy som finner og sletter duplikater på sekunder.
Slik fjerner du duplikater i Excel
- Klikk på en celle i datalisten
- Gå til Data-fanen og klikk Fjern duplikater
- Velg hvilke kolonner som skal sammenlignes
- Sørg for at Mine data har overskrifter er haket av
- Klikk OK
Excel forteller deg nøyaktig hvor mange duplikater som ble fjernet og hvor mange unike rader som gjenstår. Den beholder alltid den første forekomsten og sletter de etterfølgende.
Velg riktige kolonner for sammenligningen
Standardinnstillingen markerer alle kolonner. Det betyr at to rader bare regnes som duplikater hvis samtlige verdier er identiske. Ola Hansen med e-post ola@firma.no og beløp 5000 er bare en duplikat av en annen rad der navn, e-post og beløp er helt likt.
Men hva om du bare vil fjerne rader der navn og e-post er like, uavhengig av beløp? Fjern haken fra alle kolonner unntatt Navn og E-post. Da sletter Excel rader med samme person, selv om beløpet eller datoen er forskjellig. Bare den første forekomsten beholdes.
Tenk gjennom hva som definerer en duplikat for akkurat ditt datasett. Alle kolonner gir den strengeste kontrollen. Færre kolonner gir en bredere opprydding.
Fjern duplikater i Excel er permanent
Verktøyet sletter rader med en gang. Det finnes ingen forhåndsvisning som viser hva som forsvinner. Blir resultatet feil, har du to muligheter: trykk Ctrl+Z umiddelbart for å angre, eller gjenopprett fra kopien du tok på forhånd.
Ta en kopi av arket før du kjører verktøyet. Høyreklikk på arkfanen nederst og velg Flytt eller kopier. Hak av «Opprett en kopi» og klikk OK. Nå har du en sikkerhetskopi ett klikk unna. Går noe galt, sletter du det redigerte arket og omdøper kopien.
Forhåndsvis duplikater med betinget formatering
Vil du se hvilke rader som er duplikater før du sletter dem? Betinget formatering kan markere dupliserte verdier med farge. Marker kolonnen du vil sjekke, gå til Hjem, Betinget formatering, Regler for uthevede celler og velg Dupliserte verdier. Cellene med duplikater lyses opp i rød eller en annen farge du velger.
Denne metoden lar deg inspisere duplikatene før du bestemmer deg. Du ser nøyaktig hvilke rader som rammes, og kan vurdere om du vil fjerne dem eller beholde noen. Når du har oversikten, kjører du Fjern duplikater med trygghet.
Forhindre duplikater fra starten
I stedet for å rydde opp i etterkant kan du sette opp datavalidering som hindrer dupliserte oppføringer allerede ved inntasting. Kombinert med nedtrekkslister for faste kategorier slipper du å kjøre opprydding i det hele tatt.
En annen kilde til rot er data som er limt inn fra andre systemer. Fullt navn i en kolonne, adresse i en annen, men formateringen matcher ikke. Tekst til kolonner deler sammensatte verdier i separate kolonner, slik at sammenligningen blir riktig neste gang du kjører Fjern duplikater.
Neste steg
Nå kan du fjerne duplikater i Excel raskt og trygt. Bruk betinget formatering til å forhåndsvise før du sletter. Sett opp datavalidering for å hindre nye duplikater. Og har du sammensatte data som trenger oppdeling, løser Tekst til kolonner det problemet.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft Excel for viderekomne på Utdannet.no. I det fulle kurset lærer du også sortering, filtrering og pivottabeller for å analysere store datasett.
